Un proveedor de soluciones financieras automatiza su flujo de trabajo

Su centro de impresión, ubicado en una ubicación central, utiliza tecnología de inyección de tinta para producir y enviar por correo estados de cuenta y otros materiales. Debido a que el volumen de producción es muy alto y deben cumplir con los acuerdos de nivel de servicio establecidos por las normativas, este proveedor había implementado el sistema de flujo de trabajo de producción Océ PRISMA de Canon para lograr la máxima eficiencia de producción.

El desafío

La empresa de beneficios financieros había invertido en el software de optimización postal Satori que necesitaba integrarse con su flujo de trabajo y entorno de producción. Dado que la integración debía admitir seis tipos de documentos diferentes, incluidas siete versiones diferentes de declaraciones de impuestos 1099, existían desafíos para poder crear con éxito una solución completamente integrada.

La solución

Crawford Technologies recomendó que Operations Express se integrara con el sistema de flujo de trabajo Canon Océ PRISMAproduction y su software de optimización postal, vinculando eficazmente ambos sistemas. Para gestionar todos los tipos de documentos y proporcionar un alto grado de automatización, el equipo de servicios profesionales de CrawfordTech creó un proceso de varios pasos que normalizaba los flujos de impresión específicos de la aplicación y proporcionaba un flujo de trabajo estándar para admitir tipos de documentos adicionales y permitir futuras mejoras del flujo de trabajo.

El proceso

El primer paso del flujo de trabajo consiste en extraer los datos del bloque de direcciones, guardar esa información, incluidas las fuentes y la posición de la dirección, y eliminarla de la página original. Esta información se pasa luego al proceso de optimización postal de Satori, que actualiza el registro de dirección individual o establece un indicador para indicar que la optimización postal ha fallado para ese registro.

En el siguiente paso, el flujo de trabajo estándar agrega automáticamente la información de la dirección actualizada a los documentos correctos y divide el archivo original en función de si la dirección se actualizó o no. Luego, la salida se dirige a los flujos de trabajo de archivo o impresión posteriores, en función del éxito o el fracaso de la optimización postal. Además, se permite la transmisión y combinación de trabajos, o la segmentación de trabajos muy grandes, para optimizar la salida en varios dispositivos y automatizar aún más los procesos de posproducción. Por ejemplo, se crean diferentes paquetes en función de la cantidad de páginas de cada documento para que la salida se pueda distribuir de forma inteligente en función de los tamaños de sobre necesarios para el envío. La salida se modifica automáticamente para incluir páginas de banner para clientes, códigos de barras e índices para archivar.

Además, los procesos de optimización permiten equilibrar la carga de impresión; el enrutamiento de diferentes tipos de documentos a los dispositivos de inserción automatizados adecuados según la cantidad de páginas por paquete; la creación automatizada de códigos de barras operativos, índices y metadatos para el archivo de documentos; páginas de banner para documentos específicos de clientes; y más.

Debido a que la solución de CrawfordTech debía integrarse con un entorno de flujo de trabajo basado en Linux, se desarrolló una convención de nomenclatura estándar para que los componentes se puedan agregar fácilmente sin realizar cambios. Todo el sistema se diseñó de manera que las actualizaciones de software y los nuevos módulos se puedan implementar con un mínimo esfuerzo y sin interrumpir la producción en curso.

Resultados

Una vez que se completó la implementación inicial, el proveedor pudo producir todas las declaraciones 1099 en dos semanas, cumpliendo con los plazos impuestos por el gobierno para la impresión y el envío de estos documentos. Las entradas del flujo de trabajo de múltiples plataformas ahora están integradas en un flujo de trabajo único de principio a fin, lo que da como resultado un proceso altamente automatizado, lo que le permite a esta empresa cumplir con plazos rigurosos, mantener sus procesos ágiles y eficientes y ahorrar costos operativos.