El procesamiento en la nube ahorra tiempo y dinero
Prácticamente todas las operaciones de impresión que reciben datos de imágenes impresas de clientes internos o externos necesitan manipular esos datos antes de imprimirlos con distintos fines. PRO DocNow es una nueva forma de gestionar las tareas de reingeniería de documentos. Operando en una nube privada segura, PRO DocNow puede realizar todas las modificaciones disponibles en una solución de software local a una fracción del coste.
Desafíos
Prácticamente todas las operaciones de impresión que reciben datos de imágenes de impresión de clientes internos o externos necesitan manipular esos datos antes de imprimirlos para distintos fines. Es posible que necesiten cambiar la apariencia de los documentos impresos agregando correo, insertando códigos de barras o moviendo el bloque de dirección para alinearlo con las ventanas de los sobres. En otras ocasiones, los clientes solicitan modificaciones más llamativas, como agregar colores de datos variables o cambiar los diseños de página.
Muchas veces, los archivos de impresión se han creado en formatos que no son compatibles con las impresoras o el software de gestión de impresión de la organización y es necesario convertirlos a un lenguaje de impresión compatible. Muchos archivos de impresión PDF no son eficientes y pueden causar demoras en el procesamiento y la impresión sin estar optimizados.
A menudo, los datos de impresión no se han preparado correctamente para la oficina de correos y es necesario procesar una serie de optimizaciones postales para mantener los costos de envío bajo control.
Un desafío para muchas organizaciones es que quizás solo necesiten reingeniería de documentos ocasionalmente. Quizás solo uno de sus trabajos mensuales repetitivos requiera manipulación o un nuevo trabajo requiera extracción de datos, marcas de control o mejora de documentos. La compra de sistemas de software locales para reingeniería de documentos ocasional puede no ser rentable.
Sin la capacidad de manipular datos de imágenes impresas, los proveedores de servicios de impresión (PSP) perderán nuevas oportunidades de ingresos o tendrán que lidiar con flujos de trabajo ineficientes. Hasta hace poco, la instalación local era la única opción.
La reingeniería de documentos nunca ha sido tan fácil
PRO DocNow es una nueva forma de gestionar las tareas de reingeniería de documentos. Al funcionar en una nube privada segura, PRO DocNow puede realizar todas las modificaciones disponibles en una solución de software local a una fracción del coste. Este servicio es una solución perfecta para las empresas que no pueden justificar el gasto que supone la licencia y el mantenimiento a tiempo completo de un software local, pero que siguen necesitando la funcionalidad que ofrece un sistema de este tipo.
Servicio completo de reingeniería de documentos PRO DocNow proporciona a los profesionales de la documentación todo lo que necesitan para corregir o mejorar documentos. Tanto si el objetivo es mejorar la usabilidad y el aspecto de los documentos como hacerlos compatibles con un flujo de trabajo estándar de procesamiento de documentos, las funciones de PRO DocNow satisfarán tus necesidades.
A continuación se muestran algunas funciones del software de reingeniería de documentos que las empresas utilizan con más frecuencia
Agregar, mover y mejorar datos
Los clientes no siempre diseñan sus documentos para que sean compatibles con los equipos de inserción de correo disponibles. Es posible que no tengan los códigos de barras correctos o que los tengan colocados incorrectamente para las cámaras del equipo. Resolver este problema es la tarea más común del software de reingeniería de documentos. Convertir o mover los códigos de barras para que los documentos se procesen sin problemas durante toda la operación de procesamiento de documentos es una tarea sencilla para el software de reingeniería de documentos.
A medida que las operaciones de servicios de impresión migran a la impresión por inyección de tinta de alta velocidad, buscan formas de maximizar la productividad de sus nuevas impresoras. Una estrategia popular es combinar trabajos pequeños en tiradas de impresión más grandes. Un aspecto desafiante de este enfoque es la ubicación de los bloques de direcciones de correo. Para enviar por correo los documentos de un trabajo de impresión combinado, debe colocar las direcciones para que se muestren a través de la ventana de un sobre de salida compartido por todos los documentos. El software debe mover los bloques de direcciones para alinearlos con la nueva ubicación de la ventana estándar.
