Diez formas en que los proveedores de servicios de impresión se benefician del software de reingeniería de documentos
La mayoría de las empresas de servicios de impresión y correo prácticamente no tienen control sobre el formato de los documentos que los clientes esperan que impriman, inserten y envíen con precisión. Las oportunidades de mejorar la productividad o el ahorro de costes son extremadamente limitadas cuando los proveedores de servicios reciben documentos listos para imprimir generados por sus clientes. Las herramientas de poscomposición conocidas como software de reingeniería de documentos ayudan a los proveedores de servicios de impresión a superar estas restricciones.
Estandarizar los formatos de los documentos mediante funciones de reingeniería de documentos incorporadas en productos como Operations Express y Transpromo Express de Crawford Technologies tiene enormes ventajas para los proveedores de servicios de impresión. Las operaciones de impresión y correo pueden esperar mejoras en las áreas de productividad, gastos operativos, costes de material y control de calidad tras implantar el software de reingeniería postcomposición.
A continuación se presentan diez formas en las que los proveedores de servicios de impresión utilizan herramientas de reingeniería de documentos para mejorar sus ofertas de servicios y agregar valor a los documentos de los clientes.
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Combinar trabajos
El cambio de formato de los documentos para que la dirección de correo se imprima en una ubicación constante en la página en cada aplicación permite que las operaciones de documentos utilicen un sobre con ventana de salida estándar. Ya sea que el proveedor de servicios estandarice un diseño de ventana única o de ventana doble, el envío de correos a varias aplicaciones en los mismos sobres permite que las operaciones combinen varios trabajos pequeños. El traslado de datos de páginas a nuevas ubicaciones es un uso primordial del software de reingeniería de documentos.
Esta táctica elimina gran parte del tiempo de inactividad que se dedica al papeleo, la preparación de materiales y la configuración de las máquinas. Con menos interrupciones, los operadores de las máquinas de inserción automatizadas pueden producir más piezas de correo por hora. Los proveedores de servicios también pueden reducir los costos de material al pedir un solo sobre en grandes cantidades en lugar de pequeños lotes de sobres personalizados. Los gastos de almacén e inventario asociados con el transporte, almacenamiento y contabilidad de una gran variedad de sobres también disminuyen.
Las operaciones que migran de la impresión de hojas sueltas a los dispositivos de inyección de tinta de bobina utilizan software como Operations Express para combinar trabajos. Esto les resulta especialmente beneficioso. Los trabajos más grandes son más eficientes en entornos de impresión y encarte con alimentación por bobina. Los proveedores de servicios pueden incluso combinar trabajos de varios clientes en bloques de trabajo más grandes y eficientes.
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Ahorros en gastos de envío
La combinación de trabajos también puede permitir a una organización aumentar la densidad de preclasificación postal, lo que se traduce en menores gastos de franqueo. Los proveedores de servicios de impresión pueden optar por trasladar parte o la totalidad de los ahorros en franqueo a sus clientes. Ofrecer tarifas de franqueo más bajas que las que los clientes pueden conseguir individualmente puede ser una estrategia de ventas convincente para los proveedores de servicios que buscan transferir el trabajo de las operaciones internas del cliente a sus propias instalaciones. Otros proveedores cobran el franqueo a una tarifa fija, como el nivel de calificación de tres dígitos en los EE. UU. Luego combinan los trabajos para lograr tarifas de franqueo más atractivas y se quedan con la diferencia.
Además de crear envíos de mayor densidad combinando trabajos, productos como Operations Express también pueden encargarse de las complicadas tareas de extraer los datos de los bloques de direcciones para que los procese el software postal con el fin de mejorar la precisión de las direcciones y, por tanto, poder optar a tarifas de franqueo más bajas. Esto simplifica operaciones como la normalización de direcciones, la preclasificación y, lo que es más importante, la reinserción de los datos normalizados en el documento correcto.
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Procesamiento distribuido
El software de reingeniería de documentos puede dividir grandes trabajos en lotes manejables. Esta función permite a los proveedores de servicios de impresión ajustar los volúmenes de impresión y correo a su capacidad de producción. También les permite imprimir partes de los trabajos en ubicaciones geográficas más cercanas al destino del correo. O puede que deseen distribuir los trabajos entre varios equipos instalados en un mismo centro. Cumplir o no un SLA puede depender a veces de la capacidad de trabajar en varias partes de un mismo trabajo simultáneamente. Productos como Operations Express facilitan el ajuste de los procedimientos operativos a las condiciones a veces cambiantes. Por ejemplo, si una pieza del equipo de producción está temporalmente parada, el trabajo se puede redirigir, asegurando que la carga de trabajo sigue estando adecuadamente equilibrada y minimizando los retrasos.
