Un proveedor de comunicaciones agiliza su flujo de trabajo
Fondo
Este proveedor de servicios con sede en EE. UU. se especializa en brindar comunicaciones críticas con los clientes para sectores como la atención médica, las finanzas, los servicios públicos, las telecomunicaciones y la cobranza, donde la seguridad, la precisión y el cumplimiento son esenciales. Imprimen más de mil millones de páginas por año y envían casi 500 millones de paquetes por correo, por lo que intentan que su proceso de producción sea lo más eficiente posible.
El desafío
La empresa recibe archivos de varios clientes en distintos formatos y con distintos requisitos de producción. Dado que contaban con una combinación de prensas de hojas sueltas y de alimentación continua, necesitaban imprimir tanto en formato PDF como AFP y, cuando fuera posible, combinar y estandarizar trabajos que eran demasiado pequeños para imprimirlos en sus dispositivos de alimentación por bobina.
Un componente vital de sus requisitos era que la solución fuera flexible y escalable para soportar futuras versiones de software, cambios en los equipos y el crecimiento y la evolución de su negocio.
La solución
CrawfordTech implementó una selección de productos para convertir los flujos de impresión entrantes a PDF o AFP y rediseñar los archivos para lograr una mayor automatización y eficiencia. El proceso de flujo de trabajo se inicia automáticamente al recibir un archivo .zip que contiene cualquier cantidad de archivos PDF individuales, así como un archivo MRDF que se utiliza para extraer información del trabajo.
Una vez descomprimidos los archivos, un proceso automatizado verifica que el recuento de registros MRDF y el recuento de documentos PDF coincidan, colocando los archivos que no coincidan en una carpeta de errores y generando un correo electrónico de notificación. Luego, el proceso llama a la API REST para recuperar las instrucciones necesarias para procesar los trabajos.
Los valores y parámetros de la API REST incluyen:
- El nombre de archivo individual original para cada documento
- El nombre y la identificación del cliente
- El tipo de paquete según los requisitos de envío/correo
- El código de facturación del cliente
- Una determinación de cuántas páginas hay en cada documento.
- Tipo de impresora (alimentación por rollo o por hojas sueltas)
- Si el trabajo se va a imprimir a una cara o a doble cara, incluida la adición de una página en blanco para garantizar que todos los documentos tengan un número par de caras.
- Cómo agregar códigos de barras 2D en la ubicación correcta para los insertadores
- Agregar color completo y/o convertir color a escala de grises
- Creación de encabezados de visualización y páginas de banner
- Cambiar el tamaño de páginas no estándar
- Extracción de la dirección de correo del documento. La dirección de correo se almacena para su uso posterior.
- Otros parámetros para facilitar y hacer el seguimiento de la salida
Si algún PDF individual falla en este proceso, se colocará en la carpeta fallida y se enviará una notificación por correo electrónico.
Los trabajos listos para imprimir se colocan en carpetas de trabajo para distintos tamaños de sobre (estándar, 6” x 9” o plano) según la cantidad de páginas. En este punto, el proceso concatenará el resultado en archivos individuales, creará un nuevo archivo MRDF y un texto de resumen para la facturación, y comenzará a procesar los trabajos.
Resultados
Este cliente ha automatizado su flujo de trabajo y ha mejorado el tiempo de respuesta, al tiempo que ha reducido los errores. El flujo de trabajo modificado es completamente transparente para sus clientes y no requirió cambios significativos en su infraestructura o procesos estándar.
