Servicios de contenido: ¿Qué gano yo con ello?
El problema con ECM
Uno de los mayores desafíos de las definiciones tradicionales de ECM (Gestión de Contenido Empresarial) es que el ideal de una solución perfecta se ha definido durante mucho tiempo como una única plataforma centralizada para gestionar toda la información en toda la empresa. Esto ha demostrado ser un objetivo imposible de alcanzar. La plataforma central nunca ha sido particularmente exitosa o realista, y ha dejado lagunas en la satisfacción de todas las necesidades de gestión de la información de la organización. En una encuesta reciente, el veintidós por ciento de la comunidad AIIM consideró que sus iniciativas generales de ECM estaban estancadas y, a menudo, las empresas están plagadas de silos de datos abandonados.* Estos silos suelen ser los restos después de migraciones costosas de un sistema ECM de bajo rendimiento a uno nuevo (el cincuenta por ciento de los encuestados tiene tres o más sistemas ECM, y el 22% tiene cinco o más).
¿Dónde encajan los servicios de contenido?
Los servicios de contenido son una estrategia alternativa para brindar una solución más práctica para lograr los beneficios prometidos por la visión original de ECM: capturar información de manera inteligente y entregarla a las personas adecuadas en el momento adecuado y en el formato adecuado; al mismo tiempo que se garantiza el cumplimiento y se crean eficiencias de procesos y costos.
No se trata necesariamente de un nuevo software, nuevas plataformas o nuevos sistemas. Una estrategia de servicios de contenido se basa en integraciones y en la combinación del soporte arquitectónico de múltiples almacenes de documentos e información locales y, potencialmente, basados en la nube. Es un enfoque de repositorio múltiple para administrar el contenido independientemente de su repositorio de origen y brindar funciones federadas como la búsqueda empresarial para crear soluciones ágiles y rentables.
¿Avanzando?
¿Qué es una aplicación ECM heredada?
Las aplicaciones ECM heredadas son las que generalmente llevan funcionando muchos años; a menudo una década o dos. Estas aplicaciones se utilizaron inicialmente en plataformas informáticas mainframe y muchas se han portado a sistemas distribuidos. Estas aplicaciones ECM heredadas son rígidas e inflexibles en sus procesos. Como resultado, suelen requerir cantidades significativas de hardware, una organización de software complicada, una gran sobrecarga administrativa, una interfaz de usuario inflexible y costes de mantenimiento y soporte sustanciales.
Si no está roto, ¿por qué arreglarlo?
Aunque el sistema heredado puede cumplir bien con el propósito original del diseño, los requisitos cambian. El diseño rígido de los sistemas ECM heredados puede no ser lo suficientemente flexible para soportar nuevos procesos y objetivos comerciales, y cambiar estos sistemas para adaptarse a los requisitos de entregar múltiples tipos de contenido a las personas adecuadas utilizando una variedad de métodos de entrega es demasiado costoso.
¿Por qué debería cambiar mi organización?
Dado que el contenido reside en múltiples silos (repositorios) y los clientes requieren la entrega de información mediante una combinación de impresión, correo electrónico, navegador web, mensajes de texto y otros canales emergentes, el contenido debe extraerse de muchas fuentes, consolidarse y transformarse en el formato adecuado para su distribución.
En este mundo móvil y conectado, donde todo es electrónico y la velocidad de los negocios se acelera constantemente, los servicios de contenido permiten a las organizaciones seguir el ritmo.
¿Qué aplicaciones?
Todo el contenido que se necesita almacenar, administrar y distribuir es creado por aplicaciones. Las aplicaciones originales y el impacto que tienen en la comunidad de usuarios son las principales consideraciones al pasar de ECM a Content Services. ¿Se puede crear una mejor experiencia de usuario? Las aplicaciones y los procesos que se adaptan bien al uso de Content Services tienen una o más de las siguientes características:
- Aplicaciones que continúan cargando contenido nuevo en los repositorios. El objetivo principal es proporcionar información transaccional actualizada a usuarios internos y externos.
- Aplicaciones que crean datos y documentos que tienen requisitos de retención regulatoria que deben conservarse y ponerse a disposición de las autoridades legales y gubernamentales.
- Cualquier aplicación o sistema que cree documentos enlazados a un repositorio que deberían estar disponibles a pedido del cliente.
- Para las entidades gubernamentales, cualquier repositorio que almacene documentos que puedan solicitarse a través de la Ley de Libertad de Información (FOIA).
- Cualquier repositorio que contenga información personal y privada de clientes que deba “desinfectarse” y transformarse en un estado en el que pueda distribuirse legalmente. Esto puede implicar la eliminación o redacción de cierta información personal y privada, como números de cuenta o de seguridad social.
