Pasar de una operación monocromática con tóner de hojas sueltas a una de inyección de tinta continua a todo color puede ser un gran paso. Hay grandes beneficios, pero la transición implica más que un simple cambio de hardware. Comprender el impacto que tiene la inyección de tinta en un flujo de trabajo tradicional y contar con las herramientas adecuadas para permitir una migración sin problemas son factores críticos para el éxito.
Muchas operaciones de impresión y correo transaccionales están considerando la posibilidad de cambiar los entornos de impresión de tóner en hojas sueltas en los que han confiado durante años a una solución de inyección de tinta continua. Aunque la inyección de tinta existe desde hace mucho tiempo, los nuevos desarrollos están haciendo que la tecnología sea más atractiva que nunca.
Las primeras generaciones de máquinas de inyección de tinta de producción no podían producir textos e imágenes en color que cumplieran con los estándares corporativos de uniformidad y claridad. Sin embargo, la calidad de impresión ha mejorado enormemente desde aquellos primeros tiempos. Las opciones de sustrato también han aumentado, lo que brinda a las organizaciones la capacidad de imprimir una variedad de aplicaciones en los mismos dispositivos. La mayor variedad de papeles significa que pueden agregar nuevas aplicaciones, expandir sus mercados y optimizar la capacidad de sus nuevas prensas de inyección de tinta. Y, últimamente, los fabricantes de prensas han presentado equipos a precios económicos que hacen que la inyección de tinta sea una opción razonable para las organizaciones que en el pasado no podían justificar la inversión en máquinas diseñadas solo para niveles de producción muy altos.
Lo mejor de todo es que los costos adicionales asociados con la impresión a color prácticamente desaparecieron. El costo de agregar gráficos, logotipos y fotografías a color a documentos que tradicionalmente se imprimían con tóner negro ya no es la barrera que solía ser.
Existen muchos beneficios al cambiar a la impresión de inyección de tinta continua a color, pero el entorno no es el mismo que el de una operación tradicional con tóner de hojas sueltas. Vale la pena conocer esas diferencias al comienzo del proceso de evaluación.
No es exactamente conectar y usar
La migración a la inyección de tinta a color puede suponer grandes cambios para una tienda cuya experiencia con documentos transaccionales se limita a los dispositivos de tóner de hojas sueltas. No se trata simplemente de desconectar un dispositivo y conectar otro. Hay muchas cuestiones que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de cambiar a nuevas tecnologías de impresión.
La simple reproducción de flujos de trabajo monocromos de hojas sueltas en prensas de inyección de tinta a color con alimentación por bobina anula muchos de los beneficios que la mayoría de las empresas buscan cuando invierten en tecnología de inyección de tinta. Para lograr mejoras de productividad, reducir los costos de producción o agregar nuevas aplicaciones, las organizaciones deben realizar ajustes en la forma en que diseñan, ensamblan y procesan su trabajo. Dada la disparidad de aplicaciones de generación de documentos, realizar estos ajustes en los sistemas de origen generalmente no es una opción.
La modificación posterior a la composición es la vía más directa
El trabajo que se procesa en las operaciones de impresión internas normalmente proviene de varios sistemas no conectados que generan documentos. Puede haber aplicaciones de facturación, software de correspondencia con clientes, programas de notificación reglamentaria y aplicaciones específicas de la industria, todos ellos que generan documentos destinados a ser impresos y enviados por la operación interna.
Para realizar los cambios necesarios para aprovechar al máximo una fábrica de impresión de papel blanco con alimentación por bobina, se incluyen modificaciones como combinar trabajos pequeños, reformatear la impresión para adaptarla a la ubicación de las ventanas en un sobre común, agregar color o cambiar a lenguajes de impresión compatibles con las prensas de inyección de tinta. Se trata de tareas complicadas y que requieren mucho tiempo, y la mayoría de las organizaciones carecen de los recursos necesarios para realizar las modificaciones necesarias en el código fuente.
