La falta de recursos de TI puede afectar significativamente la capacidad de una empresa para operar de manera eficaz y eficiente. El personal de TI es necesario para que las empresas gestionen las operaciones, se comuniquen con los clientes y socios, y procesen y analicen datos. Cuando las empresas no tienen acceso a suficientes recursos de TI, pueden enfrentarse a una serie de desafíos que dificultan la comunicación y la colaboración. Esto puede provocar retrasos, malentendidos y una reducción de la productividad.
El mantenimiento de documentos siempre ha estado al final de la lista de prioridades de TI. Las empresas pueden esperar meses para que el departamento de TI realice cambios simples en los documentos existentes. La pandemia, las grandes renuncias y las tendencias de renuncias silenciosas han empeorado la situación, ya que se ha vuelto más difícil contratar y retener a empleados de TI valiosos.
En lugar de esperar a que los recursos técnicos necesarios modifiquen el software y cambien los documentos, las empresas pueden utilizar una solución de reingeniería de documentos posterior a la redacción. Este software puede permitir que los departamentos de los usuarios realicen los cambios necesarios en los documentos de inmediato, sin tocar el código informático original. Las empresas ya no tendrán que esperar a que sus solicitudes de TI lleguen a lo más alto de la lista (lo que puede que nunca ocurra).
Por qué los departamentos de TI suelen descuidar la gestión de documentos
El mantenimiento de documentos siempre ha estado al final de la lista de prioridades de TI. No encontrará ningún proyecto de gestión de documentos incluido en la lista de prioridades principales de los CIO para 2023. Los CIO tienen asuntos más urgentes en sus agendas.
La gestión de documentos puede ser esencial para los departamentos de usuarios de las líneas de negocio, pero las organizaciones suelen dejar en segundo plano las solicitudes de mantenimiento, que consideran de poco valor. Los departamentos de TI suelen centrarse en tareas más complejas y críticas, como la seguridad de la red, el desarrollo de software y el análisis de datos. Consideran el mantenimiento de documentos como una tarea rutinaria y mundana que no debería quitarles tiempo de otras iniciativas de TI corporativas.
Las percepciones de TI sobre el cambio de documentos son genuinas. Modificar el código heredado que crea documentos puede llevar mucho tiempo y requiere una cantidad significativa de recursos. Los departamentos de TI a menudo no tienen el ancho de banda para manejar las solicitudes de mantenimiento de documentos a tiempo, especialmente si están lidiando con otras tareas de alta prioridad. Como resultado, las solicitudes de mantenimiento de documentos pueden quedar relegadas o demoradas, lo que genera frustración e ineficiencias para la empresa.
La antigüedad de algunos programas de generación de documentos también puede ser un problema. Es posible que los departamentos de TI no tengan la experiencia o las herramientas necesarias para gestionar los documentos de una organización de manera eficiente. El software que crea los documentos suele ser antiguo y estar repleto de parches aplicados a lo largo de los años. Nadie quiere tocar el código por miedo a romperlo. Es posible que los programadores que dominan los lenguajes informáticos antiguos se hayan jubilado hace mucho tiempo, lo que ha dejado a los departamentos de TI sin las habilidades y los conocimientos necesarios para trabajar con sistemas de documentos heredados.
Reingeniería de documentos de redacción posterior
Como componente clave en el paquete de software de procesamiento de comunicaciones empresariales (ECP) de una organización, el software de reingeniería de documentos elimina muchos de los obstáculos que impiden a las organizaciones realizar cambios beneficiosos en documentos críticos, como facturas, estados de cuenta, avisos, correspondencia y formularios de reclamo. Al cambiar los documentos después de su redacción (a menudo mediante software obsoleto), la empresa evita el riesgo de consecuencias no deseadas por alterar el código heredado.
Los miembros del personal de la línea de negocios u otras personas de la corporación a menudo pueden realizar la reingeniería de documentos. Es posible que no se requieran especialistas en TI. El último software de mapeo de documentos habilitado con IA facilita aún más el trabajo. Este software pone el poder de las modificaciones directamente en manos de los departamentos de los usuarios. Pueden evitar la espera y avanzar de acuerdo con sus cronogramas deseados.
El software de reingeniería de documentos para cambiar documentos heredados tiene muchos beneficios:
- Actualizaciones inmediatas: con la reingeniería de documentos posterior a la redacción, la espera de los recursos de TI es cosa del pasado. Los departamentos de usuarios pueden realizar cambios al instante, por su cuenta. Esto hace que la empresa sea más ágil.
- Mayor productividad: menos tiempo de espera significa más tiempo para hacer las cosas. No más cuellos de botella ni más demoras.
- Libera recursos de TI: cuando los departamentos de usuarios se encargan de los cambios en los documentos, el equipo de TI obtiene más margen de maniobra y puede centrarse en cuestiones más complejas que requieren sus habilidades.
- Reduce errores: Con los departamentos de usuarios a cargo, se eliminan los malentendidos con TI.
- Mejor colaboración: con una gestión de documentos más rápida y fácil de usar, los equipos pueden colaborar de forma más eficaz.