Transformaciones de flujo de impresión
Si todos tus dispositivos de impresión aceptan flujos de impresión PDF y PostScript, ¿qué ocurre si un cliente te envía un archivo AFP o Xerox Metacode para imprimir? Debes convertir esos flujos de impresión ajenos en un formato que tus impresoras puedan ingerir. Eso requiere una transformación integrada en PRO DocNow. Utiliza este software bajo demanda para acomodar esos trabajos difíciles que los clientes suelen insistir en que acepten los proveedores de servicios antes de concederles el trabajo lucrativo que desea el proveedor de impresión.
Sin la transformación del flujo de impresión, las empresas de servicios de impresión suelen ejecutar flujos de impresión extranjeros de bajo volumen o poco frecuentes en una pequeña impresora adquirida exclusivamente para este fin. Otra opción es subcontratar el trabajo a otra persona. Cualquiera de estas soluciones reduce las ganancias y es riesgosa, ya que elude los controles y el flujo de trabajo normales. Los errores, la exposición de datos o la competencia son riesgos adicionales.
Con PRO DocNow, se eliminan las anomalías y los riesgos asociados. Sólo tienes que cargar el archivo de imagen de impresión y recibir de vuelta un archivo de impresión convertido que puedes ejecutar en tu equipo de producción preferido.
Todos los PDF son creados iguales.
Optimización de PDF
No todos los archivos PDF son iguales.
Después de todo, los PDF son realmente programas, y algunos funcionan muy bien, pero otros causan muchos problemas cuando se procesan o imprimen.
PRO DocNow lleva incorporado el popular Acelerador PDF de CrawfordTech, por lo que puede utilizarse para optimizar los archivos PDF para imprimirlos y procesarlos con rapidez. Utilizarlo para esos PDF problemáticos es una forma muy rentable de resolver muchos problemas.
No todos los archivos PDF son iguales.
Después de todo, los PDF son realmente programas, y algunos funcionan muy bien, pero otros causan muchos problemas cuando se procesan o imprimen.
PRO DocNow lleva incorporado el popular Acelerador PDF de CrawfordTech, por lo que puede utilizarse para optimizar los archivos PDF para imprimirlos y procesarlos con rapidez. Utilizarlo para esos PDF problemáticos es una forma muy rentable de resolver muchos problemas.
PRO DocNow puede reducir el tiempo de tramitación
Colorear
El color agregado a un documento ayuda a mejorar la legibilidad y la comprensión. A veces, colorear áreas clave de un documento puede tener un efecto drástico en la cantidad de veces que los clientes llaman con preguntas, lo que reduce los costos generales de soporte.
En un entorno de procesamiento de papel blanco, la impresión a color es esencial. Los logotipos, elementos de formularios u otros gráficos en color le permiten eliminar el papel preimpreso y combinar trabajos para crear documentos de manera más eficiente y económica. ¡Dé nueva vida a los documentos monocromáticos creados con software heredado sin tocar nunca el código que genera las páginas!
En Estados Unidos, los cambios en las tarifas postales a lo largo de los años han permitido a los remitentes añadir páginas de contenido de marketing o informativo a los documentos transaccionales sin aumentar el franqueo. Las empresas pueden aprovechar el poder del color en mensajes promocionales de página completa para crear ofertas personalizadas y altamente segmentadas, una gran mejora con respecto a los insertos preimpresos.
Los estudios demuestran que el color aumenta el reconocimiento de marca y la retención de información. Con PRO DocNow, tu operación de impresión puede añadir valor a los documentos sin una gran inversión en software ni requerir soporte informático o de desarrollo para cambiar las rutinas de composición de documentos.
Extracción de datos
Las operaciones de impresión pueden agregar valor a los documentos que producen para sus clientes internos o externos al extraer datos de archivos de imágenes impresas.