Los proveedores de servicios de impresión se enfrentan a los mismos desafíos, que se complican aún más porque, por lo general, reciben páginas precompuestas o datos ya compilados de muchas fuentes. No tienen acceso al entorno de composición de documentos de sus clientes ni a las aplicaciones que generan los datos que crearon los documentos que actualmente imprimen.
Las organizaciones están recurriendo a herramientas de reingeniería y transformación de documentos para hacer posible la transición a la inyección de tinta. Sencillamente, no hay otra manera. Incluso si las empresas tuvieran personal técnico adecuado y conocimiento de los sistemas (algunos de los cuales pueden tener décadas de antigüedad), se necesitarían años de tiempo de desarrollo para cambiar los programas fuente. La modificación posterior a la composición es el único enfoque razonable.
Añadiendo color
Muchos de los ajustes que deben realizar las empresas de impresión implican la incorporación de color al flujo de trabajo. Imprimir facturas y estados de cuenta con tóner negro en papel preimpreso no requiere experiencia en la ciencia y el arte necesarios para producir documentos a todo color en un entorno de inyección de tinta. Los términos “gestión del color” y “preimpresión” pueden no estar en el vocabulario de la operación de impresión transaccional. La igualación de colores es una habilidad irrelevante cuando toda la impresión se realiza con el mismo tóner negro.
Incluso las empresas con experiencia en impresión offset descubrirán que ajustar el color en las prensas de inyección de tinta es diferente a los procedimientos habituales. Con la impresión offset, los operadores pueden realizar ajustes de color BlueBank directamente en la prensa. Con la impresión de inyección de tinta, todas las calibraciones y ajustes se realizan con los datos antes de que lleguen al motor de impresión.
Las organizaciones que carecen de recursos internos familiarizados con las técnicas de impresión en color deberían considerar adquirir talento externo que las ayude con este nuevo aspecto de la composición y producción de documentos.
La importancia del papel
Un factor que a menudo se pasa por alto es el impacto que tiene el papel en el texto y los gráficos en color. A diferencia del tóner láser, que se deposita sobre el papel, la tinta de inyección de tinta se absorbe. Las propiedades, los revestimientos y los tonos del papel cambiarán la apariencia del texto y los gráficos en color. De hecho, el papel es esencialmente un quinto color que se suma al cian, magenta, amarillo y negro. En la producción de inyección de tinta, los colores se calibran por separado para los distintos papeles.
Para aprovechar los beneficios operativos de los flujos de trabajo en papel blanco, los proveedores de servicios y las plantas internas querrán utilizar un tipo de papel común para la mayor cantidad posible de trabajos. Es posible que tengan que explicar a los clientes por qué los colores que aparecen en sus documentos son ligeramente diferentes a los esperados. La mayoría de los clientes se sentirán cómodos con pequeñas diferencias de color en sus documentos transaccionales, en particular si disfrutarán de un tiempo de entrega más rápido, una mayor personalización o menores costos de envío.
El efecto de la tinta
La cantidad de tinta que se utiliza en cada página también puede ser un problema. Los expertos en color deben optimizar los gráficos para reproducirlos de manera eficiente y precisa. Las ilustraciones diseñadas para la pantalla de la computadora, por ejemplo, pueden requerir más tinta de la necesaria para imprimir la imagen en impresoras de inyección de tinta de alta velocidad. Algo tan simple como un logotipo no optimizado puede causar problemas de calidad o un aumento en los costos cuando la imagen aparece en todas las páginas.
Los fabricantes pueden configurar las prensas de inyección de tinta para utilizar tintas a base de pigmentos o colorantes. Cada una de ellas producirá colores diferentes en papeles diferentes. No solo la durabilidad de la impresión variará según la tinta, sino que algunos papeles están diseñados para utilizar colorantes y otros para utilizar pigmentos. Si la integridad del color es fundamental, es recomendable realizar pruebas en diferentes combinaciones de papeles, tintas y prensas para encontrar la solución que reproduzca los colores corporativos con mayor precisión antes de comprometerse a comprar un dispositivo.
