Arrojando luz sobre los datos oscuros contenidos en los archivos de documentos
Los documentos transaccionales son la base sobre la que se construye el proceso empresarial. Sin elementos como facturas, estados de cuenta, recibos e informes empresariales, el flujo de trabajo en la mayoría de las organizaciones simplemente se paralizaría. Los datos contenidos en estos documentos facilitan el proceso y la “documentación” verifica las acciones realizadas y el servicio prestado. De hecho, elija cualquier proceso y puede estar seguro de que hay al menos un documento, si no varios, que son esenciales para el trabajo.
Como resultado, las organizaciones de todas las industrias han guardado y almacenado durante años documentos transaccionales, a menudo en grandes volúmenes, en varios archivos y repositorios. Si bien este enfoque funciona bien para proporcionar un repositorio de archivos de impresión e imágenes de documentos patentados, no permite a las organizaciones capitalizar los datos valiosos encerrados en estos documentos extrayéndolos y analizándolos fácilmente. Los puntos específicos de información como montos, artículos, fechas y números de cuenta son esencialmente «datos oscuros»: invisibles y a menudo olvidados en términos de su accesibilidad y usabilidad para la inteligencia empresarial y la mejora de procesos. Además, las empresas descubren que cuando surge una demanda de descubrimiento legal, o es hora de cumplir con una auditoría, estos datos oscuros pueden representar un riesgo muy real para la organización. Y extraerlos puede llevar mucho tiempo y ser costoso, si no imposible, de lograr.
Lo que se necesita son herramientas de gestión de contenidos de última generación que permitan a las organizaciones acceder a grandes cantidades de datos almacenados en los archivos de comunicaciones de los clientes y prepararlos para su reutilización en importantes aplicaciones de análisis. De hecho, la capacidad de recuperar y analizar datos de clientes y empresas que abarcan años y décadas de actividad proporciona una imagen más completa y es una herramienta poderosa para impulsar la inteligencia empresarial y mejorar la gobernanza de la información en general. Estos datos que antes se pasaban por alto o no se veían pueden generar importantes ventajas operativas, especialmente cuando se combinan con datos estructurados para el análisis, la toma de decisiones y el descubrimiento.
La apertura y el aprovechamiento de los archivos de documentos transaccionales cambia la ecuación empresarial tradicional al transformar estos archivos de una obligación de costo y riesgo a una fuente de inteligencia empresarial que puede conducir a una ventaja operativa y competitiva.
¿Por qué son importantes todos estos datos oscuros?
Inteligencia empresarial: uso de datos para obtener ventaja competitiva
Muchos ejecutivos de alto nivel desearían tener una bola de cristal, pero lo más parecido que existe es la “inteligencia empresarial”. El término se remonta a la década de 1860, cuando se acuñó para describir cómo las empresas obtenían ganancias al comprender la información sobre el mercado y actuar en función de ella antes que los competidores. Hoy en día, el concepto ha resurgido y se ha convertido en un término general para describir la toma de decisiones empresariales modernas mediante sistemas de apoyo basados en hechos digitales. Todos sabemos que no existe una bola de cristal, pero la mejor manera de predecir el futuro es comprender completamente el pasado.
Imagine la capacidad de los trabajadores del conocimiento para especificar un conjunto de documentos históricos de los cuales se extraerán datos de miles o millones de facturas, estados de cuenta, recibos, informes y otros documentos. De eso se trata la inteligencia empresarial: actuar sobre la información para obtener una ventaja sobre sus competidores y en el mercado. Pero eso es difícil de hacer si la información empresarial importante está bloqueada dentro de sus archivos de documentos transaccionales. Como resultado, las organizaciones de hoy buscan cada vez más formas de arrojar luz sobre estos datos oscuros y utilizarlos para una inteligencia empresarial y una planificación estratégica más reflexivas.