Empezando
Es absolutamente necesario realizar un análisis detallado de dónde se puede lograr el mayor impacto positivo.
Determinar el impacto empresarial y el valor esperado
Cada vez que se produce un cambio en un proceso existente, se produce un impacto en la operación diaria de la empresa. Se debe tener cuidado para garantizar que el valor esperado del cambio justifique el impacto en la empresa. Por lo tanto, es beneficioso trabajar con expertos en documentos y aplicaciones específicas para determinar cómo interactúan los usuarios con los documentos y las aplicaciones que los crean y los utilizan. El objetivo es identificar los repositorios de documentos que se utilizan con más frecuencia y que, con la introducción de Content Services, pueden tener el impacto más positivo en la empresa.
Preguntas a considerar
- ¿Los documentos y los datos que contienen son requeridos por usuarios internos y externos?
- ¿Se requieren más de los datos de una aplicación para uno o más casos de uso?
- ¿Es necesario distribuir información basada en documentos a un tercero?
- ¿Puede el proceso de distribución de información realizarse en autoservicio con la tecnología adecuada?
- ¿Existen ahora o habrá en el futuro requisitos de seguridad, privacidad y gobernanza?
- ¿Existen varios repositorios (silos) que podrían beneficiarse de una búsqueda federada?
Implementación
La implementación de una metodología de Content Services para entregar información y documentos a un grupo variado de usuarios internos y externos requiere un enfoque diferente al del proyecto de TI tradicional. Puede que no sea necesario aprovisionar e implementar nuevos servidores y sistemas. De hecho, uno de los beneficios clave del enfoque de Content Services es aumentar los sistemas existentes y “dar nueva vida” a los sistemas heredados existentes que, en realidad, hacen un muy buen trabajo de almacenamiento y conservación, pero fallan en la entrega de la información en los requisitos de distribución multicanal actuales. Algunos puntos a tener en cuenta al comenzar incluyen:
- Determinar la composición de la comunidad de usuarios. ¿Es principalmente interna o externa? ¿Qué porcentaje de la comunidad de usuarios externos son clientes, socios comerciales o proveedores, ya que la frecuencia y el tipo de acceso serán diferentes?
- Establecer qué casos de uso podrían beneficiarse de una búsqueda federada en múltiples repositorios.
- Determinar qué casos de uso que requieren mucha mano de obra podrían migrarse a un enfoque de autoservicio para el cliente.
- Considere aquellas aplicaciones y documentos que tienen impactos de cumplimiento conocidos, como HIPAA, CFR Parte II, SEC 17a-f, GDPR
- Determinar qué aplicaciones y repositorios requerirán accesibilidad para personas ciegas y con problemas de visión debido a requisitos regulatorios y legales.
- Evaluar los recursos involucrados en la gestión, soporte y administración de los sistemas actuales.
- Estudiar la infraestructura tecnológica actual para establecer posibles requisitos de hardware y software.
El objetivo es comprender completamente la composición del variado panorama de creación, gestión, almacenamiento y distribución de documentos y utilizar ese conocimiento para diseñar estrategias de consolidación y distribución que utilicen métodos de servicios de contenido para aprovechar los repositorios existentes.
¿Por qué debería importarme?
La adopción de un enfoque de servicios de contenido para la entrega de documentos e información basada en documentos desde repositorios existentes tiene el potencial de aumentar la satisfacción de los clientes y socios comerciales, agilizar el procesamiento interno y reducir los costos administrativos y de mantenimiento. Además, permite a las organizaciones establecer un camino hacia el futuro al eliminar la dependencia de los sistemas heredados e implementar un enfoque tecnológico moderno.
La gran pregunta: ¿Vale la pena?
CrawfordTech ofrece un análisis de cartera GRATUITO de medio día diseñado para identificar los posibles beneficios que su organización podría lograr al adoptar un enfoque de servicios de contenido para la distribución y entrega de información basada en documentos.
Las colecciones de productos, herramientas y servicios de CrawfordTech le brindarán la capacidad de aprovechar su inversión en aplicaciones heredadas para brindar información a las personas adecuadas en el momento adecuado y en el formato adecuado, al tiempo que garantiza el cumplimiento y crea eficiencias de procesos y costos.
- Reúna y entregue de forma segura contenido dispar de diferentes repositorios en un solo paquete a solicitantes internos y externos.
- Búsqueda y recuperación federadas desde múltiples repositorios de contenido
- Transforme el contenido almacenado para su distribución en múltiples canales sin necesidad de programar ni recomponer el contenido
- Elija automáticamente el formato de entrega adecuado según las preferencias del usuario
