Las empresas tienen muchas razones para considerar la instalación de una fábrica de documentos automatizada (ADF). Los beneficios del control, la rendición de cuentas, los datos de análisis, la notificación de alertas, las mejoras de productividad y la contención de costos son importantes para casi todas las organizaciones que crean y distribuyen comunicaciones con los clientes. Las operaciones que no ofrecen esta funcionalidad, ya sean proveedores externos o centros de documentación internos, tendrán dificultades para brindar soporte a las aplicaciones de documentos importantes para sus clientes.
Las empresas se interesan en la tecnología ADF debido a problemas obvios, como incidentes con documentos de cuentas mixtas, incumplimiento de acuerdos de nivel de servicio o pérdida de negocios frente a competidores que ofrecen las ventajas y la seguridad que brindan los ADF.
En otras ocasiones, las empresas ven la tecnología ADF como un factor fundamental para el crecimiento empresarial que les permite ingresar a nuevos mercados o ofrecer un mejor producto a sus clientes.
¿Podría un ADF beneficiar a su empresa?
Evaluación de riesgos
¿Cuáles son las consecuencias si se expone información personal por accidente al mezclar cuentas? ¿Qué sucede si un trabajo no cumple con la fecha límite de envío? Si una máquina falla durante un trabajo de producción, ¿cómo reiniciará el operador en el lugar correcto, evitando duplicados o documentos perdidos?
Control de costos
¿Puede prescindir del tercer turno? ¿Qué trabajos tardan más en ejecutarse? ¿Cuánto tiempo dedica a responder consultas sobre el estado de los trabajos o de los documentos? ¿Puede reducir los gastos de producción y envío combinando trabajos? ¿Cuándo tiene sentido financiero reemplazar equipos viejos?
Atraer nuevos negocios
¿Su organización podría acceder a nuevos mercados, como el procesamiento de documentos controlados por la HIPAA, si tuviera un mejor seguimiento y controles? ¿Existen oportunidades para imprimir e insertar declaraciones de recuento de páginas variables? ¿Las últimas solicitudes de propuestas requieren la entrega de documentos por múltiples canales y el mantenimiento de las preferencias de los clientes?
Mejorando el servicio
¿Responder más rápido a las consultas de los clientes puede ayudar a retenerlos? ¿Las reimpresiones automáticas permitirán que los documentos lleguen por correo uno o dos días antes? ¿Las alertas en tiempo real permitirían a la gerencia resolver los problemas de producción antes de que afecten a los clientes?
Cualquiera de estos elementos podría justificar la compra de una solución ADF. La mayoría de las empresas ven mejoras en múltiples áreas al aprovechar al máximo las capacidades que ofrecen las fábricas de documentos automatizadas modernas de la actualidad.
Investigar una solución: identificar a todas las partes interesadas
Las operaciones de impresión, inserción y envío de documentos son partes interesadas obvias en los cambios que se producirán a partir de la implementación de una solución ADF. Pero la solución ADF también afectará a otros grupos y departamentos. Otras entidades prestarán recursos para el diseño e implementación de la solución ADF. Los grupos típicos involucrados incluyen:
- Tecnologías de la información
- Control de calidad
- Experiencia del cliente
- Legal/Regulatorio/Cumplimiento
- Finanzas
- Marketing
- Servicio al cliente
- Ventas
- Líneas de negocio
- Clientes
- Subcontratar proveedores de servicios
Tomando la decisión
Al identificar sus necesidades e investigar posibles soluciones, considere los siguientes puntos:
Alcance del proyecto
¿Busca una solución para un solo sitio o necesita un ADF para gestionar el trabajo en varias ubicaciones? ¿Las distintas ubicaciones se ejecutan de forma independiente o equilibrará la carga de trabajo diaria entre todas las ubicaciones? ¿Cuántos canales de distribución admite actualmente y cómo podría cambiar esto? ¿Implementará el ADF simultáneamente con otros proyectos importantes, como la conversión a inyección de tinta?
