Introducción
El término “transformación” se utiliza para describir cualquier cambio drástico. Hemos construido nuestra reputación ayudando a nuestros clientes a realizar cambios drásticos: transformaciones fundamentales en las áreas de eficiencia de procesos, ahorros operativos y accesibilidad de la información. De hecho, durante más de 20 años hemos ayudado a más de 1.800 organizaciones de todo el mundo a utilizar nuestra galardonada tecnología de transformación del flujo de impresión para la producción y el flujo de trabajo de documentos de gran volumen y alto valor; y las mejoras son impresionantes.
Pero nos damos cuenta de que hoy las organizaciones buscan más. No solo desean cambiar su forma de hacer negocios, sino transformarse verdaderamente en una organización más ágil, receptiva y eficaz frente a la transformación digital. Ahí es donde entramos nosotros. Creemos que CrawfordTech tiene las herramientas y la experiencia para ayudarlo a transformar eficazmente su negocio en áreas que marcan la diferencia.
Nuestra suite de herramientas de transformación es conocida como la forma más eficiente y completa de convertir flujos de datos e impresiones de un formato a otro. Pero ¿sabía que existen muchas posibilidades de ampliar el valor de nuestras tecnologías más allá de lo que comúnmente se asocia con ellas? El potencial incluye beneficios en las áreas de producción, archivo y optimización empresarial, y estamos ansiosos por compartirlos.
En este artículo se describirá brevemente cómo nuestras herramientas de transformación y conversión pueden traducirse en un mundo más amplio de transformación digital y optimización empresarial. Somos un líder respetado en tecnología de transformación del flujo de impresión y ahora nos gustaría que considere otras posibilidades que quizás no haya asociado con las soluciones de CrawfordTech en el pasado y las formas en que puede usar estas herramientas para transformar su negocio.
Enfoques para la transformación empresarial
Si bien nuestras tecnologías de transformación se basan en una larga y probada trayectoria de experiencia y confiabilidad, NO son el Oldsmobile de su abuelo. Las herramientas permiten una variedad de beneficios comerciales que se extienden a varias áreas comerciales clave. Estos son solo algunos ejemplos para tener en cuenta:
Eficiencias de producción
Normalización de PDF
Muchas organizaciones utilizan el formato PDF como plataforma de impresión habitual para establecer un flujo de trabajo de producción más eficiente. El formato PDF también tiene el beneficio adicional de ser un formato estándar para los flujos de trabajo de archivo, producción y presentación en línea.
A menudo, las organizaciones descubren que el software utilizado para crear archivos PDF de gran tamaño con varios documentos puede generar archivos PDF engorrosos e ineficientes, lo que ralentiza la producción y aumenta los costos de producción. También ofrecemos soluciones que realizan una serie de importantes funciones de normalización y optimización, lo que mejora la eficiencia de la producción y el ahorro al trabajar con archivos PDF. Nuestro PRO PDF Normalizer puede analizar un archivo PDF y reestructurarlo para producir un PDF mucho más optimizado que funcionará mucho mejor en la impresión, el archivo y otros pasos de procesamiento. Las pruebas han demostrado que PRO PDF Normalizer funciona de dos a cuatro veces más rápido que los productos de la competencia.
Caso de uso
Un ejemplo de cómo se utiliza nuestra normalización de PDF en el mundo real lo encontramos en la historia de un importante proveedor de servicios de impresión del noreste de Estados Unidos. Normalmente recibían archivos PDF «listos para imprimir» de sus clientes, pero muchos de los archivos de sus clientes tardaban horas en procesarse o incluso fallaban, lo que ralentizaba o interrumpía todo el proceso de producción. El impacto en la eficiencia y, en última instancia, en la rentabilidad, era significativo y amenazaba la entrega a tiempo a sus clientes.
Este PSP se estaba frustrando enormemente por su incapacidad para manejar adecuadamente los archivos PDF mal formados y adoptó nuestra tecnología para mejorar los estándares de producción y entrega. PRO PDF Normalizer ahora optimiza y mejora sus archivos PDF para maximizar el rendimiento en todos los aspectos de su producción de impresión. Al estandarizar la estructura del PDF, pudieron eliminar elementos gráficos repetitivos, fuentes duplicadas y conjuntos de caracteres de fuentes mal estructurados; todo lo cual impedía la eficiencia y los niveles de servicio. Los archivos PDF optimizados también tienen otros beneficios. Producen archivos de menor tamaño, que no solo cuestan menos para almacenar y administrar en archivos, sino que también son más rápidos de cargar y leer para los clientes cuando acceden a ellos en línea.
