PRO Conductor Automatización del flujo de trabajo

Tras un análisis exhaustivo de las soluciones de flujo de trabajo, la empresa de servicios financieros decidió implantar Crawford Technologies’ PRO Conductor.

PRO Conductor es una plataforma moderna que admite los requisitos de una interfaz de bajo código e informes gráficos, al tiempo que proporciona la transformación de alta velocidad de las aplicaciones de impresión heredadas y los requisitos de flujo de trabajo de producción de un sistema de Fábrica de Documentos Automatizada (ADF).

Esta primera etapa consistió en definir un conjunto de normas y reglas. La empresa de servicios financieros cuenta con un equipo de TI muy talentoso y quería una solución de flujo de trabajo que fuera capaz de procesar todos sus tipos de trabajos y diversos flujos de impresión sin necesidad de forzar la estandarización a un único formato de diseño. Tampoco querían tener que lidiar con la creación de cientos de plantillas para cada tipo de documento que se tendrían que editar cada vez que una unidad de negocios cambiara un documento.

Normalización

Junto con el equipo de servicios de CrawfordTech, pudieron desarrollar técnicas para mapear todos los trabajos en el Proceso de Normalización de CrawfordTech.

La Normalización de Datos se realiza cuando un trabajo de impresión entra en PRO Conductor. Esta técnica simplifica enormemente la gestión de los flujos de trabajo de impresión.Su despliegue de producción utiliza sólo tres sólidos flujos de trabajo completos:

• Un flujo de trabajo de impresión heredado de Xerox que utiliza un formato de salida estandarizado
• Un flujo de trabajo de consolidación, división, fusión y segmentación de PDF
• Flujo de trabajo de correo de marketing en formato PDF para trabajos de correo masivo o de marketing más ad hoc.

Cientos de aplicaciones se normalizaron y procesaron a través de estos flujos de trabajo, eliminando la necesidad de que cada aplicación tuviera una plantilla, un flujo de trabajo o una carpeta activa individuales. Esto simplificó el despliegue y la gestión de todas las aplicaciones y garantizó que el despliegue pudiera completarse en una fracción del tiempo de la mayoría de los despliegues de ADF. El equipo de Crawford Technologies define esta implementación avanzada del flujo de trabajo como «Normalización».

Archivado

El archivo de documentos y el acceso a esos datos eran componentes clave del proyecto, ya que constituían un vínculo crítico con la iniciativa de Transformación Digital de la empresa. El proceso original utilizaba ciclos de procesamiento para crear archivos PDF e indexados para su almacenamiento en un sistema de almacenamiento de documentos FileNet, lo que repercutía en otros sistemas y procesos posteriores.

Como parte de la implantación de PRO Conductor, CrawfordTech trasladó la indexación a un servidor y automatizó la carga de FileNet con todos los documentos de correspondencia. Los Representantes de Atención al Cliente (CSR) tienen ahora fácil acceso para ver piezas de correspondencia específicas y comunicaciones de clientes en FileNet, así como a través de un acceso seguro basado en web al ADF antes de que la pieza haya sido enviada.

Este enfoque resultó especialmente beneficioso, ya que la organización atravesaba un periodo agudo de limitación de recursos informáticos. La nueva solución permitió a la empresa avanzar eficazmente en su Transformación Digital.

Gestión de trabajos

La gestión y el seguimiento de trabajos y piezas de correo fue una parte muy importante de la implantación del ADF. El personal utilizaba una interfaz heredada (SDSF) para enviar trabajos a las impresoras. Este proceso era manual y se repetía miles de veces al final de un trimestre sólo para completar el proceso normal de impresión y envío.

Como parte de la solución PRO Conductor, el proceso de despliegue de trabajos se migró a procesos de envío automatizados basados en la Interfaz Gráfica de Usuario (GUI), de arrastrar y soltar. Hoy, utilizando la GUI, los operadores pueden simplemente arrastrar las entradas de trabajo a un icono de impresora. El sistema se configuró para mantener los derechos y normas de uso existentes de operadores e impresoras.

Como muchas grandes corporaciones, el soporte de los equipos era un problema para esta empresa. Las limitaciones presupuestarias limitaban la capacidad de actualizar las insertadoras e impresoras al hardware más actual. El software de poscomposición Crawford Technologies resolvió este problema. Algunos trabajos grandes habían requerido que los operarios introdujeran manualmente el correo en los sobres, ya que la insertadora requería la salida en orden inverso.

La solución PRO Conductor fue capaz de invertir el orden de impresión, añadir nuevos códigos de barras en el reverso de las hojas y permitir la automatización completa del proceso de encarte. Pudieron utilizar el equipo de encarte existente sin tener que invertir cientos de miles de dólares en nuevos dispositivos.
A final de mes, el gran número de trabajos abrumaba al equipo de operaciones. A veces había entre 4.000 y 5.000 trabajos de impresión individuales, desde piezas de correo únicas hasta grandes trabajos que tardaban hasta 20 horas en terminar de imprimirse. Esto creaba múltiples problemas:

• ¿Cómo se pueden gestionar, rastrear y contabilizar manualmente 5.000 trabajos de impresión?
• ¿Cómo podemos garantizar que cada trabajo se imprima correctamente?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de no imprimir el mismo trabajo dos veces?
• ¿Cómo minimizamos el número de cambios de trabajo y de existencias para maximizar la utilización del equipo de producción? ¿O para minimizar el tiempo de inactividad?

