Un proveedor de servicios amplía sus capacidades de producción
Fondo
Esta gran organización de distribución internacional ofrece soluciones integrales de tecnología y servicios de pago a empresas de todos los tamaños. Llevan aproximadamente el 50% de su migración a tecnologías de impresión de inyección de tinta a todo color, que han implantado en sus 2 grandes centros de producción. El proveedor de servicios lleva varios años utilizando las soluciones de transformación del flujo de impresión de Crawford Technologies. Reciben archivos de sus clientes en varios formatos, como AFP, Xerox Metacode, Xerox LCDS, PDF, PCL y PS, y los convierten a AFP para imprimirlos y a PDF para archivarlos.
El desafío
Recientemente, el proveedor de servicios tuvo la oportunidad de encargarse de un gran proyecto que implicaría el procesamiento de más de 800 millones de documentos cada año. Los archivos entrantes constaban de aproximadamente 50 grupos de productos de impresión, como declaraciones, documentos fiscales, cheques y otros documentos, que se distribuían al proveedor en cerca de 1500 combinaciones únicas de archivos de impresión. Por ejemplo, las declaraciones podían tener 45 o más variaciones de procesamiento en función de los atributos de producción y manipulación necesarios para este tipo de trabajo. Aunque todas las especificaciones estaban integradas en el archivo de impresión, normalmente en una página de banner, esto no se hacía de forma coherente en los diferentes grupos de productos o archivos.
Los archivos de impresión ya compuestos requerían una reingeniería exhaustiva, que incluía la aplicación de nuevos códigos de barras, el intercambio de imágenes y su sustitución por imágenes en color, y la eliminación y adición de páginas de banner. No solo era esencial que se cumplieran estos requisitos, sino que el proveedor necesitaba implementar un proceso automatizado que fuera confiable y rápido, sin margen de error.
El proceso empleado en ese momento por el proveedor de servicios consistía en crear una capa de interfaz que se utilizaba para estandarizar la impresión entrante según una convención que se ajustara a sus necesidades de producción. Esta capa dependía de API desarrolladas internamente para extraer datos del archivo de impresión e insertar los datos modificados en el flujo AFP. Normalmente, un programador necesitaría entre 20 y 40 horas por archivo para crear la capa de interfaz y las API personalizadas. Dado el alcance y la complejidad de este nuevo proyecto, no era práctico ni económico continuar con este enfoque.
Solución
CrawfordTech trabajó con este cliente para evaluar sus necesidades en relación con su infraestructura y licencias actuales, teniendo en cuenta los picos de producción estacionales y la redundancia, así como sus expectativas de crecimiento. Tras un análisis exhaustivo, el proveedor de servicios optó por añadir Operations Express para ampliar su rendimiento de producción y añadir más funcionalidad a sus soluciones de transformación de Crawford Technologies. Su configuración de licencias les permitió probar y actualizar rápidamente sin afectar a la producción en curso, garantizando una transición sin problemas.
Resultados
Con su conjunto de soluciones actualizado, pudieron asumir este gran proyecto, utilizando un proceso automatizado altamente eficiente con su solución CrawfordTech para rediseñar y procesar con éxito los archivos entrantes.
El tiempo medio de configuración se redujo inmediatamente a la mitad: de 20 a 40 horas por archivo de entrada a entre 10 y 20 horas. Con más experiencia, ahora dedican solo entre 5 y 10 horas por archivo, lo que les permite ahorrar tiempo y aumentar su productividad y sus ganancias.
Al realizar un análisis de beneficios de alto nivel, el uso de Operations Express nos ahorró 250.000 dólares en gastos de mano de obra y redujo nuestro tiempo de embarque en 6 meses para esta conversión. En resumen, el producto se amortizó casi inmediatamente.
