Introducción
Los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) son importantes repositorios de documentos de registro, así como componentes críticos de los procesos operativos de negocios y casos dentro de las organizaciones de todos los sectores. Todas las organizaciones deben lidiar con una confluencia de contenido cada vez más compleja. Todo, desde mensajes de correo electrónico y redes sociales hasta una multitud de bases de datos, repositorios de documentos y sistemas de impresión y correo heredados, debe administrarse, protegerse y mantenerse para que el negocio continúe como siempre. Si administra mal incluso una sola pieza del rompecabezas de la gestión de contenido, es probable que su empresa no obtenga un rendimiento óptimo y posiblemente incurra en un mayor riesgo.
Se presta mucha atención a los sistemas que recopilan y archivan información empresarial. El enfoque estratégico suele estar en capturar y conservar información digitalmente y/o convertir documentos en papel en archivos digitales con el objetivo de eliminar el papel de los procesos empresariales. Esta transformación digital está en marcha y es común que la mayoría de las organizaciones empresariales tengan múltiples sistemas de información y repositorios de contenido para respaldar cualquier cantidad de procesos, departamentos y jurisdicciones especializados.
Entrada de información vs. salida de información
Si bien los sistemas ECM son muy buenos para la entrada de información, no lo son tanto para la salida de información. Todas estas plataformas ofrecen una gran capacidad para capturar, buscar y ver datos, pero la mayoría no ofrece formas sencillas o eficientes de generar o publicar la información.
Considere un proceso basado en casos que requiere que los usuarios recopilen información (por ejemplo, como parte de un reclamo de seguro, una solicitud de servicio al cliente o tal vez un proceso penal) y proporcionen un archivo de casos con documentos relacionados para el consumo de otros equipos internos o terceros.
La publicación de expedientes puede ser un proceso manual lento y propenso a errores. Requiere buscar, abrir y visualizar cada documento del caso, para luego cotejarlo, ensamblarlo e imprimirlo o generarlo en algún canal de distribución digital. Este problema se agrava en la mayoría de los sistemas ECM por el hecho de que los documentos se pueden almacenar en múltiples formatos, como documentos de MS Office, imágenes y archivos listos para imprimir, todos los cuales deben combinarse en un paquete final, a menudo en el mismo formato de documento, a menudo como PDF. No solo eso, sino que los documentos necesarios probablemente estén distribuidos en varios sistemas ECM separados, lo que hace que este proceso sea aún más desafiante.
Soluciones alternativas caseras
Algunas plataformas ECM tienen la capacidad de generar resultados agregados manualmente, pero, como regla general, los resultados se limitan al formato de archivo original de los documentos en un simple archivo .zip sin que el usuario pueda realizar funciones de valor agregado, como ordenar, agregar marcas de agua, anotar o indexar el contenido. Al final, incluso con los sistemas ECM más avanzados, la mayoría de las empresas sufren una disminución de la productividad y la eficacia operativa debido a la falta de esta funcionalidad de generación.
Muchos clientes recurren al desarrollo de su propia solución de publicación de ECM interna para abordar estas debilidades. Pero este enfoque genera costos de desarrollo iniciales significativos, así como la carga del mantenimiento continuo, que a menudo se ve agravada por las actualizaciones del sistema ECM y las diversas incompatibilidades encontradas.
Al final, satisfacer los requisitos empresariales comunes para la producción o publicación de contenido desde la mayoría de los sistemas ECM es difícil y costoso. El resultado es una menor productividad de los trabajadores, un producto final menos efectivo y una inversión significativa en ausencia de una solución empresarial diseñada específicamente para ello.
Un mejor enfoque
Crawford Technologies ofrece un enfoque mejor con Riptide®, una solución de gestión de salida para repositorios ECM. Esta innovadora solución ofrece la posibilidad de dar salida a contenidos de plataformas y soluciones de gestión de contenidos empresariales desde prácticamente cualquier formato de documento y para prácticamente cualquier destino que elijas. Con Riptide, puedes recopilar y empaquetar contenido ECM de cualquier variedad de repositorios dispares y, a continuación, dar salida a ese contenido en formatos estándar de impresión y entrega digital.
Riptide admite volúmenes muy elevados de documentos y se integra fácil y perfectamente en entornos ECM empresariales existentes de múltiples proveedores y repositorios, y admite tipos de archivos de oficina, impresión e imagen.
Cuando necesites recopilar y publicar contenido empresarial, Riptide facilita la compatibilidad con una amplia gama de formatos de entrada y la conversión a diversos canales de entrega con una amplia gama de opciones de entrega, como impresión, correo electrónico, fax, etc.