¿El resultado? Este proveedor de servicios de impresión redujo drásticamente el tamaño de los archivos PDF, lo que dio como resultado una impresión más rápida y un archivado más eficiente. De hecho, los archivos que antes llevaban siete horas, o 420 minutos, para procesarse ahora se procesan en menos de 20 minutos, una mejora del 2000%. Se necesitan menos recursos para preparar, solucionar problemas y modificar los archivos PDF, lo que ahorra tiempo y dinero adicionales. Además, ya no necesitan considerar costosas actualizaciones de servidores en un intento por mejorar la velocidad de procesamiento.
Concatenación
El aumento de la velocidad de impresión, la posibilidad de mejorar los niveles de servicio y la eliminación de los costes asociados a la compra y almacenamiento de envoltorios preimpresos son sólo algunas de las razones de peso por las que las empresas utilizan nuestra tecnología de transformación. Pero alcanzar una eficiencia de producción óptima es difícil cuando tus flujos de impresión están llenos de pequeños trabajos en una mezcla de formatos. De hecho, captar todo el valor de cualquier inversión en impresión de producción requiere algo más que simplemente comprar e instalar el hardware; se necesitan estrategias inteligentes y meditadas para maximizar el retorno de la inversión.
Ahí es donde entra de nuevo nuestra tecnología de transformación; esta vez en forma de PRO Concatenator, que te ofrece la posibilidad de combinar varios archivos PDF y de impresión para maximizar el rendimiento y el valor de los equipos de clase de producción, como las prensas de inyección de tinta y los equipos de correo automatizado. Al optimizar los archivos listos para imprimir para la producción, mantienes las máquinas de alta velocidad funcionando con eficacia combinando trabajos pequeños, optimizando el tamaño de los lotes y minimizando las configuraciones de la prensa y los cambios de bobina. Al mismo tiempo, la reordenación de diversos trabajos de impresión y archivos de salida permite ahorrar al máximo en tarifas de franqueo y aumentar la eficacia del procesamiento automatizado del correo, lo que no sería posible de otro modo. También se mejora la eficacia de la impresión y el archivado, ya que eliminamos los recursos duplicados al unir varios archivos, reduciendo significativamente el tamaño del archivo resultante.
Caso de uso
Una gran empresa de bolsa estadounidense utiliza PRO Concatenator para unir y procesar por lotes volúmenes crecientes de documentos individuales de confirmación de operaciones. Con más de 13.000 asesores financieros en plantilla, el número de operaciones realizadas cada día superaba las 300.000. Como resultado, a su proveedor de servicios de impresión le resultaba cada vez más difícil seguirle el ritmo. Completar el trabajo de forma fiable en un plazo de 24 horas no era un SLA que el PSP pudiera asumir.
Con PRO Concatenator, la correduría puede ahora agrupar de 50.000 a 80.000 archivos de impresión de confirmaciones de operaciones individuales en un único archivo de impresión. El resultado es un archivo de impresión mucho más fácil de producir que ha agilizado significativamente los procesos de impresión. Diariamente convierten la salida en un archivo con un formato totalmente optimizado y lo transmiten a su proveedor de servicios de impresión. Los tiempos de transmisión han disminuido y, además de reducir los costes de impresión y envío, pueden archivar eficazmente las comunicaciones de los clientes, con registros de auditoría para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre informes. El resultado es que la empresa de corretaje utiliza ahora una aplicación moderna alineada con sus objetivos estratégicos de ahorro, eficacia y rendimiento.
Eficacia del archivo
PDF para archivar
El formato PDF es un formato estándar para archivar, pero no todos los archivos PDF son iguales. Todos conocemos el formato PDF como la forma de codificar documentos en un formato «tal como se imprime» que se puede transferir entre sistemas. Pero la idoneidad de un archivo PDF para archivarlo depende completamente de las distintas opciones elegidas cuando se crea el PDF; por ejemplo, si las fuentes están incrustadas o no para su representación o si el documento está cifrado o no.
