Resumen ejecutivo
Este informe técnico analiza un cambio significativo en los flujos de trabajo de correo directo transaccionales y repetitivos. Históricamente, la tecnología tradicional ha provocado retrasos y errores para las organizaciones y los proveedores de servicios. Sin embargo, con la aparición de tecnología avanzada, los archivos de datos ahora pueden impulsar el proceso de producción y automatizar tareas, lo que reduce la necesidad de intervención manual o de depender del conocimiento del personal. Este informe describe cómo la optimización de datos, la normalización del flujo de trabajo, la automatización, la nube y la incorporación rápida están revolucionando la industria de la impresión y el correo.
Introducción
La industria de la impresión y el correo se enfrenta a un aumento de los costes y a retos de dotación de personal. Los flujos de trabajo obsoletos y los procesos ineficientes dificultan a las organizaciones la entrega de comunicaciones cruciales y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Este documento destaca cómo los avances tecnológicos en la optimización de documentos, la normalización y la rápida incorporación pueden transformar esta industria, convirtiéndola en un canal de comunicación simplificado y atractivo para las empresas.
Planteamiento del problema
La transición a nuevos sistemas de flujo de trabajo, software o herramientas en la entrega de correo y comunicaciones de producción a menudo implica el difícil proceso de incorporación o migración de flujos de trabajo. Esto incluye la implementación de nuevos códigos de barras y la optimización del procesamiento postal para lograr una mayor rentabilidad. La incorporación tradicional puede ser un proceso largo, que lleva semanas o incluso años implementarse en una organización grande, lo que crea un obstáculo importante. Este documento afirma que la adopción de la normalización del flujo de trabajo y la incorporación rápida basada en IA es crucial para condensar años de trabajo en cuestión de semanas. Además, debido al aumento de personas que reciben sus documentos con métodos de entrega electrónica, la industria actualmente está lidiando con un aumento de trabajos de impresión más pequeños, en lugar de grandes tiradas de producción. Este cambio afecta significativamente la eficiencia de la producción, lo que requiere que las impresoras transaccionales administren y rastreen muchos archivos de impresión pequeños diarios. Esto generalmente causa una disminución de la rentabilidad.
Adopción de la normalización en el procesamiento de comunicaciones empresariales y CCM
En el dinámico ámbito de la gestión de comunicaciones con los clientes (CCM) y el procesamiento de comunicaciones empresariales (ECP), se está produciendo un cambio monumental: la normalización de los flujos de trabajo. Esta tendencia transformadora implica una reducción significativa de la cantidad de flujos de trabajo, consolidándolos en un puñado más manejable y totalmente automatizado.
El desafío del flujo de trabajo heredado
Las herramientas de flujo de trabajo heredadas, caracterizadas por carpetas de entrada y nombres de archivo codificados de forma rígida, presentan un desafío significativo. Requieren un manejo único para cada documento o tipo de documento, cada uno procesado según diferentes reglas y procesos distintos. Esto conduce a una proliferación de carpetas de entrada y de flujo de trabajo temporales, que se cuentan por cientos o miles. Las consecuencias son importantes: se pierden archivos, las carpetas temporales quedan desatendidas y los datos confidenciales quedan expuestos cuando surgen problemas. La gestión de este laberinto de carpetas y flujos de trabajo se convierte en una tarea ardua, que agota los recursos para las actualizaciones y el soporte. Es evidente que los días de los flujos de trabajo basados en un solo tipo de archivo están contados.
Adopción de la normalización del flujo de trabajo
La normalización del flujo de trabajo es un enfoque moderno que marca el comienzo de una era de eficiencia y simplicidad. Este proceso implica la consolidación de cartas, facturas, estados de cuenta y comunicaciones de marketing en un flujo de trabajo unificado. Prácticamente cualquier forma de correspondencia puede pasar sin problemas por este flujo de trabajo normalizado. El impacto es significativo: las organizaciones son testigos de una reducción asombrosa en la gestión de carpetas y las tareas de TI, a menudo de más del 50 %. Los beneficios van más allá de la mera eficiencia; abarcan un cambio fundamental en la forma en que se gestionan y ejecutan los flujos de trabajo en las comunicaciones de producción impresas y por correo.
“La normalización del flujo de trabajo crea un flujo de trabajo totalmente automatizado donde el archivo de datos controla los dispositivos de salida y posproducción”.
Aprovechar las mejores prácticas de la industria
La incorporación de las mejores prácticas y metadatos de la industria es fundamental para la normalización del flujo de trabajo. Esto ocurre a nivel de archivo, documento y página, lo que permite que el archivo de datos administre el enrutamiento posterior a la composición, el código de barras y los procesos postales. La dependencia de la separación de trabajos de estilo tradicional y una multitud de flujos de trabajo discretos se vuelve obsoleta. Esta evolución no solo agiliza las operaciones, sino que también garantiza un nivel de precisión y consistencia que antes era inalcanzable.
