Una planta estandariza las operaciones
Fondo
Este gran estado cuenta con una operación centralizada en planta que brinda servicios de impresión y correo a múltiples departamentos y agencias. Querían consolidar y automatizar procesos para mejorar el tiempo de respuesta y reducir los errores.
Desafíos
Prácticamente sin estandarización, la planta tenía que lidiar con distintos formatos de flujo de impresión entrantes, incluidos AFP, PDF y LCDS. Las demoras en el procesamiento y el envío por correo provocaban que no se cumplieran los acuerdos de nivel de servicio establecidos por el departamento y, como los clientes no recibían los avisos y las facturas a tiempo, se demoraba la recepción de los pagos. Necesitaban adaptarse a todos los formatos, convertirlos a AFP e integrarlos con su sistema de flujo de trabajo existente.
Solución
CrawfordTech print stream transforms y Operations Express se implantaron e integraron con su flujo de trabajo y sistemas existentes, lo que dio lugar a un flujo de trabajo automatizado de principio a fin. El software de Crawford Technologies se instaló en un servidor centralizado para facilitar el acceso del personal.
El nuevo flujo de trabajo se inicia cuando la operación interna recibe los archivos y los datos. Los archivos MRDF se utilizan para identificar los componentes de las páginas y los documentos y para crear controles de documentos estándar, incluidos el contenido y la ubicación de los códigos de barras, los números de secuencia para los sobres con ventana y la determinación de reimpresiones, reparaciones manuales y devoluciones dañadas.
Los cambios y mejoras selectivos en los flujos de impresión entrantes incluyen:
- Eliminación y adición de códigos de barras para insertadores y optimización postal
- Extracción y/o reposicionamiento de bloques de direcciones
- Evaluación del perfil de la lista de puestos para determinar el procesamiento
- Creación de páginas de banner para configuraciones y controles.
- Conversión y normalización de flujos de impresión a AFP que contienen registros TLE con metadatos
- Creación de archivo de salida final con nuevos controles de fábrica y registro MRDF
La solución de CrawfordTech permite actuar sobre cualquier contenido de la página y enviar correos electrónicos para actualizar a los operadores con el estado de los errores y la finalización del trabajo. El proceso de reimpresión se ha automatizado y los trabajos permanecen activos hasta que se hayan completado todas las reimpresiones. Todos los trabajos, registros, archivos MRDF e información se encuentran comprimidos para facilitar el seguimiento y el análisis de la producción.
Resultados
Mediante un enfoque gradual, el estado ha implementado el nuevo flujo de trabajo en dos departamentos y ha visto mejorar los niveles de servicio y la satisfacción del cliente. Debido a que el proceso para enviar trabajos no ha cambiado, la adaptación ha sido sencilla y sin complicaciones. Están ansiosos por incorporar más departamentos y consideran que las soluciones de CrawfordTech brindan una base sólida para el crecimiento futuro.