PDF/A fue creado específicamente para el archivo. Es una versión estandarizada ISO de PDF que está especializada en la conservación digital de documentos electrónicos. La “A” significa “archivar” y aborda la necesidad de conservar documentos de una manera que preserve el contenido a lo largo del tiempo y al mismo tiempo garantice que esos documentos se puedan recuperar y reproducir con un resultado predecible en el futuro. PDF/A elimina ciertos riesgos que amenazan la reproducibilidad uno a uno del contenido al mismo tiempo que garantiza que el usuario vea exactamente el mismo contenido tanto hoy como en los años venideros.
Nuestras herramientas están diseñadas como una plataforma desde la que crear y gestionar archivos PDF/A. Transformamos una amplia variedad de tipos de flujos de impresión (AFP, PCL, PDF, PostScript, DJDE, Metacode, PDF/A y muchos otros) en formato PDF/A listo para archivar. Al hacerlo, capturamos metadatos relevantes que forman el índice y los criterios de búsqueda utilizados para almacenar y, posteriormente, localizar documentos específicos una vez que se encuentran en el archivo. De hecho, PRO Transform Plus es utilizado por los mayores productores de documentos transaccionales de clientes del mundo y le permite transformar flujos de impresión de documentos transaccionales de misión crítica en PDF/A sin necesidad de reprogramación.
Caso de uso
Dominion of Canada es un ejemplo de cómo las empresas utilizan las tecnologías de transformación de CrawfordTech para crear PDF/A. Dominion es una de las aseguradoras de daños materiales y accidentes más grandes de Canadá. Como resultado, tienen un volumen cada vez mayor de documentos de declaración de pólizas para gestionar y archivar. La dependencia continua del papel se estaba convirtiendo en una carga tanto para la empresa como para su red de corredores. Como no había un archivo en línea disponible, cada corredor recibía una copia en papel del documento de declaración de póliza de cada asegurado para su referencia.
Las montañas de papel se volvieron inmanejables y Dominion ahora utiliza nuestra tecnología de transformación para convertir los archivos impresos originales en PDF/A. Como resultado, los corredores han reemplazado sus copias en papel con imágenes electrónicas que pueden leer en línea. Las versiones archivadas reflejan exactamente las versiones impresas y eliminan el costo y la ineficiencia de depender del papel. Dado que PDF/A es el estándar ISO para el archivo electrónico de documentos, Dominion confía en que su enfoque satisfará sus necesidades inmediatas, así como sus requisitos de archivo a largo plazo. Los corredores ahora pueden encontrar documentos de manera rápida y sencilla, lo que se traduce en un mejor servicio para sus clientes, y el equipo de operaciones de Dominion está viendo una reducción en los gastos de papel y producción, lo que ahorra árboles y dinero.
Redacción
Las violaciones de la seguridad de los datos y el robo cibernético son una amenaza muy real para las organizaciones de todos los tamaños y de todos los sectores. Los titulares están llenos de informes sobre piratas informáticos que irrumpen en las redes de datos y los almacenes de información y se llevan miles, si no millones, de registros confidenciales. Como advierten numerosos informes de alto perfil, incluso las organizaciones más expertas en seguridad están en riesgo. Para empeorar las cosas, muchas herramientas de redacción que se utilizan solo ocultan la información, pero dejan los datos en el archivo, lo que significa que siguen estando disponibles incluso para un pirata informático novato.
En consecuencia, las organizaciones buscan continuamente ir un paso por delante. Una forma de hacerlo es utilizar nuestras herramientas automatizadas de redacción para transformar el riesgo en una ventaja operativa. Nuestra herramienta Redaction Express, por ejemplo, ayuda a proteger a las empresas contra la divulgación involuntaria y no intencionada de información confidencial durante la producción y el archivo de documentos transaccionales como facturas, extractos y otra correspondencia con clientes. La información sensible y privada se redacta automáticamente y, como resultado, las empresas de todos los sectores pueden gestionar el riesgo de cumplimiento de forma más rentable. Técnicas como la redacción en un solo paso en todos los flujos de impresión y tipos de documentos significa que todos los documentos salientes se analizan automáticamente para detectar posibles violaciones de la confidencialidad.