Un ejemplo es una importante compañía de tarjetas de crédito que desea extraer datos de los estados de cuenta de sus clientes que se originan en una región específica, durante un período de tiempo específico y solo para una de sus muchas líneas de negocio. ¿Cómo lograría eso hoy? O considere un proveedor de seguros de salud que cada día publica cientos de miles de explicaciones de beneficios. Cada comunicación con el cliente contiene datos como códigos de diagnóstico, números de historial del paciente, direcciones y montos. ¿Cómo investigaría un código de diagnóstico específico relacionado con un código postal específico? La tarea puede ser de hecho tan vasta y compleja que el proyecto nunca se complete y, como resultado, tenga una influencia directa (y negativa) en el diseño de las opciones de cobertura regional y los programas de bienestar del paciente.
En ambos ejemplos, sin herramientas de última generación como el Dark Data Feeder de CrawfordTech, el análisis tardaría meses en completarse y requeriría cientos de horas de personal. Otros ejemplos se encuentran en todos los sectores y segmentos del mercado, incluidos los servicios financieros, la fabricación, las operaciones gubernamentales y más. En un clima empresarial cada vez más competitivo, las organizaciones ya no pueden permitirse vivir sin la inteligencia empresarial y las ventajas operativas que yacen sin explotar en los datos oscuros de los archivos de documentos transaccionales y comunicaciones con los clientes.
Discovery – creación dinámica de documentos
La exigencia de que un tribunal exija información es otro buen ejemplo de cómo los datos ocultos en los repositorios de documentos pueden representar un riesgo significativo y un impedimento para el rendimiento de las organizaciones. La extracción dinámica de documentos y la creación de esos documentos es imperativa, pero a medida que el volumen y la variedad de información en los casos de e-discovery sigue aumentando, las empresas sienten los efectos en términos de costos, riesgos y esfuerzos.
Muchos sistemas de gestión de contenido son excelentes para gestionar, almacenar y generar información. El problema no es la generación de documentos, sino la extracción de los documentos correctos y su ensamblaje en un único formato, incluso cuando los documentos proceden de repositorios distintos y se almacenan en múltiples formatos distintos. Se pueden buscar y ver, pero la mayoría de los sistemas no ofrecen formas eficientes de generar documentos de forma dinámica a partir de fuentes dispares para que la información se pueda presentar y comprender fácilmente. Esto significa que, para cualquier demanda de descubrimiento importante, se requieren equipos de analistas y empleados administrativos para ensamblar cada resultado, un documento a la vez. Esto requiere tiempo, soporte técnico adicional y un gasto significativo en personal y mano de obra.
Tenga en cuenta que cada año se presentan en los tribunales de los Estados Unidos más de 19 millones de demandas civiles. El coste anual de estas demandas civiles oscila entre 200.000 y 250.000 millones de dólares, y hasta el 50 % se incurre en gastos para llevar a cabo el proceso de descubrimiento de información. Y eso no incluye los costes indirectos, como la interrupción de las actividades comerciales y el impacto en el mercado de valores. Es evidente que hoy en día las organizaciones de todos los sectores están buscando formas de acelerar los esfuerzos de descubrimiento de información y de ampliar su red en lo que respecta a los datos oscuros y el descubrimiento de información legal.
La buena noticia es que el software moderno (como nuestro Riptide) puede realizar una búsqueda federada en varios archivos, extraer tipos de documentos dispares, convertirlos todos a PDF y, a continuación, reunir el contenido para presentarlo a un tribunal u otra autoridad solicitante.
Regulatorio: mitigar el riesgo, maximizar el cumplimiento
Una de las razones para tener un archivo de comunicaciones con clientes e impresiones transaccionales es la necesidad de cumplir con requisitos regulatorios cada vez más estrictos. Numerosas regulaciones y estándares diferentes dictan qué documentos deben conservarse, en qué formato y durante cuánto tiempo. Siete años es un plazo común en muchas industrias, pero otras como la fabricación, la automoción y la farmacéutica requieren períodos más largos, de diez, veinticinco o más años. Algunos documentos, como la documentación de ingeniería civil, por ejemplo, deben conservarse indefinidamente. Y cuando no existen requisitos de retención específicos, la mayoría de las organizaciones optan por pecar de cautelosas y mantener copias duplicadas y redundantes, a menudo impresas en papel, para asegurarse de que la organización resistirá un escrutinio regulatorio y legal imprevisto.
