Crawford Technologies, Inc proporciona soluciones recomendadas que, una vez implantadas, permiten a las organizaciones lograr los resultados deseados de mejoras operativas y eficacia en las operaciones de comunicación con los clientes. Estas soluciones garantizan que los clientes y afiliados reciban todos los documentos destinados a ellos y sólo esos documentos.
Además, los beneficios también incluyen:
- Actualización de aplicaciones y procesos de comunicación con clientes obsoletos.
- Automatizar los flujos de trabajo manuales para eliminar el error humano
- agregando capacidades de integridad operativa y documental, incluida la creación de registros de auditoría de extremo a extremo.
- mitigar el riesgo a largo plazo inherente a un grupo cada vez menor de empleados que tienen “conocimiento tribal” de procesos heredados y manuales y aquellos que dependen de la programación y los scripts.
- eliminar y reemplazar procesos heredados que limitan la capacidad de brindar un mejor servicio a más clientes, mantener el cumplimiento normativo y de auditoría y limitan el crecimiento y la rentabilidad del negocio.
- Implementar aplicaciones modernas de comunicación con los clientes que aprovechen las interfaces de usuario basadas en la web, permitan la integración de extremo a extremo, incorporen la automatización y orquestación de procesos, faciliten el seguimiento a nivel de pieza y brinden visibilidad de los procesos operativos a través de paneles de control fáciles de usar.
Explícitamente, mantener el cumplimiento de HIPAA y proteger la información de identificación personal (PII) mediante la implementación
Solución de reingeniería de documentos «Post Composición» de Operations Express
- Agrega marcas de producción y los cambios necesarios a todos los archivos de impresión de producción para permitir el seguimiento a nivel de pieza de correo empresarial y registros de auditoría, incluida la habilitación de capacidades de inserción basadas en archivos en el hardware de inserción actual.
- Se integra perfectamente con la producción y el cumplimiento actuales para aprovechar y ampliar la inversión y la infraestructura actuales]
- Proporciona eficiencias de impresión y correo sin necesidad de reprogramar las herramientas de composición de comunicaciones con el cliente. Las capacidades incluyen la importación, manipulación, concatenación, codificación por barras, división, clasificación y combinación de todos los tipos de archivos especificados desde cualquier formato de entrada al formato de salida deseado.
PRO Conductor –integración empresarial, automatización del flujo de trabajo y panel de control empresarial
- Plataforma de gestión de producción de extremo a extremo configurada para integrar, automatizar, orquestar y monitorear cada sistema y paso del entorno de producción de comunicaciones con el cliente.
- Proporciona paneles de usuario personalizados según el rol, la ubicación, la unidad de negocios y/o los permisos para permitir que las partes interesadas vean y rastreen el estado de producción y administren o controlen todos los pasos de producción.
- Automatiza todos los procesos de comunicación con el cliente, desde la recepción del archivo de impresión, pasando por la reingeniería, la impresión, la inserción, la optimización postal, el archivo/recuperación y las reimpresiones.
- Proporciona una sólida recopilación de datos e informes, que incluyen métricas de rendimiento detalladas, contracargos automáticos por unidad de negocio o departamento, informes estándar y personalizados, seguimiento de SLA y registros de auditoría completos en todo el entorno de producción.
¿Cómo funciona?
En el entorno actual de gran volumen de correo y mensajería, los supervisores de la fábrica de documentos necesitan maximizar la flexibilidad para manejar aplicaciones o cambios nuevos y exigentes con poca antelación, así como optimizar la integridad para garantizar la calidad y reducir los costos asociados con el servicio al cliente debido al correo incorrecto.
La mejor manera de optimizar tanto la flexibilidad como la integridad del proceso es implementar un mecanismo de retroalimentación que proporcione la capacidad de monitorear el proceso del flujo de correo lo más temprano posible y durante todo su ciclo, junto con esquemas de control integrados que permitan al usuario dirigir y gestionar los pasos del proceso.
El procesamiento basado en archivos proporciona esto como un esquema de control y supervisión, que proporciona mejoras de productividad e integridad con un impacto mínimo en las operaciones existentes. Una vez que una aplicación de correo crece hasta el punto en que cada pieza de correo no se construye exactamente de la misma manera, se requiere algún tipo de mecanismo de control «inteligente» para que cada pieza de correo pueda procesarse de forma única a lo largo de todo el proceso de producción. Existe una gran variedad de formatos de codificación de control y técnicas de control que se pueden utilizar para implementar el control inteligente de la insertadora, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.
Para ordenar todos los detalles, es esencial reconocer que hay dos ingredientes clave y separados para un sistema de control de inserción inteligente:
1. La información se aplica al documento como un código de barras.
En el método recomendado de «Archivo de datos de ejecución de correo» (MRDF), se aplica un número de secuencia al documento que hace referencia a información en una base de datos relacionada. Esta información puede ser una variedad de información utilizada para identificar específicamente un documento, su número de páginas y otros elementos.
La ventaja más obvia de este procesamiento basado en archivos es que proporciona una gran cantidad de datos para controlar el proceso de envío de correos utilizando solo un pequeño código en la página. La mayor cantidad de datos permite implementar aplicaciones que de otro modo serían imposibles, como la impresión en línea. Es fácil incluir tanto las direcciones de envío como las de devolución junto con publicidad personalizada o mensajes de marketing 1:1 en el archivo de datos para que se puedan imprimir en el sobre.
Crear el fichero de datos El procesamiento básico basado en ficheros es bastante sencillo de implementar. El requisito principal es obtener un archivo que contenga información sobre los envíos que se están procesando. El fichero se genera mediante la solución Operaciones Express mencionada anteriormente, extrayendo la información de los envíos del fichero de impresión, y el código de barras correspondiente se añade al fichero de impresión del documento.
2. La información se cruza con el código de barras leído por el insertador.
El sistema de control de la insertadora utiliza el archivo en sí, junto con la información de secuencia inherente al archivo y la lectura del documento para garantizar la fiabilidad e integridad del sistema y proporcionar un control y supervisión del proceso en el taller. Como los registros en el MRDF están en el mismo orden que los documentos, el sistema de control siempre sabe qué página viene a continuación. Puede «mirar hacia delante» en el archivo de datos hasta la siguiente pieza de correo y predecir qué se cargará. Esto permite corregir los datos de escaneo faltantes y mejorar la productividad del sistema. Como el MRDF es esencialmente una lista de todas las piezas de correo que se espera que se completen, el sistema de control marca cada pieza de la lista a medida que se procesa, cerrando el ciclo entre la aplicación y el correo físico. Esto permite crear automáticamente una lista de regeneración que incluye tanto las piezas dañadas como las piezas que nunca llegaron a la insertadora, ¡incluso si nunca se imprimieron!