Desarrollamos nuestras herramientas de redacción desde cero para satisfacer las necesidades de las industrias y las restricciones regulatorias más exigentes en materia de privacidad de la información. De hecho, CrawfordTech es la herramienta elegida cuando se necesita redactar información de flujos de impresión, archivos PDF y documentos redactados en entornos de producción de gran volumen.
Caso de uso
Todas las organizaciones necesitan enviar e intercambiar documentos de diversos tipos, pero cada interacción conlleva el riesgo de revelar inadvertidamente información confidencial. Por ejemplo, puede que quieras probar tus trabajos de impresión en la máquina de un proveedor antes de comprar una prensa de inyección de tinta a todo color. Lo ideal es que quieras mantener las posiciones de los caracteres originales para realizar pruebas, ensayos y comparaciones válidas, pero como los documentos de producción suelen contener información personal y confidencial, las pruebas pueden ser problemáticas y plantear una serie de cuestiones de seguridad de los datos. Con Redaction Express, nuestros clientes redactan y protegen automáticamente la información confidencial de esos documentos antes de que se publiquen para las pruebas.
Otro ejemplo del valor de la redacción automatizada es cuando una organización necesita recuperar un documento de un archivo que contiene información confidencial. Tanto las comunicaciones internas como las externas deben fluir libremente para respaldar el flujo de trabajo y los procesos, pero no todos los destinos o destinatarios tienen la «necesidad de saber» o la autorización para ver información confidencial o sensible. Es posible que un agente de servicio al cliente no necesite ver información confidencial como, por ejemplo, un número de seguro social, pero sí requiera acceso relevante e inmediato a los registros de los clientes para brindar un nivel de servicio adecuado. Las empresas pueden brindar este acceso y, al mismo tiempo, proteger la información confidencial mediante el uso de nuestras herramientas de redacción automatizada para transformar documentos y redactar contenido según el rol de la persona que recupera la información.
Cumplimiento
Las normas financieras cada vez más estrictas siguen marcando la pauta para la industria global de servicios financieros. Los requisitos de cumplimiento están aumentando y una serie de nuevas normas exigen ahora que los bancos, las cooperativas de crédito, los agentes de bolsa y las empresas fiduciarias realicen una diligencia debida más rigurosa como parte de sus actividades habituales. Las empresas deben supervisar las transacciones de cuentas en curso para detectar actividades sospechosas y tener una base razonable para conocer los hechos esenciales relativos a cada cuenta de cliente.
Una forma de lograrlo es utilizar nuestras tecnologías para extraer información relevante de un archivo y proporcionar pruebas de cumplimiento. Muchas instituciones financieras sienten el impacto de los crecientes costos de personal como resultado de la gestión de las expectativas regulatorias, y nuestras herramientas brindan una forma automatizada y completa de reducir esos costos y, al mismo tiempo, mitigar de manera más eficaz el riesgo regulatorio. El hecho es que, a pesar de la digitalización de los negocios en la actualidad, muchas instituciones financieras continúan dependiendo de controles manuales en papel o de diferentes áreas de tecnología para garantizar el cumplimiento. Este enfoque simplemente ya no es práctico desde una perspectiva de costos y ya no es suficiente para garantizar el cumplimiento de las cambiantes y exigentes expectativas regulatorias.
Caso de uso
Pensemos en la historia de uno de nuestros clientes, uno de los bancos minoristas más grandes del mundo, que en 2013 tuvo que proporcionar pruebas legales de su cumplimiento de las normas bancarias mediante un análisis exhaustivo de los diez años anteriores de resúmenes de tarjetas de crédito de sus clientes. Nos contactaron para que construyéramos una solución automatizada para identificar, extraer y reutilizar la información necesaria para que el banco pudiera cumplir con esas exigentes obligaciones regulatorias.