Hitos y plazos
¿Los clientes o las autoridades reguladoras imponen plazos? ¿Cuáles son? ¿Cómo afectarán estos objetivos a las prioridades del proyecto?
Medición
¿Hay datos de referencia disponibles? ¿Cómo se medirá la eficacia del ADF? ¿Necesitará ayuda para identificar problemas y hacer ajustes?
Identificar problemas actuales
¿Existen problemas como documentos mixtos, reimpresiones, errores de productividad, programación o canal de distribución? ¿Tiene puntos ciegos en el flujo de trabajo donde no puede determinar el estado de un documento o un trabajo?
Metas estratégicas
¿Los errores o las ineficiencias están retrasando el crecimiento? ¿Está disminuyendo la satisfacción del cliente? ¿Su empresa se esfuerza por ofrecer a los clientes una experiencia de comunicación fluida?
Opciones de revisión
¿Qué características de ADF son las más importantes? ¿Puede implementar algunas ahora y otras más adelante? ¿Es necesario invertir en nuevos equipos o puede modificar el hardware actual? ¿Necesita portales para su departamento de atención al cliente o para los clientes finales?
Evaluar el riesgo
¿Qué efecto tiene en las comunicaciones con los clientes si no se toman medidas? ¿Existe la posibilidad de que se produzcan infracciones normativas? ¿Puede el proyecto ADF continuar según lo previsto si se reasignan los recursos de TI?
Costos del proyecto y oportunidades de ahorro
Considere adquisiciones, servicios profesionales, capacitación, modificación o reemplazo de equipos, reducción de personal, mejor flujo de caja, menor costo de envío, mejor uso de equipos, reducción de trabajo subcontratado, etc. Cada organización que implemente una fábrica de documentos automatizada puede tener diferentes objetivos para ahorrar dinero o aprovechar nuevas oportunidades.
El mercado actual exige integridad y control
Los centros de documentación y los proveedores de servicios de impresión están descubriendo que los clientes esperan que sus proveedores proporcionen controles de seguimiento e integridad. Cualquier operación que maneje documentos que contengan datos confidenciales debe contar con procesos férreos para evitar exponer accidentalmente la información privada de un cliente. Las aplicaciones complejas amplifican la necesidad de los controles a nivel de documento disponibles a través de la tecnología ADF.
Los trabajos que incluyen documentos con un número variable de páginas, contenidos de sobres coincidentes, direcciones en sobres cerrados o datos variables impresos a doble cara son especialmente vulnerables a errores. Es arriesgado ejecutar aplicaciones como estas sin un sistema sofisticado de identificación y seguimiento.
Incluso las aplicaciones de marketing por correo directo exigen las medidas de integridad de los documentos que ofrecen los sistemas ADF. A medida que las aplicaciones se vuelven muy personalizadas, aumenta el riesgo de errores. La falta de correspondencia de los elementos de una pieza de correo personalizada puede causar grandes dificultades para el proveedor de servicios o el centro de documentación interno, incluidos los costes de reelaboración o incluso la pérdida de una cuenta.
A medida que los volúmenes de correo general disminuyen debido a una segmentación más precisa y la migración a los canales digitales, el valor de cada pieza de correo aumenta. No enviar correos a una parte de la lista o cometer errores que reduzcan la capacidad de las piezas de correo para producir el resultado deseado refuerza la percepción del cliente de que el correo es demasiado caro. Demasiados errores harán que los remitentes de correo consideren formas alternativas de comunicarse con sus clientes y prospectos, lo que reducirá aún más los volúmenes de correo.
Además de los beneficios obvios de una mejor calidad del correo, menores costos u operaciones más eficientes, las soluciones ADF también pueden abrir la puerta a nuevas oportunidades.