Considere el diseño del documento
Es posible que los diseñadores tengan que modificar algunos elementos del documento que funcionan perfectamente bien en impresoras láser. Debido a que el papel absorbe la tinta de inyección, es posible que algunos elementos impresos no se vean tan nítidos cuando se imprimen en prensas de inyección de tinta de producción. Esto puede notarse más en las letras pequeñas o en las áreas de impresión invertidas. Pequeños ajustes en el diseño del documento pueden mejorar la legibilidad.
Otros elementos, como las grandes áreas de color sólido, pueden mostrar defectos que ocurren ocasionalmente cuando los chorros de tinta rocían la página. Modificar el fondo puede hacer que estos defectos sean menos visibles. Los diseñadores de documentos no deberían recrear a ciegas carcasas preimpresas en formato digital. Además, la tinta es un componente importante del costo de producción del documento. Cuanto más tinta se use por página, mayor será el costo. Si imprimir el color de fondo no agrega valor al documento, considere cambiar a un recuadro de contorno o un color directo para reducir el consumo de tinta.
Existe otra razón para evitar la aplicación excesiva de tinta. La tinta de inyección de tinta se compone principalmente de agua, que entra en contacto con el papel y se seca rápidamente. La aplicación de un exceso de agua en páginas con una gran cobertura de tinta puede provocar manchas o transferencia de tinta. Incluso puede ser necesario reducir la velocidad de la prensa para proporcionar más tiempo de secado. Los problemas de curvatura de los bordes o de apilamiento pueden afectar a las operaciones de acabado cuando la adición y eliminación de agua hace que el papel cambie de forma.
Muchas empresas descubren que la inyección de tinta les permite reemplazar los insertos preimpresos con gráficos y texto variables impresos en línea, aprovechando el espacio en blanco existente en los documentos. El menor costo de la inyección de tinta y la eliminación de la segmentación de trabajos debido a las configuraciones de inserción hacen que esta estrategia sea atractiva desde una perspectiva operativa. Los proveedores de servicios de impresión pueden incluso crear una nueva fuente de ingresos al imprimir contenido promocional específico de mayor valor en los documentos en lugar de usar insertos genéricos preimpresos. El software de reingeniería de documentos puede administrar el espacio en blanco e insertar texto y gráficos variables en los documentos impresos.
Los beneficios de combinar trabajos
La combinación de trabajos tiene un doble beneficio para las operaciones de documentos. Fusionar la impresión de varios trabajos pequeños en un único flujo de impresión mejora el rendimiento en las operaciones de impresión y acabado. Menos paradas y arranques para cambiar materiales, modificar los ajustes de la máquina o completar el papeleo de registro de trabajos significa que las máquinas pueden procesar más trabajo en un turno. Un flujo de trabajo eficiente con documentos técnicos dará como resultado un exceso de capacidad de producción, lo que permitirá a una organización agregar más trabajo sin comprar nuevos equipos ni contratar más personal.
También se pueden ahorrar gastos postales combinando trabajos. En lugar de calificar a los trabajos individualmente para obtener descuentos por clasificación postal, los trabajos combinados pueden convertir el correo que antes se enviaba con tarifas de 3 dígitos, por ejemplo, en correo calificado de 5 dígitos. Los costos de franqueo pueden disminuir, a veces significativamente.
Para insertar documentos de distintos clientes y aplicaciones en sobres con ventana es necesario que todas las direcciones se impriman en el mismo lugar. La mayoría de las operaciones utilizan sobres con dos ventanas para poder insertar los documentos creados por trabajos combinados sin interrupción. El software de reingeniería de documentos puede mover automáticamente los bloques de direcciones a una posición fija, de modo que no sea necesario modificar el código del programa anterior para aprovechar los beneficios de crear trabajos de impresión e inserción de mayor tamaño.