Dado que los resúmenes de las tarjetas de crédito de los clientes se archivaban en un formato de presentación de funciones avanzadas (AFP), la información no se extraía ni formateaba fácilmente en ese formato nativo. Se utilizaron herramientas de CrawfordTech para convertir los datos extraídos de AFP en XML y luego colocar los datos XML en el almacén de datos del banco, donde se validarían, analizarían y generarían los informes correspondientes. El método recupera automáticamente los resúmenes del archivo e identifica y extrae todos los datos necesarios para la verificación. Los resúmenes seleccionados se envían a un sistema de análisis y se analizan para detectar posibles cobros y pagos excesivos, de modo que el banco pueda determinar si se les debe dinero a los clientes y es necesario reembolsarlos. Como resultado, el banco evitó acciones legales innecesarias y multas costosas por incumplimiento, al tiempo que lidiaba de manera proactiva con los clientes a los que se les pudiera haber cobrado de manera indebida.
Optimización empresarial
PDF accesible
Los nuevos requisitos legales están impulsando a las organizaciones a evaluar su estrategia para la accesibilidad de los documentos comerciales. El objetivo es brindar un servicio adecuado a todos sus clientes que no pueden acceder a los documentos comerciales elaborados de manera tradicional. Las tres leyes dominantes en América del Norte enfocadas en la accesibilidad para las personas con discapacidad visual son la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación, el Título III de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la legislación AODA para la provincia de Ontario en Canadá. Ambas leyes son muy claras al establecer que todas las organizaciones deben tener versiones accesibles en papel y versiones accesibles en formato electrónico.
Para las personas ciegas, con visión parcial y con discapacidades cognitivas, la capacidad de acceder a facturas, estados de cuenta y otros documentos transaccionales significa una mayor independencia. Con más de 21 millones de norteamericanos con discapacidad visual profunda, tanto los gobiernos como las corporaciones están tratando de eliminar las barreras para proporcionar adaptaciones razonables para las comunicaciones con los clientes.
Las herramientas de accesibilidad de documentos de Crawford Technologies ayudan a transformar documentos transaccionales como facturas, extractos y correspondencia con clientes en formatos alternativos en braille, letra grande, audio, texto electrónico y PDF accesible en formatos WCAG 2.0 AA. Los bancos minoristas, las empresas de gestión de patrimonios, los emisores de tarjetas de crédito, las empresas de servicios públicos y de telecomunicaciones, así como las organizaciones gubernamentales, se benefician de la posibilidad de crear estas comunicaciones especializadas con el cliente en formatos alternativos.
Caso de uso
Considere cómo un centro de servicios de préstamos estudiantiles en los Estados Unidos está manejando la accesibilidad de los documentos. En octubre de 2014, la Federación Nacional de Ciegos llegó a un acuerdo con el Departamento de Educación de los Estados Unidos (DOE) sobre la accesibilidad de los documentos. Con este acuerdo, las empresas de servicios de préstamos estudiantiles, contratadas por el DOE, deben hacer que todas las comunicaciones, incluidos los formularios, sitios web y otros documentos que forman parte del programa de Préstamos Directos del DOE, sean accesibles para los clientes ciegos, con visión parcial o con discapacidades cognitivas. Para cumplir con la normativa, este centro de servicios de préstamos necesitaba entregar material en múltiples formatos de acceso, incluidos PDF accesible, voz en off y otros formatos alternativos populares como Braille, letra grande y otros.
Como recibían archivos de impresión PCL sin estructura jerárquica y no tenían acceso a herramientas de creación o composición de contenido, este proveedor necesitaba poder convertir miles de documentos de forma rápida y automática. Se utilizó Pro Transform for Accessible PDF para convertir estos archivos a PDF accesible para su entrega electrónica y archivo. El centro de servicio ahora cumple con la normativa y los destinatarios de sus documentos pueden consumir información personal y confidencial de forma independiente.
Avanzando
Como puede ver, tanto los nuevos usuarios como los clientes existentes pueden beneficiarse de las tecnologías de CrawfordTech para transformar su negocio. Los nuevos usuarios se benefician de nuestros años de experiencia y un historial comprobado de implementación de soluciones que abordan una amplia gama de necesidades comerciales. Los clientes existentes se benefician al ampliar el valor de sus inversiones existentes y aprovechar una ruta de actualización simple y asequible para hacerlo.
Para obtener más información, lo invitamos a visitar CrawfordTech.com para obtener más información sobre nuestras transformaciones y tecnologías. O llámenos gratis al 1-866-679-0864 para analizar cómo podemos ayudarlo a ahorrar dinero, generar eficiencia, garantizar el cumplimiento y aumentar el rendimiento organizacional.