Algunas tareas de extracción de datos estándar incluyen información necesaria para crear archivos de datos de inserción de correo. Estos archivos de datos de ejecución de correo (MRDF) le indican a la máquina de inserción cuántas páginas van en cada sobre, si debe desviar una pieza de correo y qué insertos utilizar. Los sistemas de integridad de la pieza de correo utilizan datos MRDF para detener la máquina si las páginas están fuera de secuencia, faltan o están duplicadas para que el operador pueda corregir el error. Los archivos MRDF también pueden controlar las impresoras montadas en las máquinas de inserción para imprimir los sobres con direcciones postales, direcciones de remitente, elementos de marca o mensajes personalizados.
Las empresas suelen utilizar datos extraídos de archivos de imágenes impresas para crear índices que se utilizan en los sistemas de archivo de documentos. Cuando cargan imágenes en el archivo de documentos, la información extraída permite a los usuarios recuperar los documentos mediante números de cuenta, nombres u otros datos. Los documentos transaccionales contienen una gran cantidad de información sobre compras, uso, niveles de fidelidad de los clientes y más. Las organizaciones pueden utilizar los datos que ya están presentes en los documentos para mejorar el valor de las comunicaciones y forjar una relación más estrecha con cada cliente.
Por ejemplo, considere el impacto de los anuncios basados en datos que se basan en las líneas de detalle de una factura. Los clientes pueden ver anuncios generados dinámicamente para accesorios o garantías extendidas asociadas con sus compras, según los datos extraídos de las líneas de detalle de la factura.
Cómo funciona
PRO DocNow opera en un entorno seguro de nube privada de AWS. El servicio procesa cada archivo según especificaciones predefinidas. Las operaciones solicitadas pueden incluir transformaciones del flujo de impresión, coloreado, extracción de datos, adición de códigos de barras o cualquier otra función compatible.
La definición de nuevos trabajos es fácil con PRO DocNow y no requiere conocimientos técnicos especiales. El equipo técnico de Crawford Technologies codificará las instrucciones de transformación y reingeniería del software según tus especificaciones y peticiones. Una vez definido, tu trabajo se registrará en la aplicación en la nube y se añadirá a tu Directory Monitor. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tus procesos colocan el archivo que se va a rediseñar en la ubicación adecuada para que lo recoja el Monitor de Directorio.
Los clientes de Crawford Technologies pagan por PRO DocNow sólo cuando lo utilizan. El coste se basa en el número de páginas procesadas.
El PRO DocNow Directory Monitor es una pequeña aplicación que se instala en las instalaciones y está pendiente de los archivos de impresión que se van a procesar. Identifica automáticamente los archivos y los envía a la aplicación de procesamiento en la nube. Una vez finalizado el trabajo, el servicio en la nube envía automáticamente los archivos de impresión procesados de nuevo a Directory Monitor, donde pueden colocarse automáticamente donde sea necesario para su impresión o procesamiento posterior. Directory Monitor también mantiene copias de seguridad de los datos y gestiona notificaciones, alertas y auditorías. Los usuarios tienen visibilidad de la actividad a través de un panel de control basado en web.
Beneficios para los proveedores de servicios de impresión
Puedes mejorar tus ingresos porque tus operaciones nunca tendrán que rechazar trabajo ni necesitarán desarrollar elaboradas soluciones manuales para procesar los archivos entrantes de la forma más eficaz. La potencia de PRO DocNow está disponible cuando la necesitas y permanece inactiva y a la espera de trabajo cuando no la necesitas.
Puedes ahorrar costes, ya que tus operaciones documentales no necesitan invertir en servidores, mantenimiento, soporte informático ni licencias de uso relacionadas con el software local de calidad comercial. Sólo tienes que crear una cuenta y empezar a trabajar con los profesionales de Crawford Technologies para configurar tu primer trabajo. Una vez registrados los trabajos, el procesamiento puede continuar automáticamente.
PRO DocNow es útil tanto para las operaciones de impresión en planta como para los PSP subcontratados. Las plantas internas pueden utilizar el sistema para optimizar la utilización entre sus plataformas de impresión. A medida que migran a un entorno de fábrica de papel blanco, pueden ajustar las posiciones de los bloques de direcciones y otros elementos que les permitan combinar trabajos.