Un flujo de trabajo de producción unificado: una solución que cambia las reglas del juego
Los expertos en flujo de trabajo abogan unánimemente por un flujo de trabajo de producción back-end único capaz de procesar cualquier tipo de archivo, independientemente del lenguaje de descripción de impresión (PDL) o formato. Ya sea PostScript, PDF, AFPDS, Line Data, Xerox LCDS, Xerox Metacode o incluso PCL, este enfoque se destaca como el método más sólido y sencillo. Establece un proceso de producción estandarizado, donde los estándares back-end definidos se adaptan perfectamente a cualquier tipo de archivo o formato de datos. Las organizaciones ya no necesitan someterse al arduo proceso de crear un flujo de trabajo completamente nuevo cada vez que un tipo de archivo o formato de datos diferente ingresa al sistema. La normalización del flujo de trabajo marca un cambio fundamental en la industria CCM/ECP. Redefine cómo se administran los flujos de trabajo, eliminando las complejidades de los sistemas heredados y marcando el comienzo de una era de eficiencia y simplicidad sin precedentes. Al consolidar y agilizar los procesos, las organizaciones no solo aumentan su productividad, sino que también establecen un nuevo estándar de precisión y consistencia. Adoptar la normalización del flujo de trabajo no es simplemente una opción; Es un imperativo para las organizaciones que aspiran a prosperar en el panorama dinámico de las comunicaciones impresas y por correo totalmente automatizadas.
“La normalización del flujo de trabajo crea un flujo de trabajo totalmente automatizado donde el archivo de datos controla los dispositivos de salida y posproducción”.
John Slaney, CCS
Incorporación rápida de aplicaciones: el poder de la IA
Migrar aplicaciones a flujos de trabajo modernos o integrarse con nuevas tecnologías de impresión puede ser una tarea desalentadora. Las herramientas basadas en IA han demostrado una competencia superior en el análisis y procesamiento de documentos, permitiendo una incorporación rápida y precisa. La solución SmartSetup de Crawford Technologies lo ejemplifica, indexando documentos en minutos y configurando automáticamente las aplicaciones para un flujo de trabajo de producción normalizado. Este enfoque revolucionario supera ampliamente a los métodos tradicionales, permitiendo la incorporación de múltiples aplicaciones en un solo turno. Aprovechando la tecnología de IA, los analistas empresariales o los especialistas en aplicaciones pueden ahora dirigir el proceso de incorporación, eliminando la dependencia de desarrolladores y recursos técnicos. Este enfoque transformador garantiza que las organizaciones ya no se enfrenten a retrasos en la configuración de las aplicaciones debido a limitaciones de programación.
«SmartSetup puede completar la configuración de trabajos o la incorporación de aplicaciones en más de un 90% en comparación con las herramientas de indexación de estilo PDF Plug-In heredadas».
Trabajos más pequeños que crean una pesadilla para la gestión
El cambio de tiradas de producción más grandes a numerosos trabajos de impresión más pequeños y específicos ha afectado significativamente la eficiencia de producción a lo largo de los años. Si bien cambiar el tipo de papel o enviar un nuevo archivo de impresión a una prensa digital de hojas sueltas puede llevar solo unos minutos, sí que ralentiza la producción. Esta ralentización es aún más pronunciada en las impresoras de alimentación continua o de alimentación por bobina, donde los cambios de papel pueden tardar 15 minutos o más, lo que puede dar como resultado el desperdicio de entre 3 y 9 metros lineales de papel. Y este impacto es significativamente más costoso si también se necesitan configuraciones adicionales en las insertadoras. Además de los desafíos de desarrollo y de personal que enfrentan muchas organizaciones hoy en día, surge un problema notable debido a la proliferación de trabajos de impresión más pequeños en comparación con las tiradas de producción tradicionales a gran escala. Este cambio ejerce una presión significativa sobre la eficiencia de la producción e introduce un predicamento de auditoría sustancial. En escenarios donde la cola de impresión comprende docenas, o en algunos casos, más de cien archivos de impresión, la probabilidad de que un archivo se pase por alto, se pierda o se gestione incorrectamente aumenta exponencialmente. Este aumento del volumen y la complejidad aumenta el margen de error humano y exige un mayor nivel de supervisión y control en los procesos de gestión de la impresión. En consecuencia, las organizaciones se ven obligadas a implementar sistemas y procedimientos más sólidos para garantizar la precisión e integridad de sus operaciones de impresión frente a este panorama en constante evolución.
