Una organización de servicios financieros ofrece archivos PDF accesibles

El desafío

La empresa almacenó el contenido en un repositorio IBM Content Manager OnDemand (CMOD) en formato AFP. Aunque su herramienta de composición admitía la conversión a PDF accesible, este enfoque habría requerido que todas las comunicaciones se convirtieran durante la composición y se almacenaran como PDF accesibles, lo que aumentaría significativamente el tiempo de procesamiento, la sobrecarga de infraestructura y los requisitos de almacenamiento. Además, esta solución solo habría funcionado con documentos posteriores, ya que los datos archivados previamente no se verían afectados.

Para mejorar la eficiencia y reducir los requisitos de almacenamiento y los costos relacionados, la cuenta quería explorar la viabilidad de crear archivos PDF accesibles (WCAG 2.0) sobre la marcha cuando lo solicitara un cliente, extrayendo la comunicación de los datos AFP almacenados en CMOD y creando y entregando un PDF accesible mientras se siguen almacenando los datos en formato AFP nativo. No querían modificar ni interrumpir su flujo de trabajo o entorno existentes, que funcionaban bien para ellos y sus clientes.

Uno de sus principales objetivos era garantizar una experiencia positiva para el cliente, un factor importante en un mercado altamente competitivo. Con eso en mente, definieron un umbral de rendimiento de no más de unos pocos segundos por documento para convertir y entregar el PDF accesible cuando se realiza una solicitud.

La solución

Después de una revisión exhaustiva del entorno, el flujo de trabajo y los documentos actuales, CrawfordTech desarrolló una prueba de concepto con datos de muestra para validar el proceso de principio a fin, evaluar el rendimiento y evaluar la calidad de los archivos PDF accesibles resultantes. Para cumplir con los requisitos de rendimiento y manejar el volumen esperado, incluidos los picos estacionales, y para permitir la conmutación por error y la redundancia, CrawfordTech recomendó que la solución se distribuyera en 19 servidores.

AccessibilityNow Transactional se implantó con los transformadores de flujo de impresión de CrawfordTech para convertir automáticamente AFP a PDF Accesible cuando se solicite. La solución está integrada con el repositorio CMOD de la empresa, lo que da lugar a un flujo de trabajo integral que se basa en los procesos y el entorno existentes que la empresa quería mantener, y los amplía.

Con las soluciones de accesibilidad de CrawfordTech, la configuración de etiquetas de accesibilidad, la creación de texto alternativo, la definición del orden de lectura y la determinación de otros parámetros de accesibilidad se realizan sobre la estructura subyacente de cada tipo de documento. Utilizando este enfoque basado en plantillas, el tiempo de configuración se reduce al mínimo, e incluso los documentos transaccionales más complejos pueden etiquetarse adecuadamente para que la comunicación pueda navegarse fácilmente con tecnología de asistencia. Nuestra arquitectura MasterOne, que se encuentra bajo el capó de AccessibilityNow Transactional, admite múltiples formatos de salida accesibles desde una única configuración, lo que ahorra tiempo y dinero. Si esta empresa quiere ofrecer otro formato en el futuro, como HTML accesible, o un formato alternativo tradicional como braille o letra grande, no tendría que volver a etiquetar los mismos documentos.

Resultados

Los clientes que solicitan un archivo accesible, ya sea de un registro archivado previamente o para una nueva comunicación, ahora reciben un PDF accesible con el formato correcto (WCAG 2.0) en cuestión de segundos. Debido a que el flujo de trabajo subyacente sigue siendo el mismo, la implementación, la capacitación y la aceptación interna de los usuarios fue rápida y sencilla.

La empresa ha calculado que ahorrará decenas de millones de dólares a lo largo de treinta años en costes de almacenamiento reducidos al crear archivos PDF accesibles después de su composición, a pedido.