Naturalmente, el software para el seguimiento de documentos individuales y piezas de correo es esencial para las tiendas que combinan trabajos. El software debe identificar cada documento a medida que pasa por los pasos del flujo de trabajo. El software de reingeniería de documentos reubica las direcciones de envío y devolución en ubicaciones fijas, además de generar códigos de barras que se utilizan para el control del equipo de acabado, el seguimiento y el procesamiento postal. El software Automated Document Factory (ADF) realiza el seguimiento de los documentos.
Equipos de acabado
La mayoría de las organizaciones que generan documentos transaccionales terminan las piezas doblando e insertando las páginas en sobres. Los sobres con ventana son la configuración más común. Algunas tiendas utilizan sobres cerrados y agregan la información de la dirección en línea con cabezales de inyección de tinta montados en el equipo de inserción. Algunas operaciones de documentos tienen equipos integrados para envolver o fabricar sobres en sus flujos de trabajo de producción.
Independientemente de los métodos individuales, las empresas deben asegurarse de que sus equipos y procedimientos de acabado sean compatibles con los nuevos documentos que salen de las prensas de inyección de tinta. Pedir asesoramiento a los proveedores de equipos de acabado antes de comprometerse a comprar una determinada prensa de inyección de tinta es una decisión inteligente.
Los atascos causados por papel resbaladizo acaban con la productividad y aumentan el número de reimpresiones. Los errores de lectura que se producen cuando las cámaras o los lectores de códigos de barras no interpretan los datos impresos también hacen que el equipo de acabado se detenga. Las manchas de los rodillos que se utilizan para transportar el material a través del equipo de acabado pueden ser un problema. La mayoría del papel de inyección de tinta que se utiliza habitualmente para documentos transaccionales debería funcionar en el equipo de inserción existente sin modificaciones, pero es muy recomendable realizar pruebas.
Las operaciones de documentación deben decidir si se trata de un acabado en línea o casi en línea. La ventaja del acabado en línea es, por supuesto, la productividad. El papel en blanco entra en la línea por un extremo y el correo terminado sale por el otro. Sin embargo, también existe un riesgo. Si falla una de las muchas piezas móviles de los componentes de acabado, se detiene toda la producción.
Las líneas de impresión y acabado independientes son habituales en los proveedores de servicios de impresión y otras organizaciones que producen una variedad de documentos diferentes, pero esta configuración también puede tener desventajas. Esperar a imprimir un rollo completo antes de enviar la producción al acabado puede ser indeseable en algunas circunstancias.
Las organizaciones que ejecutan grandes volúmenes de las mismas aplicaciones todos los días generalmente optan por una configuración de acabado en línea. Para todos los demás, alguna versión de acabado casi en línea es la solución más popular.
Otra decisión final que deben tomar las operaciones de documentos es la relativa a los módulos de entrada para los equipos de inserción. Si el taller utilizaba anteriormente impresoras de hojas sueltas, todas sus insertadoras tendrán alimentadores de hojas. Sustituir los alimentadores de hojas por desenrolladores y cortadores de rollos puede resultar caro. El espacio físico también puede ser un problema. Imprimir dos páginas por hoja añade complejidad y requiere la incorporación de capacidades de corte y clasificación.
La velocidad relativa del equipo de acabado en comparación con las prensas de inyección de tinta también es un factor. Si un taller requiere varios dispositivos de acabado para seguir el ritmo de cada prensa de inyección de tinta, entonces una configuración de hoja de corte por bobina para la línea de inyección de tinta probablemente sea la opción más adecuada.
La perforación y el taladrado de orificios son operaciones de acabado que a veces se olvidan cuando las impresoras de documentos transaccionales cambian de entornos de hojas sueltas a entornos de alimentación en rollo. Los proveedores de papel agregan estas características al papel en hojas sueltas cuando lo fabrican. Este no es el caso del papel en rollo. Las operaciones pueden encontrar necesario agregar perforación dinámica u otros módulos a su línea de acabado de producción de inyección de tinta para crear los atributos de papel que exigen sus aplicaciones.