La solución de concatenación de flujo de trabajo.
La concatenación de archivos de impresión resuelve desafíos críticos combinando archivos similares de manera efectiva. Si bien los intentos anteriores de fusionar archivos PDF, Metacode y AFP pueden haber generado inquietudes, la tecnología moderna proporciona una solución sólida. La concatenación inteligente agrupa archivos de producción pequeños en un solo archivo de impresión de tamaño adecuado, adaptado a la longitud del rollo o a los requisitos específicos de tiempo de impresión. Esta técnica avanzada supera la fusión de archivos básica que ofrece el software gratuito o económico. Agiliza el archivo al eliminar fuentes, imágenes y recursos duplicados para una impresión óptima. Además, reestructura el archivo de impresión, lo que garantiza que todos los recursos esenciales estén disponibles en el encabezado para un procesamiento y extracción sin problemas. Esto reduce el tiempo de extracción y elimina los problemas de embrague y extracción de la impresora, como la degradación del rendimiento debido a una cantidad excesiva de fuentes o problemas de renderización debido a una estructura de archivo deficiente o rutas de recursos complejas.
Al reducir la cantidad de archivos de impresión y mitigar los errores humanos, la concatenación inteligente de archivos de impresión permite agrupar trabajos en función de la longitud de los rollos o de asignaciones de tiempo específicas, lo que moderniza los flujos de trabajo. La implementación de estas estrategias aumenta significativamente la eficiencia y la precisión en las operaciones de impresión, lo que posiciona a su organización para prosperar en el dinámico panorama de la impresión actual.
Optimización de documentos: los 5 pasos para el éxito en la producción
En los últimos 15 años, el panorama de los estados de cuenta, las facturas y las comunicaciones ha evolucionado drásticamente. Las impresoras láser a color de alta velocidad y de inyección de tinta modernas han permitido a las organizaciones crear contenido atractivo y personalizado repleto de imágenes vibrantes, mapas intrincados y mensajes atractivos. Sin embargo, esta transformación plantea un desafío sustancial para muchos sistemas de flujo de trabajo arraigados que han estado en funcionamiento durante más de una década.
El mayor problema de impresión de PDF hasta la fecha
El software de flujo de trabajo heredado y las utilidades de software gratuito suelen generar flujos de datos inflados e ineficientes o archivos de impresión PDF y AFP defectuosos. Estos archivos, generados por sistemas de aplicaciones o utilidades en lugar de software especializado de gestión de comunicaciones con el cliente (CCM), agrupan indiscriminadamente cada fuente e imagen en cada página. Si bien es adecuado para presentaciones en línea, este enfoque resulta casi inviable para la impresión a alta velocidad en impresoras de inyección de tinta modernas, especialmente cuando se intenta alcanzar velocidades superiores a 1000 páginas por minuto. Esto causa problemas de uso intensivo de recursos, ya que la mayoría de las impresoras de producción no pueden manejar cada página que contenga copias duplicadas de cada fuente, imagen o recurso.
Paso 1: Optimización de fuentes
Durante la última década, las fuentes, especialmente las duplicadas o sin usar, han planteado desafíos importantes en la industria de la impresión. Para el personal de impresión de producción, recibir un archivo PDF que se supone que está listo para imprimir a menudo implica horas de trabajo preparatorio antes de que se pueda generar un archivo de prueba o de prueba. La clave para garantizar que los archivos de producción se ejecuten a su velocidad óptima radica en tener una solución sólida. Esta solución debe identificar y eliminar rápidamente las fuentes no utilizadas, eliminar los duplicados y organizar meticulosamente todas las fuentes necesarias en el encabezado del archivo. Esto garantiza procesos de producción eficientes.
Paso 2: Corrección de la imagen
El proceso de optimización de datos comienza con la eliminación de recursos no utilizados o duplicados, un problema generalizado para muchas impresoras de producción. Después de este paso crucial, la atención se centra en comprender y optimizar las imágenes. Las imágenes duplicadas o redundantes se eliminan sistemáticamente, mientras que las imágenes restantes se ajustan para adaptarse al dispositivo de salida específico.
Paso 3: Corrección de color
En la era de las comunicaciones dinámicas y a todo color, la calibración precisa del color es esencial. La optimización de datos aborda esta necesidad al garantizar que los colores se representen con precisión y se ajusten a las capacidades de la impresora. Este paso garantiza que la impresión final refleje fielmente el impacto visual deseado. Esto requiere que se haya creado un perfil de color adecuado para la impresora con el tipo de papel que se está utilizando. Este es un paso único que se debe realizar cuando se instala una nueva impresora o prensa o cuando se adquiere por primera vez el tipo de papel.