Los requisitos de conservación de documentos pueden variar y también se ven influenciados por la región o la ubicación. Los plazos de prescripción difieren de un estado a otro y el riesgo potencial de una demanda varía en gran medida de una industria a otra. Por ejemplo, en los Estados Unidos, cada ley estatal difiere en cuanto a lo que se debe conservar. Esto es un desafío particular para las organizaciones sin fines de lucro y las operaciones gubernamentales. La pregunta es: ¿qué tipos de documentos están dentro del alcance del requisito? En algunos casos, el período de conservación de un documento se rige por el período de tiempo que tiene un posible reclamante para presentar una demanda en ese estado.
Consideraciones importantes
Archivos múltiples
Es habitual que las organizaciones empresariales tengan varios archivos de documentos y repositorios de información. Por ejemplo, uno para datos de impresión transaccionales, otro para marketing y correspondencia con clientes, y otros para actividades de la línea de negocio como procesamiento de reclamaciones, gestión de contratos o desarrollo de productos. Rara vez estos sistemas funcionan en conjunto entre sí; especialmente cuando se trata de extraer documentos y/o analizar datos en estos diversos repositorios.
La extracción significativa de documentos y el análisis de datos alojados en múltiples almacenes de documentos requieren soluciones avanzadas (como Riptide o Dark Data Feeder), así como estrategias más completas que impulsen el valor para la organización
Formatos de documentos
Otro factor de éxito importante es la capacidad de entregar la información contenida en los documentos en un formato coherente con lo que desea el solicitante. Por ejemplo, muchos archivos de documentos transaccionales contienen información almacenada en formato AFP. “Advanced Function Presentment” es la arquitectura electrónica y el protocolo de impresión desarrollado originalmente por IBM que ahora es un estándar de facto para impresoras de producción de gran volumen. Esto es una consideración importante porque los requisitos regulatorios a menudo estipulan que la información del cliente se almacene en la forma en que se produjo originalmente. Y si bien un archivo AFP de producción original es excelente para la impresión, no lo es para la presentación electrónica. Por lo tanto, es importante adoptar herramientas que estén familiarizadas con AFP y otros protocolos de impresión como Xerox Metacode y LCDS, y que le brinden la capacidad de continuar manteniendo un archivo de documentos en el formato original mientras accede dentro de ese repositorio para extraer datos importantes para el análisis, la comprensión y la mejora de procesos.
La presentación de la información también debe adaptarse a una variedad cada vez mayor de formatos. Por ejemplo, un estándar común es archivar documentos en AFP y presentarlos como PDF. Durante años, PDF ha sido el formato habitual para visualizar en línea. Pero a medida que la tecnología ha evolucionado y los hábitos de los usuarios han cambiado, PDF ha perdido su reinado como formato preferido, ya que un PDF tradicional en un entorno móvil puede ser un problema para visualizar. Es importante adoptar soluciones que sean compatibles con HTML y el dispositivo y que le brinden la capacidad de presentar la información según el dispositivo que la solicite, independientemente de cómo esté almacenada dentro del archivo.
Avanzando
La información contenida en los archivos de documentos transaccionales representa un tesoro de inteligencia empresarial para las organizaciones actuales. La extracción de documentos para su redistribución y los datos de estos archivos arrojan luz sobre información importante que tradicionalmente no se ha visto ni se ha pasado por alto en la toma de decisiones corporativas y la planificación estratégica. Estos datos oscuros, si bien son increíblemente valiosos, también plantean un gran riesgo y gasto para una organización en lo que respecta a acciones judiciales, descubrimiento legal y cumplimiento normativo. La clave es tener una estrategia bien pensada sobre qué significa la información, por qué es importante extraerla y usarla, y qué herramientas, asociaciones y capacidades serán más efectivas para permitirle capitalizar la oportunidad.
Ahí es donde entramos nosotros. En CrawfordTech somos expertos en comunicaciones con clientes, protocolos de impresión transaccional y gestión de contenido empresarial. Mientras que algunos proveedores se centran en un área, nosotros trabajamos con todos ellos y realmente aprovechamos las oportunidades disponibles en la actualidad. Nuestro galardonado conjunto de soluciones proporciona las herramientas de última generación que necesitará para hacer su trabajo y, con CrawfordTech como socio, podrá satisfacer mejor la creciente demanda de mayor inteligencia empresarial y rendimiento organizacional.
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