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Seleccionar y separar excepciones de producción
Las herramientas de reingeniería de poscomposición permiten que las operaciones de documentos marquen y separen cheques de alto valor que requieren un proceso manual, o segmenten estados de cuenta con un gran número de páginas para enviarlos por correo como sobres planos o paquetes. El software también puede generar páginas de portada adicionales que contengan la dirección de envío, una solución ideal para enviar documentos con un gran número de páginas en sobres planos con ventana. Otra aplicación de la segmentación de archivos de impresión podría permitir a los proveedores de servicios de impresión procesar cuentas premium en impresoras a color o con papel mejorado. Los proveedores de servicios pueden usar datos ya presentes en el archivo de impresión para segmentar el trabajo. No es necesario dividir los datos de antemano.
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Añadir medidas de seguimiento y control de calidad de las piezas de correo
El software de reingeniería de documentos permite a los remitentes mejorar los documentos antes de imprimirlos. Se pueden agregar muchas funciones a los flujos de impresión de documentos para permitir un control de calidad más completo. Los proveedores de servicios de impresión pueden agregar números de secuencia de código de barras o de OCR, páginas de balance de control de lotes o incluso crear un archivo electrónico que se utiliza para controlar un sistema automatizado de fábrica de documentos o inserción basada en archivos.
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Crear índices
Los archivos de documentos de gran tamaño se vuelven mucho más útiles mediante la indexación. El software de reingeniería de documentos puede utilizar datos extraídos de documentos o archivos externos asociados para crear índices que faciliten el filtrado y la recuperación de páginas relevantes de los archivos de documentos.
Además de las importantes oportunidades de mejorar la productividad, reducir los costos o aumentar la calidad, el software de reingeniería de documentos puede mejorar la eficacia de los documentos que los proveedores de servicios de impresión crean para sus clientes. Estos elementos adicionales pueden permitir a los proveedores de servicios diferenciarse de la competencia y cobrar más por sus servicios.
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Invocar inserción selectiva
Muchas aplicaciones pueden enriquecerse insertando selectivamente elementos en los sobres basándose en datos ya presentes en las páginas impresas. Un ejemplo clásico son los sobres de remesas. Si el texto de una factura indica que los clientes pagan por Internet o mediante domiciliación bancaria, no necesitan un sobre de remesa. El ensobrado selectivo suele estar impulsado por los códigos de barras de las máquinas insertadoras. Un software de reingeniería de documentos como Operations Express puede sustituir los códigos de barras existentes por nuevas versiones que incluyan controles de inserción selectiva.
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Añadir mensajes de marketing o informativos
Los documentos transaccionales son las piezas de correo de consumo más leídas. La gente los abre más a menudo y pasa más tiempo con las facturas y extractos que con cualquier otra cosa que llegue por correo. Incorporar ofertas específicas o mensajes informativos relevantes directamente en los documentos es una idea atractiva. Sin embargo, para muchas empresas es demasiado caro cambiar o reescribir los programas que producen esos documentos. Con el software de reingeniería de documentos, los proveedores de servicios pueden añadir esos mensajes dirigidos directamente al archivo de impresión sin tocar nunca los programas de origen. Transpromo Express de Crawford Technologies permite a los proveedores de servicios de impresión añadir valor a los documentos que producen.
Transpromo Express puede detectar el espacio en blanco disponible; esa zona de un documento que sigue a un número variable de líneas de detalle en una factura o extracto y que, de otro modo, se desperdicia. El software insertará anuncios, mensajes de marketing, mensajes educativos relevantes o contenido informativo donde quepa sin añadir una página extra. Este contenido insertado puede ser variable, dependiendo de otra información que aparezca en el documento. Por ejemplo, una oferta de venta para los nuevos clientes y una oferta de fidelidad para los clientes antiguos.