“El hecho de que el color se vea correcto en un monitor no significa que se imprimirá correctamente”.
Paso 4: Alineación de la estructura
Un archivo de impresión equilibrado es fundamental para un procesamiento eficiente. Este paso implica organizar la estructura del archivo para facilitar el procesamiento simultáneo de imágenes rasterizadas (RIP) o el procesamiento en varios núcleos o CPU de una impresora. Por el contrario, un flujo de impresión no optimizado, abarrotado de recursos y objetos dispersos, tradicionalmente se procesa una página a la vez. Al orquestar la estructura, el RIP o las impresoras pueden localizar rápidamente las imágenes y las fuentes, lo que permite un procesamiento de páginas independiente. Esto reduce el tiempo de RIP y elimina las ineficiencias para las impresoras de producción.
Paso 5: Compresión
La etapa final de la optimización de documentos implica la compresión. Si bien han surgido nuevos algoritmos y formatos de compresión, como HEIC, para visualizar archivos en computadoras, es posible que el software heredado que se ejecuta en controladores o RIP no sea compatible con estas innovaciones. Es fundamental alinear los algoritmos de compresión con el dispositivo de impresión específico. Esto garantiza que el archivo se pueda procesar de manera eficiente mientras se mantiene la velocidad de impresión nominal y se integra perfectamente con dispositivos de posproducción como insertadores de correo, cortadores y equipos de encuadernación.
La optimización de documentos es un meticuloso proceso de cinco pasos que transforma archivos de impresión ineficientes y difíciles de manejar en documentos optimizados y de alta calidad, listos para la tecnología de impresión moderna. Al abordar sistemáticamente las fuentes, las imágenes, los colores, la estructura y la compresión, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de sus flujos de trabajo de impresión y correo, lo que garantiza una eficiencia, una calidad y una compatibilidad óptimas con los dispositivos de impresión avanzados de la actualidad.
Adquisición y dotación de personal para proyectos CCM y ECM
La adquisición y dotación de recursos para proyectos de gestión de contenido empresarial (CCM) y gestión de contenido empresarial (ECM) en el ámbito del software empresarial puede presentar importantes desafíos financieros. La implementación de estos sistemas exige conocimientos especializados, que a menudo requieren inversiones sustanciales en desarrollo, pruebas, infraestructura de recuperación ante desastres y soporte continuo. Además, la capacitación y la asignación de recursos plantean obstáculos continuos. A diferencia de áreas más destacadas en la tecnología, como el desarrollo web, existe una escasez de recursos educativos disponibles para crear flujos de trabajo de correo optimizados en la impresión de producción. Esto hace que las organizaciones y los proveedores de servicios tengan dificultades para conseguir personal técnico experto en tareas de configuración y programación en una industria que a menudo se inclina hacia profesionales experimentados.
Entra en la nube
La llegada del procesamiento de datos basado en la nube ofrece un respiro a estos retos. Un modelo de software como servicio (SaaS) no sólo alivia la carga de los costes de adquisición de software, sino que también introduce un modelo de pago flexible, basado en el uso o en la suscripción anual. Con la ayuda de herramientas basadas en IA como SmartSetup, la incorporación de trabajos al software en la nube puede lograrse en cuestión de minutos o, como mucho, en unas pocas horas, lo que supone una gran mejora en comparación con las semanas o meses que suelen requerir los proyectos de externalización. Lo que distingue aún más a las soluciones basadas en la nube es su accesibilidad 24/7, alojadas de forma segura en plataformas de confianza como AWS. Junto con la competencia de los expertos en flujos de trabajo líderes del sector, capaces de desplegar flujos de trabajo con rapidez, resulta evidente por qué la transformación y reingeniería de datos en la nube se ha convertido en uno de los ámbitos de más rápido crecimiento, especialmente para las empresas que se enfrentan a flujos de trabajo repetitivos y a complicados esfuerzos de formateo y reingeniería de datos.
Conclusión
En este momento crucial, la industria de la impresión y el correo se encuentra en el umbral de una revolución transformadora, impulsada por la convergencia de la optimización de documentos, la normalización del flujo de trabajo y la rápida incorporación. La normalización del flujo de trabajo actúa como eje, simplificando los intrincados procesos heredados e impulsando notables ganancias de eficiencia. La incorporación habilitada por IA, la concatenación inteligente de archivos de impresión y el poder de las soluciones basadas en la nube y las herramientas impulsadas por IA amplifican aún más estos avances. El momento de la transformación es ahora, y las organizaciones que adopten de todo corazón estas innovaciones no solo sobrevivirán, sino que prosperarán en el dinámico panorama de las comunicaciones impresas y por correo.