Casos de uso
Creemos que Riptide es una herramienta esencial para una Gestión de Contenidos Empresarial eficaz. Aquí tienes algunos ejemplos de Riptide en acción:
Mejores comunicaciones con los clientes en los servicios financieros
Una empresa de servicios financieros de Wall Street desplegó Riptide para crear un sistema integrado que mejorara la comunicación con los clientes. La empresa utilizó Riptide como parte de un importante esfuerzo de reingeniería empresarial para consolidar todos los procesos empresariales en una única solución gestionada. El contenido se acumula a través de varios canales internos y externos y, debido al gran número de documentos implicados, necesitaban automatizar la salida y la entrega. Los usuarios solicitan el contenido que necesitan, las solicitudes se envían automáticamente a Riptide, que recupera el contenido y determina el destino de salida. Los trabajos se convierten automáticamente al formato adecuado para su entrega. Lee el caso de uso completo aquí.
Gestión de casos más eficiente en el gobierno
El gobierno de esta ciudad combina la potencia de ECM con la capacidad de agregación automatizada de documentos y output management de Riptide. El departamento de policía de este suburbio de Los Ángeles garantiza la seguridad pública de casi 210.000 residentes. Su lucha: La gestión de casos. Cada expediente de caso se monta a medida que llegan los documentos y se compone de documentos en formatos dispares. Los expedientes contienen tanto documentos escaneados como electrónicos. A medida que avanza el proceso de investigación, los expedientes deben ser revisados por los distintos departamentos y personas implicadas. En el pasado, esto era un proceso manual que implicaba imprimir, copiar, cotejar, etcétera. Ahora, Riptide se utiliza para buscar, reunir y distribuir automáticamente los expedientes de los casos. El proceso automatizado no sólo ahorra tiempo, sino que también proporciona seguimiento de errores, registro y un registro de los expedientes enviados. Lee el caso de uso completo aquí.
Gestión y distribución de casos para un hospital
Este hospital aprovechó las capacidades de integración de Riptide para conectar su sistema de gestión de información sanitaria (HIM) con su plataforma IBM FileNet Content Manager, lo que dio lugar a un completo sistema de gestión de historiales sanitarios digitales basado en web. El HIM recopila, almacena y presenta datos no estructurados integrados con datos estructurados de historiales electrónicos de pacientes (EPR). Con Riptide, los datos se recopilan, se reformatean según sea necesario y, a continuación, se liberan y distribuyen automáticamente a los departamentos y personas adecuados. Al eliminar los procesos manuales, el hospital ha reducido los errores, ahorrado dinero y mejorado la experiencia del cliente. Lee el caso de uso completo aquí.
Agilización de procesos administrativos para una compañía de seguros
Esta gran compañía de seguros, especializada en la tramitación de siniestros de invalidez, había implantado Case Manager de IBM para el almacenamiento y la gestión de documentos. Al tramitar las reclamaciones de seguros, se generan numerosos informes de diversas fuentes, normalmente en distintos formatos, como documentos de Word, formatos de imagen, PDF y transmisiones XML. Como los distintos destinatarios deben recibir esta información de forma segura y puntual, era esencial que la aseguradora encontrara una solución que agilizara la recopilación y distribución de los documentos de siniestros. Con Riptide, la empresa pudo extraer automáticamente los documentos de uno o varios repositorios ECM, reunir un paquete que incluía una portada, un índice y otros datos relevantes, y enviar los paquetes completos a las salidas designadas, incluida la impresión, el fax y la presentación electrónica. La aseguradora ha reducido los costes administrativos y ofrece una mejor experiencia al cliente con este proceso automatizado. Lee el caso de uso completo aquí.
Avanzando
Riptide proporciona una serie de capacidades importantes que las organizaciones deben tener en cuenta si esperan cumplir toda la promesa de una Gestión de Contenidos Empresariales estrechamente integrada con los procesos empresariales y que añada valor empresarial. Con Riptide puedes dar salida a múltiples documentos dispares por lotes o en tiempo real. Extrae fácilmente contenidos de distintos repositorios ECM y distribúyelos después en múltiples formatos y para múltiples destinos o dispositivos. Elimina los cuellos de botella asociados a la salida ECM mientras realizas un seguimiento de la entrega de tu contenido en forma de impresión, fax, correo electrónico, PDF y más.
Riptide admite escenarios de integración de procesos dirigidos por el usuario y automatizados. Riptide se integra prácticamente con cualquier sistema ECM mediante la interfaz CMIS estándar o mediante la API REST. La integración con un proceso automatizado puede realizarse fácilmente con la API REST. En cualquiera de los dos casos, basta con designar los documentos necesarios, especificar los atributos deseados, como índice de contenidos, marcas de agua, ordenación de páginas, etc. y, a continuación, dar salida en uno o varios formatos al medio y método de entrega deseados.