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Mensajería personalizada
A diferencia de los insertos preimpresos, que están limitados por la cantidad de estaciones de inserción disponibles en los equipos de correo, los insertos transpromocionales, también conocidos como encartes, son ilimitados. Las limitaciones de las máquinas ya no obligarán a los proveedores de servicios de impresión a dividir los trabajos según los insertos que se agregarán a los sobres. Cada documento transaccional puede incluir anuncios relevantes para el propietario de la cuenta. Estos encartes pueden contener información personalizada, como la fecha del último pedido, los beneficios del nivel de cuenta, etc. Incluso es posible incluir URL personales (PURL) o códigos QR, conectando el documento transaccional a campañas de marketing multicanal.
Un software de reingeniería de documentos como Transpromo Express puede acceder a archivos o sistemas externos, lo que permite una mayor personalización basada en datos de un sistema CRM, por ejemplo. Los proveedores de servicios de impresión pueden imprimir esta nueva información como parte del mensaje o utilizarla como criterio para seleccionar el mensaje más adecuado para imprimir en documentos individuales.
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Contenido coloreado
Muchas operaciones de impresión migran a dispositivos de inyección de tinta a todo color, pero sus documentos antiguos siguen siendo monocromáticos. Para aprovechar las nuevas capacidades de color, los productores de documentos están utilizando software de reingeniería de documentos para darle nueva vida a esos documentos antiguos. El software de poscomposición puede colorear texto, elementos de formularios o mensajes de marketing. El color atrae la atención hacia partes importantes de los documentos, lo que ayuda a la comprensión del cliente y reduce el volumen de llamadas de servicio al cliente.
A los profesionales del marketing les encanta utilizar el color en sus campañas. Las fotografías, gráficos, logotipos u otros elementos en color captan la atención del consumidor y generan más conversiones que un contenido idéntico impreso en blanco y negro.
Los productos de reingeniería de documentos son herramientas valiosas para los proveedores de servicios de impresión. Con estas herramientas, pueden aceptar archivos de documentos listos para imprimir de clientes que realizan su propia composición de documentos. El software de poscomposición permite a los proveedores de servicios agregar mejoras de procesamiento, como la inserción de códigos de barras de máquina, lo que les permite establecer precios competitivos y ejecutar trabajos dentro de un flujo de trabajo estándar. Sin este software, los proveedores de servicios se enfrentan a la tarea de realizar ellos mismos la composición de páginas o de lidiar con una colección de documentos que requieren configuraciones personalizadas.
En una época de alta competencia, consolidación de proveedores y exceso de capacidad, lo último que desea un proveedor de servicios de impresión es que lo consideren el proveedor de un producto básico. Diferenciarse de la competencia, agregar valor y lograr una integración más profunda con las operaciones del cliente son claves para el éxito continuo en el negocio de la impresión y el correo. El software de reingeniería de documentos ayuda a lograr todos esos objetivos.
Ofrecer la posibilidad de colorear, reformatear, insertar selectivamente o añadir encartes puede permitir a los proveedores de servicios de impresión aumentar el valor y la funcionalidad de los documentos transaccionales. Los clientes pueden ampliar sus inversiones en documentos antiguos sin el tiempo y los gastos que supone la reprogramación. Este es un gran argumento de venta para los proveedores de servicios de impresión, que lleva la conversación más allá del nivel de coste por página y se centra en los beneficios empresariales. Hablar de mejorar los documentos de un cliente para mejorar su experiencia implica a los representantes de los departamentos de marketing, atención al cliente, ventas y dirección ejecutiva.
Las ventajas del software de reingeniería de documentos que se encuentra en productos como Operations Express y Transpromo Express son amplias. Las herramientas son lo bastante versátiles y flexibles para satisfacer las necesidades de los proveedores de servicios de impresión de todo tipo. Independientemente del interés de un proveedor de servicios en mejorar el flujo de trabajo de producción, ahorrar costes o aumentar la eficacia de los documentos, el software de reingeniería documental puede satisfacer necesidades empresariales y de mercado específicas. De hecho, uno de los beneficios más significativos de la implantación de la reingeniería documental es la mejora de la «fidelidad» del cliente. Cuando los proveedores de servicios de impresión y correo implantan una solución que da más a sus clientes, mejora el tiempo de entrega y ahorra dinero, hace que sea mucho más difícil que el cliente vuelva a llevarse el trabajo a casa o se cambie a otro proveedor. La reingeniería postcomposición es una competencia que los clientes acabarán exigiendo a casi todos los proveedores de servicios de impresión.
