Un gran proveedor de servicios de impresión optimiza archivos PDF

El desafío

El reto al que se enfrentaba esta imprenta era que muchos de sus archivos PDF tardaban horas en procesarse o incluso fallaban, lo que ralentizaba o interrumpía todo el proceso de producción. El impacto en la eficiencia y, en última instancia, en la rentabilidad era significativo, ya que los archivos PDF problemáticos provocaban retrasos en otros trabajos y ponían en riesgo la entrega a tiempo a sus clientes.

Si bien el PSP contaba con un producto existente para ayudar a administrar archivos PDF, este no satisfacía sus necesidades y no era compatible con un entorno de producción de gran volumen y rápida respuesta.

Según su director de operaciones, “Estábamos probando un producto basado en MS Windows que dependía de una interfaz gráfica de usuario y procesaba todo a través del formato PDF internamente. Pensamos que, como utilizaba PDF como formato de procesamiento interno, cumpliría con nuestros requisitos de rendimiento de producción y con nuestros requisitos de producir archivos PDF correctamente estructurados para lograr la máxima productividad. Pero muchos de nuestros archivos PDF aún tardaban demasiado en procesarse e imprimirse.

Cada vez más clientes nos envían archivos de impresión en formato PDF y esperan que podamos procesarlos correctamente. Nos sentíamos muy frustrados por nuestra capacidad para gestionar adecuadamente estos archivos PDF mal formados y optimizarlos para satisfacer nuestras necesidades de producción. Incluso estábamos considerando agregar servidores adicionales o actualizar los que teníamos en un intento de acelerar el procesamiento. Y necesitábamos algo que pudiéramos integrar con nuestros sistemas de flujo de trabajo existentes, algo que no existía y que contribuía a las ineficiencias generales”.

Solución

Tras evaluar sus archivos y su flujo de trabajo actual, Crawford Technologies recomendó un conjunto combinado de productos que optimizaría y mejoraría sus archivos PDF para maximizar el rendimiento de todos los aspectos de su producción de impresión. Se instaló una prueba de concepto en las instalaciones del cliente para que pudiera realizar una evaluación completa y asegurarse de que se integraría con sus sistemas actuales.

Según su Director de Operaciones, Crawford Technologies era el único proveedor capaz de satisfacer todos sus requisitos:

• Minimizar el tamaño de archivo PDF para un procesamiento más rápido y más eficiente
• Optimización de archivos PDF para impresión, incluida la eliminación de elementos gráficos repetitivos, la estandarización de la estructura del PDF, la eliminación de fuentes repetitivas con nombres diferentes, la eliminación de conjuntos de caracteres de fuentes mal estructurados y
• Apoyar la integración perfecta con su sistema de flujo de trabajo existente, incluida la facilitación de recuentos de páginas, recuentos de hojas, tamaños de trabajos y el suministro de otras estadísticas operativas y de facturación.

Resultados

El proveedor de servicios de impresión experimentó una reducción significativa en el tiempo de procesamiento de sus archivos PDF en varios puntos del flujo de trabajo de producción. Los archivos que antes tardaban 7 horas en procesarse ahora se procesan en menos de 20 minutos, lo que supone una mejora significativa. Se necesitan menos recursos para preparar, solucionar problemas y modificar los archivos PDF, lo que ahorra tiempo y dinero adicionales. Además, ya no necesitan considerar actualizaciones costosas de sus servidores en un intento por mejorar la velocidad de procesamiento.

“Nos sorprendió la productividad y flexibilidad del software de CrawfordTech. El procesamiento más rápido de los archivos más problemáticos fue notable, pero hemos experimentado mejoras significativas en la productividad para todos nuestros tipos de archivos PDF. Y como podemos invocar su software desde un script, desde una línea de comandos o mediante una llamada API, tenemos la flexibilidad de producción y la integración que necesitamos. También se integra muy bien con los demás módulos de nuestro sistema de flujo de trabajo. Realmente han pensado en todo en términos de los datos y métodos que necesitaríamos para integrar su producto en nuestro sistema de flujo de trabajo de producción existente”.

Más que un simple proveedor de software, Crawford Technologies escucha las necesidades específicas que tenemos en nuestro entorno. Los conocimientos y la experiencia del mundo real que aporta el equipo de Crawford Technologies son de primera categoría. Es refrescante oír ‘Oh, ya me he encontrado con esto antes. Sé cómo corregirlo’.