Los mensajes basados en datos y colores según el contenido de los documentos pueden agregar valor a los documentos que producen para su organización, sin necesidad de financiar un costoso proyecto de desarrollo de TI.
Los proveedores de servicios de impresión externos dan soporte a muchas aplicaciones de varios clientes. La disparidad en formatos, marcas de control de documentos y diseño hace que la reingeniería de documentos sea una función imprescindible. Sin esta funcionalidad, el trabajo será menos rentable o incluso se perderá ante un competidor.
Los PSP operan en un mercado altamente competitivo en el que los clientes a veces ven los servicios documentales como una mercancía. Para diferenciarse de la competencia y conseguir mayores márgenes de beneficio, los PSP deben añadir valor. La reingeniería documental que permite PRO DocNow es una forma sencilla de lograr ese objetivo. Muestra a los clientes potenciales cómo mejorar la CX a través de los documentos que pensaban que eran sólo un gasto necesario. Esta estrategia puede permitir a los PSP ganar negocio y fijar el precio de los servicios en función del valor que aportan.
El negocio de CCM está sujeto a rápidos cambios a medida que avanza la tecnología empresarial. Las organizaciones se esfuerzan por ofrecer una CX superior, y ese esfuerzo incluye los documentos transaccionales que envían a sus clientes. Con las funciones bajo demanda de PRO DocNow, las operaciones de impresión pueden introducir mejoras en los documentos que producen para sus clientes internos o externos. Los documentos rediseñados respaldarán los objetivos de CX del cliente.
Las organizaciones se enfrentan a veces a dificultades inesperadas cuando procesan trabajos poco frecuentes, como los documentos fiscales de final de año. En lugar de apresurarse a hacer cambios en el programa, pueden ajustar los documentos con PRO DocNow y evitar mendigar el apoyo informático necesario para cumplir los plazos de presentación de informes que se avecinan.
¿Qué pasa con las Operaciones Express?
Operations Express es el producto local de reingeniería documental y transformación del flujo de impresión con el que cuentan los clientes de Crawford Technologies desde hace años.
CrawfordTech sigue dando soporte y manteniendo y ampliando Operations Express, y los clientes pueden adquirir esta solución in situ. Para organizaciones con requisitos de uso continuo de gran volumen, puede tener más sentido una solución local. Los usuarios de PRO DocNow pueden actualizarse a Operations Express si sus necesidades cambian en el futuro, y las definiciones de trabajo pueden trasladarse fácilmente.
PRO DocNow ofrece a las empresas con requisitos menos estrictos y una estrategia de operaciones en la nube la forma de beneficiarse de la funcionalidad de la reingeniería de archivos de impresión-imagen sin los gastos, los problemas administrativos y funcionales y las complicaciones asociadas a una instalación in situ.
Casos de uso
Períodos pico de procesamiento
Considere un PSP o una operación de impresión interna que imprima y envíe por correo los estados de cuenta para instituciones financieras. Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para este tipo de trabajo pueden variar según el tipo de documento, su criticidad y otros factores. Procesar los estados de cuenta mensuales que requieren una reingeniería de documentos no es un problema para una empresa que utiliza una solución local.
Sin embargo, procesar los estados de cuenta de fin de trimestre y de año puede ser un desafío. En estos momentos de máximo procesamiento, el volumen de trabajo aumenta en un 50 % o más. Con una solución local, la organización debe comprar servidores adicionales para procesar el trabajo de reingeniería de documentos dentro del tiempo permitido. Estos servidores procesan trabajos solo durante unos días al comienzo de cada trimestre. Permanecen inactivos el resto del tiempo.
Con PRO DocNow, las organizaciones pueden aprovechar la potencia de procesamiento adicional necesaria durante los periodos de máxima carga sin inversión adicional en hardware o software. PRO DocNow asigna automáticamente servidores de AWS cuando es necesario en función de la carga.