La operación de acabado es la última oportunidad de detectar errores en los documentos antes de que se envíen por correo. Los sistemas de visión conectados a bases de datos y software de seguimiento de piezas permiten a una organización comparar los resultados físicos con la producción prevista. Si el sistema de seguimiento de piezas detecta páginas faltantes, páginas adicionales o componentes no coincidentes, puede desviar el material o detener el equipo para permitir inspecciones manuales. Los sistemas de Fábrica de documentos automatizada (ADF) se encargan de estos pasos críticos en los flujos de trabajo de producción y distribución de documentos.
Beneficios de la inyección de tinta a color para impresoras de documentos transaccionales
La forma tradicional de crear documentos transaccionales requiere al menos dos pasos. Los formularios se imprimen en prensas offset donde se agregan la marca en color y otros elementos. Luego, los formularios se envían al centro de impresión de documentos transaccionales donde se sobreimprimen los datos variables utilizando tóner negro.
El cambio a la inyección de tinta a color elimina uno de esos pasos. La impresión simultánea de los elementos del formulario y de los datos variables elimina el desperdicio debido a la obsolescencia, las demoras causadas cuando los suministros no se reponen adecuadamente y los errores causados por la impresión en formularios incorrectos. Las empresas de impresión pueden reaccionar de inmediato a las solicitudes de los clientes de cambiar sus formularios y ofrecer a sus clientes un tiempo de comercialización más rápido.
El software de reingeniería de documentos posterior a la redacción permite a las empresas de impresión agregar mensajes promocionales personalizados en color a los documentos transaccionales, sin necesidad de que los clientes realicen cambios en su software. Los documentos se vuelven más valiosos para transmitir información importante de la cuenta (y reducir las llamadas al servicio de atención al cliente), realizar ventas adicionales, ventas cruzadas y dirigir a los clientes hacia contenido adicional mediante técnicas como códigos QR y URL personalizadas. Al agregar valor a los documentos, las empresas de impresión de facturas mejoran sus relaciones con los clientes, pasando de proveedor a socio estratégico.
Gracias a las mejoras de productividad que permite un flujo de trabajo de inyección de tinta en papel blanco, las empresas de impresión pueden seguir ganando dinero con una aplicación importante para sus negocios. Los analistas esperan que el volumen de documentos transaccionales monocromos disminuya en los próximos años, pero el volumen de documentos en color aumentará. La migración a la inyección de tinta en color permite a una empresa de impresión aprovechar las tendencias de comunicación y, al mismo tiempo, proporcionar un medio para ampliar las relaciones con los clientes.
Sin embargo, la transición no es sencilla. Para aprovechar todos los beneficios que ofrece la inyección de tinta a color, las tiendas de tóner de hojas sueltas deben cambiar la forma en que procesan el trabajo. Afortunadamente, hay personas con conocimientos y algunas herramientas excelentes que se han creado para ayudar a las empresas a realizar el cambio.
Una de esas herramientas es Pro Inkjet Express de Crawford Technologies.
PRO Inkjet Express es un conjunto de herramientas especialmente diseñado para ayudar a las organizaciones a implementar y gestionar los flujos de trabajo de producción necesarios en un entorno de inyección de tinta a color. Los componentes de este software permiten a las empresas migrar sin cambiar el código fuente ni recomponer los flujos de impresión existentes.
La funcionalidad integrada de PRO Inkjet Express permite a las organizaciones realizar la transición del tóner de hojas sueltas a la inyección de tinta continua gracias al software y al soporte adaptados a esta tarea específica. La incorporación de PRO Inkjet Express permite a las organizaciones de impresión realizar la transición con confianza a la inyección de tinta de color continua sabiendo que cuentan con todas las herramientas y el soporte que necesitarán para trasladar el volumen al nuevo equipo de forma rápida y segura.