Aprovechar los beneficios de la reingeniería de documentos
Además de realizar pequeños cambios en los documentos, las empresas pueden aprovechar su inversión en software de reingeniería documental. Productos como Operations Express de Crawford Technologies permiten mejorar aspectos como la productividad de la producción de impresión/correo, los gastos de explotación, los costes de material y el control de calidad. Las empresas utilizan estas herramientas para aumentar el valor de los documentos que producen. He aquí algunos ejemplos:
- Optimizar el número de páginas del documento
Utilice software de reingeniería de documentos para reducir la cantidad de páginas necesarias para imprimir e insertar mediante una variedad de métodos, que incluyen la reducción del tamaño de fuente, el estrechamiento de márgenes, la eliminación de texto y gráficos innecesarios o la modificación del espaciado entre líneas. Una cantidad reducida de páginas procesadas puede ahorrar horas del tiempo total necesario para completar los pasos de producción y reducir los costos de impresión y envío. - Consolidación de empleo
Al rediseñar los documentos para imprimir las direcciones de correo de forma uniforme en la misma ubicación en varias aplicaciones, las operaciones con documentos pueden utilizar un sobre de ventana de salida uniforme. Esta estandarización, ya sea un diseño de ventana única o de ventana doble, permite enviar varias aplicaciones por correo en el mismo sobre, lo que permite la fusión de varios trabajos de impresión e inserción más pequeños. El software de reingeniería de documentos se destaca por facilitar dicha reubicación de datos.La implementación de esta táctica reduce significativamente el tiempo de inactividad que normalmente se consume en papeleo, preparación de materiales y configuración de máquinas asociadas con el cambio de trabajo. Como resultado, los operadores de las máquinas pueden producir más piezas de correo por hora, con un aumento de la productividad gracias a menos interrupciones. Las organizaciones también se benefician al reducir los costos de material al pedir un solo estilo de sobre en grandes cantidades, en lugar de varios pedidos pequeños de sobres personalizados. El efecto dominó de esta estandarización se puede ver en la reducción de los gastos de almacén e inventario. Los dolores de cabeza que supone transportar, almacenar y contabilizar una variedad de sobres se reducen significativamente.
- Ahorros en el envío
Los trabajos combinados también pueden permitir a una organización aumentar la densidad de preclasificación postal, lo que se traduce en menores gastos de franqueo. Además de crear envíos de mayor densidad mediante la combinación de trabajos, el software de reingeniería de documentos también puede manejar las complicadas tareas de extracción de datos de direcciones para su procesamiento por el software postal. Esto simplifica operaciones como la estandarización y preclasificación de direcciones.
- Procesamiento distribuido
El software de reingeniería de documentos ofrece la comodidad de imprimir partes de los trabajos en ubicaciones geográficas más cercanas al destino del correo. Las empresas también pueden optar por distribuir la producción entre varios equipos ubicados en un solo sitio. Pueden equilibrar el trabajo entre todas las máquinas disponibles y cumplir de manera más consistente con sus Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).
- Medidas de control de calidad y seguimiento de envíos postales
El software de reingeniería de documentos tecnológicamente avanzado permite a las empresas agregar características a las páginas, lo que permite un control de calidad más sólido. Elementos como códigos de barras o números de secuencia, páginas de control de lotes o archivos de control de inserción permiten a las empresas aumentar la calidad en la operación de impresión/envío y dar cuenta de cada página que procesan.
- Mensajería personalizada
Los encartes impresos directamente en las páginas de los documentos ofrecen posibilidades ilimitadas. Las empresas ya no están limitadas por las limitaciones de las máquinas de inserción debido a las estaciones de inserción limitadas. Ahora, cada documento transaccional puede incluir anuncios personalizados específicamente para el titular de la cuenta. Estos encartes pueden incluir detalles personalizados como la fecha del último pedido, los beneficios del nivel de cuenta, ofertas especiales, etc.
- Coloración
La transición de las operaciones monocromáticas a los sistemas de inyección de tinta a todo color es algo habitual en muchos sectores de la impresión. Sin embargo, este cambio deja una multitud de documentos antiguos en blanco y negro. Para aprovechar todo el potencial de sus nuevas capacidades de color, los productores de documentos están empleando software de reingeniería de documentos. Esta herramienta de poscomposición puede impregnar texto, elementos de formulario o mensajes de marketing con colores vibrantes. La coloración resultante no solo insufla nueva vida a los documentos antiguos, sino que también resalta información crucial, facilitando la comprensión del cliente y reduciendo las llamadas de servicio al cliente.
Reingeniería de documentos para reducir la dependencia de TI
Los departamentos de TI priorizan otras tareas complejas sobre el mantenimiento de documentos, lo que genera demoras, frustraciones e ineficiencias. El software de reingeniería de documentos posterior a la redacción ofrece una solución prometedora.
Al utilizar este software, las empresas pueden permitir a los departamentos de usuarios modificar documentos sin depender de recursos de TI escasos. Las actualizaciones inmediatas, el aumento de la productividad y la mejora de la colaboración son algunos de los beneficios de este enfoque. Además, este enfoque permite a los equipos de TI centrarse en cuestiones más complejas que exigen sus habilidades, al tiempo que reduce los errores y elimina los malentendidos entre departamentos.
La reingeniería de documentos también ofrece beneficios más amplios, como la consolidación de trabajos, la reducción de los gastos de envío, la posibilidad de personalizar los mensajes y la incorporación de color. Al aprovechar estas capacidades, las empresas pueden maximizar el valor de sus documentos y optimizar sus operaciones de impresión y correo.
El software de reingeniería de documentos posterior a la redacción ofrece una solución práctica y eficiente para superar la brecha de recursos de TI en la gestión de documentos. Fortalece a los departamentos de usuarios, mejora la productividad y mejora la colaboración, al tiempo que permite a las empresas optimizar sus procesos documentales y lograr ahorros de costos. Al adoptar esta tecnología, las organizaciones pueden superar la brecha de recursos de TI y liberar todo el potencial de sus documentos.