PRO DocNow te permite utilizar una potencia de procesamiento prácticamente ilimitada cuando sea necesario
Fábrica de libros blancos
La instalación de una prensa de inyección de tinta a todo color permite que las operaciones de impresión generen más impresiones en menos tiempo, lo que permite ahorrar dinero en equipos y mano de obra. Sin embargo, el desafío es alimentar la nueva prensa con datos suficientes para que la máquina siga funcionando a una velocidad óptima. Los arranques y paradas frecuentes son un desperdicio y una ineficiencia en las prensas de inyección de tinta de alta velocidad.
En una fábrica de documentos de papel blanco, los trabajos de impresión ya no necesitan carcasas preimpresas. Las organizaciones de impresión a menudo combinan documentos de varios trabajos pequeños en un único trabajo grande para un procesamiento eficiente, pero al no haber carcasas preimpresas, los datos variables deben fusionarse con versiones electrónicas de formularios, logotipos y texto estático. PRO DocNow puede leer los datos de la imagen impresa, determinar la superposición de formularios adecuada y aplicar la superposición al flujo de datos en un formato listo para imprimir en tu entorno.
Otro problema al combinar trabajos es la colocación del bloque de direcciones para que se vea correctamente a través de la ventana de un sobre común. PRO DocNow también ayuda en este caso, extrayendo la información de la dirección de la imagen de impresión original y moviéndola a la ubicación adecuada en la página.
PRO DocNow ofrece la más amplia gama de funciones de Fábrica de Documentos Automatizada (ADF)
Dirección de calidad
El Servicio Postal de EE. UU. ofrece descuentos en el franqueo a los remitentes que corrigen las direcciones y clasifican previamente el correo.
Con PRO DocNow, las operaciones de impresión pueden extraer direcciones postales de archivos listos para imprimir e imágenes de impresión y procesar los datos mediante software de preparación postal.
A continuación, PRO DocNow vuelve a colocar las direcciones normalizadas y actualizadas, incluidos los códigos de barras de USPS Intelligent Mail, en las páginas adecuadas del archivo de impresión.
Prolongar la vida útil de la aplicación
Muchos de los programas que aún componen documentos transaccionales se escribieron hace décadas en lenguajes como COBOL. Es posible que el código fuente ya no exista o que la organización no pueda compilar los programas si necesita realizar algún cambio. Peor aún, la mayoría de las personas que podían programar en COBOL ya no están en la fuerza laboral. Esto también puede suceder con el software de composición CCM más antiguo.
Si las organizaciones desean realizar un cambio mínimo en los documentos transaccionales impresos debido a regulaciones u otros cambios en el negocio, el software de reingeniería de documentos es imprescindible. Sin tocar nunca el código fuente heredado ni llamar a un programador antiguo, las empresas pueden cambiar sus documentos y retrasar un costoso proyecto de reprogramación.
El futuro de la reingeniería de documentos es
Formato de eDelivery
Las empresas entregan muchos documentos electrónicamente, pero los programas que los generan se diseñaron estrictamente para la impresión. Ver esas imágenes como archivos PDF en dispositivos móviles es poco práctico. Con PRO DocNow, las empresas pueden transformar los archivos de imágenes impresas en archivos HTML5 adaptados a dispositivos móviles y ofrecer la información a través de un portal para clientes.
Las aplicaciones en la nube son soluciones empresariales habituales en la actualidad. Las empresas las buscan como primera opción en muchos casos. No quieren los gastos generales y los costos de infraestructura que conllevan las soluciones locales a menos que sean absolutamente necesarias.
La reingeniería de documentos no es diferente. Finalmente, es posible pagar por estos servicios solo cuando los necesita. Puede dejar de invertir en hardware y software durante todo el año y usarlos solo en horas pico o para ciertos trabajos en su operación de producción de impresión.
Los clientes de PRO DocNow no necesitan tener recursos de ingeniería documental en plantilla para generar los documentos deseados por sus clientes internos o externos. Sólo tienen que registrarse y empezar a mejorar los documentos.