La mejora del seguimiento y el control permite a los centros de documentos considerar estrategias como la agrupación y la mezcla de trabajos. Estas estrategias, a menudo habilitadas con herramientas de reingeniería de documentos como Crawford Technologies Operations Express, reducen los costes operativos y los gastos de envío. La reingeniería de documentos también puede mejorar la experiencia del cliente.
La distribución multicanal es una característica de todas las estrategias de comunicación con los clientes contemporáneas. Se trata de un objetivo cambiante a medida que surgen nuevas tendencias y tecnologías. Una plataforma ADF flexible es esencial para proporcionar la precisión y la capacidad de respuesta que requieren las empresas que buscan conectarse con sus clientes a través de múltiples canales.
La complejidad de capturar, mantener y actuar en función de las preferencias de comunicación de los clientes, combinada con la necesidad de generar documentos en múltiples formatos para dar soporte a los canales físicos y digitales, requiere una fábrica de documentos automatizada. El crecimiento previsto de los sistemas de entrega digital aumentará esta complejidad, por lo que los proveedores de servicios y los centros de documentación internos deben estar preparados.
Una mayor productividad y un mayor control pueden generar oportunidades de negocio. Con la capacidad de demostrar mayores grados de precisión, productividad y calidad gracias al ADF, las organizaciones pueden descubrir que pueden atraer a clientes con mayores volúmenes o con requisitos de entrega que antes no podían satisfacer.
Y, por último, las organizaciones pueden utilizar los datos de comunicación con los clientes acumulados por el ADF para evaluar toda su estrategia de comunicación con los clientes. Esta información puede ayudar a garantizar
Los mensajes a los clientes son coherentes, relevantes y necesarios. Las empresas pueden integrar el ADF con otros procesos empresariales y llevar las relaciones con los clientes a un nivel completamente nuevo.
Habilitadores ADF de Crawford Technologies
Flujos de trabajo flexibles con PRO Production Manager
Esta solución abierta y configurable permite la gestión de la automatización de procesos de extremo a extremo. Conecta fuentes de datos, sistemas de composición, impresoras, insertadores y el flujo de correo, lo que da como resultado un flujo de trabajo de producción sin interrupciones.
Panel de control en tiempo real con PRO Conductor™
El sistema PRO Conductor, disponible como un módulo integrado para otras soluciones de CrawfordTech, proporciona un panel de control basado en web fácil de usar que brinda información en tiempo real sobre el estado del trabajo, con informes y métricas personalizables para brindar información sobre los indicadores clave de rendimiento.
Experiencia del cliente con el Gestor de Preferencias PRO
Las estrategias de experiencia del cliente (CX) dependen de poner más control en manos de los clientes. Con PRO Preference Manager, los destinatarios de los documentos pueden gestionar sus propias preferencias a través de los portales web seguros de nuestros clientes. El Gestor de Producción de PRO pone esta información a trabajar, dirigiendo los documentos a los canales de entrega seleccionados en el momento de la producción.
Documentos accesibles
Es más importante que nunca proporcionar documentos en formatos accesibles para la creciente población de personas ciegas, con visión parcial y con discapacidades cognitivas. Con nuestras soluciones, los clientes pueden automatizar la creación y entrega de documentos en formatos como
PDF accesible, HTML5 accesible y otros formatos. La conversión a formatos accesibles se convierte en un componente integrado del flujo de trabajo de producción.
Resumen
Para elegir el proveedor de ADF adecuado es necesario comparar los requisitos y las prioridades del productor de documentos con las características y las fortalezas individuales de las soluciones disponibles.
consideración. A veces, la mejor combinación será nuestro PRO Production Manager, posiblemente junto con otras soluciones de CrawfordTech y de terceros. En otras situaciones, otro producto puede ser mejor ft. Sea cual sea la elección, una fábrica de documentos automatizada bien elegida ayudará a cualquier operación a reducir costes, aumentar la calidad y mejorar la productividad.
