Una organización de servicios de impresión automatiza la producción
Fondo
Esta gran organización de servicios de impresión distribuida internacionalmente es una de las empresas de correo más importantes de Norteamérica y produce un porcentaje significativo del correo internacional. Ofrece una amplia gama de servicios, que incluyen redacción de documentos, presentación electrónica, impresión, optimización del franqueo, marketing, correo y servicios relacionados.
El desafío
La empresa produce más de mil millones de documentos impresos y electrónicos al año. La capacidad de aceptar archivos en distintos formatos de una variedad de clientes, y de procesarlos y generarlos para su impresión, presentación electrónica y archivo a través de un flujo de trabajo automatizado es esencial para su rentabilidad y crecimiento.
La solución
Crawford Technologies trabajó con esta organización para evaluar sus necesidades en relación con su actual infraestructura internacional y multisede, teniendo en cuenta los picos de producción, los flujos de trabajo integrales y los requisitos de redundancia del sistema, así como sus expectativas de crecimiento. Necesitaban una solución que pudiera llamarse vía API e integrarse fácilmente en su ADF para utilizarla en cada una de sus instalaciones y gestionar todos los flujos de datos posibles y admitir un número ilimitado de dispositivos de impresión y acabado. La solución consistió en un despliegue de las soluciones de transformación y reingeniería de documentos Operation Express de Crawford Technologies junto con los productos de archivado DDA de Crawford Technologies.
Cómo funciona
El proveedor de servicios utiliza los productos de Crawford Technologies de cuatro formas principales:
1 – Preparación de documentos para la fábrica de producción
Una de las razones clave del éxito de esta organización es que prepara electrónicamente todos los documentos de forma coherente y optimizada desde el punto de vista operativo. Crawford Technologies Operations Express se utiliza para analizar automáticamente cada tipo de documento que se recibe. Esta evaluación utiliza reglas de negocio para extraer datos e incrustar metadatos críticos en TLEs y registros no-op en cada página de cada documento. A continuación, los sistemas posteriores se basan en estos metadatos para la planificación de la producción, la optimización del franqueo, la programación de la producción y el encaminamiento al equipo de producción más rentable. Todo se determina electrónicamente y sin intervención humana.
2 – Optimización de la velocidad de visualización de documentos electrónicos
Muchos de los clientes de esta organización consiguen importantes ahorros de producción y franqueo utilizando la presentación electrónica desde su archivo de documentos. La empresa utiliza la tecnología de archivo DDA de Crawford Technologies para almacenar los documentos de sus clientes en su formato de archivo de impresión nativo, normalmente AFO, y para luego recuperar los mismos archivos sobre la marcha y convertirlos a PDF para su presentación a los clientes finales mediante la integración con los sitios web de sus propios clientes.
3 – Optimizado para la producción de inyección de tinta a color
Con el crecimiento de la impresión de tinta a todo0 color, elementos como imágenes, logotipos, gráficos y otros contenidos gráficos se incluyen como imágenes en el archivo de impresión. Este uso de imágenes gráficas en los archivos de impresión ahorra dinero en formularios preimpresos y proporciona un contenido personal y relevante más atractivo en el documento de cada cliente. Sin embargo, estas imágenes de alta resolución son grandes y pueden aumentar el tiempo de conversión de AFP a PDF para la presentación electrónica de documentos. Trabajando con esta organización, Crawford Technologies implantó técnicas que utilizan imágenes preconvertidas, lo que redujo significativamente los tiempos de procesamiento y el número de servidores que necesitarían para obtener un tiempo de respuesta aceptable en la presentación electrónica. Aprovechar esta capacidad ha dado lugar a mejoras de velocidad de hasta el 1.000%.
4 – Minimización del almacenamiento de archivos
Uno de los mayores costes asociados con los archivos es la cantidad de almacenamiento necesaria para almacenar los datos. Otro factor importante es la validez de los datos como representación verdadera de los mismos en un momento específico.
Para minimizar el almacenamiento, la tecnología DDA de Crawford Technologies utiliza compresión e indexación inteligentes para archivar el fichero de impresión original. Esta técnica logra la mejor compresión disponible y suele producir archivos entre un 25% y un 90% más pequeños que el archivo de impresión AFP original. En un caso, el tamaño de un archivo listo para imprimir de 1 millón de páginas y 20 Gigabytes se redujo a 2 Gigabytes.
Para abordar la validez de los datos, el archivo de impresión original se guarda en el archivo DDA. Esto garantiza que el archivo que genera la salida impresa es el que se ha guardado. Incluye datos valiosos como comandos de selección de bandeja, comandos de acabado y otros datos que serían necesarios para producir ese documento exactamente como se generó y envió originalmente. Muchas normativas requieren la producción de documentos como facturas, recibos, estados de cuenta y otros documentos como el registro fiel de las relaciones y las finanzas, por lo que la capacidad de reproducir estos documentos con verdadera fidelidad es fundamental.
Resultados
Al trabajar con Crawford Technologies, esta organización ha podido alcanzar su objetivo original de implantar un proceso de producción automatizado altamente eficaz que les proporcione un ahorro significativo a ellos y a su cliente. Han podido reducir los gastos de envío, conseguir más con menos recursos y disminuir los gastos en hardware e infraestructura.
