Una compañía de seguros de salud implementa la accesibilidad de documentos
Fondo
Esta gran compañía de seguros de salud de Estados Unidos necesitaba proporcionar documentos accesibles a sus clientes ciegos, con visión parcial o con discapacidades cognitivas. Sabía que debía cumplir con regulaciones como la Ley de Rehabilitación, Sección 508, Actualización de las TIC y la ACA, y también creía que todos sus clientes deberían tener acceso igualitario e independiente a las comunicaciones vitales.
El desafío
Prácticamente todos los documentos de sus clientes se entregaban a través de la web y se almacenaban en un sistema de gestión de contenido empresarial en formato AFP y presentados electrónicamente en HTML y PDF. La compañía de seguros necesitaba una solución que se integrara con su sistema ECM y que pudiera gestionar grandes volúmenes de documentos complejos, como explicaciones de beneficios, estados de cuenta y facturas. Querían asegurarse de que la arquitectura de la solución y las licencias les proporcionaran una base flexible y escalable para respaldar el crecimiento y la evolución futuros del negocio.
Al considerar las opciones de formatos accesibles, la empresa decidió ofrecer tanto PDF accesible como HTML5 accesible, ya que sus clientes ya confiaban en ePresentment para sus comunicaciones. Reconocieron que, si bien HTML5 accesible podría ser el formato preferido para documentos como facturas, las comunicaciones de varias páginas, como las explicaciones de beneficios, serían más adecuadas para PDF accesible.
Necesitaban automatizar la conversión de sus flujos de impresión AFP a PDF accesible y HTML5 accesible con total integridad del documento, garantizando que toda la información coincidiera exactamente con el original, estuviera en el orden de lectura adecuado y pudiera consumirse fácilmente con tecnología de asistencia.
La solución
Con su innovadora Arquitectura MasterONE, CrawfordTech pudo soportar ambos formatos accesibles desde una única configuración, ahorrando tiempo y dinero. Utilizando AccessibilityNow Gateway, una API de repositorio de contenidos para cualquier repositorio compatible con CMIS, Crawford Technologies pudo integrarse con su sistema ECM e implantar una base técnica tanto para sus necesidades empresariales inmediatas como para sus requisitos futuros. Las soluciones funcionan conjuntamente para transformar automáticamente los archivos AFP a PDF Accesible o HTML5 Accesible, conservando al mismo tiempo el archivo AFP nativo dentro del sistema ECM.
AccessibilityNow Designer proporciona una interfaz gráfica de usuario fácil de usar para que el personal pueda etiquetar fácilmente los documentos, determinar el orden correcto de lectura y comprobar los resultados en pantalla. Los servicios profesionales y los equipos de accesibilidad de documentos de CrawfordTech proporcionaron servicios de consulta, personalización e implantación y formación, garantizando una transición fluida mientras la empresa continuaba con los procesos en curso.
Resultados
Cuando un cliente solicita un PDF accesible o un HTML5 accesible, el archivo se convierte al instante al formato deseado, conservando el contenido del documento mientras se transforma a un formato que permite su lectura mediante tecnología de asistencia. El servicio de atención al cliente puede acceder fácilmente al mismo documento, con la información personal y confidencial debidamente redactada para garantizar la privacidad.
Al continuar almacenando sus documentos en formato AFP, la empresa se beneficia de necesitar menos espacio de almacenamiento, al tiempo que garantiza que todos los documentos se puedan convertir fácilmente a PDF accesible o HTML5 accesible, independientemente de si un cliente necesita un formato accesible ahora o en el futuro.
Esta compañía de seguros de salud ahora cumple con las regulaciones, incluidas la ACA y la actualización de las TIC de la Sección 508, y se beneficia de las eficiencias de un flujo de trabajo estrechamente integrado. Lo más importante es que ninguno de sus clientes enfrenta discriminación al acceder a comunicaciones importantes.