Consolidación

PRO Conductor pudo consolidar muchos de los trabajos pequeños en un único archivo de salida de producción de gran tamaño. A continuación, estos archivos grandes se dividieron, segmentaron, clasificaron y generaron por tipo de configuración de la insertadora, para garantizar que la configuración de la impresora y la insertadora sólo se completaba una vez para un tipo de papel o sobre determinado.

La capacidad de ordenar y fusionar miles de archivos rápidamente y reducir miles de archivos a solo una docena de archivos de impresión de producción hizo que el proceso de contabilidad y fabricación fuera simple y fácil. Los archivos se agruparon por peso y cantidad de páginas, destino, papel o tipo de sobre, al mismo tiempo que se asociaba cada pieza de correo con el archivo de impresión inicial para realizar auditorías y un seguimiento completo de cada pieza.

Reimpresiones

Una cuestión que a veces se pasa por alto al crear e implantar un ADF es el seguimiento y la auditoría de las reimpresiones. El proceso original requería que los operadores volvieran al ordenador central o seleccionaran un intervalo de páginas para reimprimir en el controlador de la impresora Xerox. El proceso presentaba ineficiencias, caracterizadas por retrasos en la reimpresión de uno a dos días y una funcionalidad de auditoría limitada.

El nuevo proceso utiliza lo último en integración hiperautomatizada de CrawfordTech. PRO Conductor se comunica con la insertadora para garantizar que todas las piezas se insertan correctamente. Cuando una pieza de correo está dañada, PRO Conductor reúne automáticamente todos los recursos y documentos necesarios, produce un nuevo archivo de impresión y lo devuelve a la cola de impresión, y luego espera la respuesta del insertador para asegurarse de que cada pieza se ha insertado correctamente. Este proceso está 100% automatizado, no requiere intervención alguna y garantiza que cada pieza de correo crítica se imprima y entregue correctamente al USPS.

El flujo de trabajo anterior requería procesos manuales para todas las verificaciones de seguimiento y auditorías. A medida que el equipo reunía objetivos para la iniciativa del flujo de trabajo, identificó muchas mejoras en los informes, el seguimiento, la auditoría y las aprobaciones. PRO Conductor es una plataforma de integración avanzada con capacidad para conectarse a prácticamente todas las impresoras, ensobradoras y otros sistemas empresariales. La eliminación de los procesos manuales ha sido una parte integral de la solución PRO Conductor. Ya no es necesario que la gente recorra el taller con sujetapapeles para realizar actividades de seguimiento del trabajo. Hoy, los responsables consultan un tablero en tiempo real, sólo con la información y los gráficos que seleccionan. Pueden ver archivos, trabajos o incluso información a nivel de pieza desde cualquier dispositivo conectado que tenga acceso a su interfaz PRO Conductor. En cuanto a la aprobación, PRO Conductor permite la aprobación y revisión en tiempo real a través de la web para distintos departamentos, lo que ha resultado extremadamente útil.

Envolver

Por último, y de suma importancia estratégica, necesitaban una forma de conectar sus operaciones de impresión y correo con la estrategia digital impuesta por la empresa. Esto significaba que toda la información debía estar disponible para los miembros en su canal preferido cuando lo desearan.

En pocas palabras, necesitaban asegurarse de que todo su equipo de gestión de salida pudiera ser una parte proactiva de su infraestructura de eDelivery y de la experiencia multicanal del cliente. Esta integración fue dirigida por su equipo de TI y aprovechó PRO Conductor para suprimir cualquier salida de impresión para las personas que solicitaran eDelivery, lo cual es estándar.

Un aspecto interesante de este proyecto fue el uso de la hiperautomatización basada en múltiples canales. Si un correo electrónico rebotaba, una llamada a la API recopilaba la información del individuo y luego creaba un trabajo de impresión con la correspondencia importante que no se podía enviar electrónicamente para que el destinatario recibiera la comunicación física (o el correo). El archivo de FileNet se actualizaba entonces con la disposición final real para fines de auditoría.

Los servicios financieros pueden ser un negocio muy litigioso y el equipo que gestionó la implementación se centró en garantizar que cada miembro recibiera su comunicación incluso si un canal no estuviera disponible y que tuviera a su alcance un registro de auditoría detallado y compatible con las regulaciones.

La instalación y el éxito de cualquier implementación del ADF se reducen a la visión, la experiencia y la tecnología. En este proyecto, PRO Conductor fue la tecnología, el equipo de servicios de Crawford Technologies aportó la experiencia en la implantación y el cliente aportó y articuló un estado futuro que proporcionó un enorme valor a la empresa.