Proveedor de servicios de impresión agiliza el flujo de trabajo

Estandarización mínima

Con el tiempo, CCS adoptó muchos procedimientos de los clientes. Se enorgullecían de lograr transiciones perfectas para sus clientes al adoptar los procesos de producción de documentos de sus clientes. Desafortunadamente, esta práctica dio como resultado cientos de instrucciones de configuración de impresoras y modos de inserción que dependían demasiado del conocimiento del operador. Los mismos trabajos se ejecutaban de manera diferente en cada instalación y los operadores de los equipos realizaban ajustes a nivel de la máquina sin un punto de control central.

CCS estaba rastreando métricas operativas para medir la eficiencia de su operación de producción, pero la recolección de datos era mayoritariamente manual. Los operadores y gerentes ingresaban la información a mano, lo que generaba errores e inconsistencias en los datos. El director de tecnología, John Slaney, estimó que el personal dedicaba más tiempo a resolver errores que a analizar los datos básicos.

“Necesitábamos un sistema de flujo de trabajo más sólido que nos permitiera gestionar múltiples instalaciones”, afirmó Slaney. “Nuestro proceso de conciliación manual requería que dividiéramos trabajos grandes en segmentos manejables, lo que generaba un exceso de tiempo, angustia y trabajo administrativo para equilibrarlos”.

Búsqueda de una solución

Finalmente, un nuevo cliente llevó a CCS a un nivel de control de calidad Six Sigma y la empresa reconoció que necesitaba una solución que uniera todos los procesos de producción. Querían integrar y estandarizar sus procesos sin deshacer todos los procedimientos y programas que habían estado en funcionamiento durante muchos años, especialmente un sistema ERP creado internamente llamado OPALS que era la columna vertebral del flujo de trabajo y estaba vinculado a los sistemas de contabilidad de CCS. También era fundamental una solución que permitiera a CCS seguir utilizando la solución de gestión de impresión PRISMA de Canon, de la que dependían para la impresión de producción diaria.

La empresa revisó todas las opciones disponibles, buscando algo que les permitiera aprovechar sus activos actuales y los conocimientos que habían desarrollado. No querían reconfigurar sus procesos para adaptarlos a la herramienta de flujo de trabajo. Tras una exhaustiva búsqueda, CCS eligió PRO Conductor de Crawford Technologies. Su decisión les permitiría pasar de un entorno que dependía de sistemas desconectados y de la recopilación manual de datos a un entorno automatizado que permite a la empresa seguir creciendo sin dejar de ofrecer el nivel de servicio y eficiencia que esperan sus clientes.

PRO Conductor permite a CCS recopilar toda la información que residía en las máquinas de producción o en varios servidores y almacenarla en un repositorio central para su visualización inmediata en el tablero de PRO Conductor y la elaboración de informes consolidados. El cuadro de mandos de PRO Conductor también permite a CCS controlar los trabajos de principio a fin para los tres centros.
Los proveedores de servicios de impresión/correo suelen procesar un conjunto diverso de solicitudes, y éste era el caso de CCS. El trabajo entra en la organización como impresión compuesta, datos sin procesar o imágenes de impresión. PRO Conductor admite todos estos métodos de entrada de datos, lo que ahorró a CCS «probablemente años» de esfuerzos de programación personalizada, según el Sr. Slaney.

“Hemos pasado de ser una empresa de impresión y correo a una empresa de documentos.
empresa procesadora con un flujo de trabajo optimizado y automatizado”.
– John Slaney, director de tecnología de soluciones críticas de contenido

Curiosamente, CCS descubrió datos sobre su propio sistema de producción que, hasta que se pasaron a PRO Conductor, habían permanecido ocultos. Por ejemplo, CCS calculó y presupuestó algunos trabajos de acuerdo con un proceso de producción de inyección de tinta en bobina. Se sorprendieron al saber que, en realidad, el trabajo se ejecutaba en impresoras de alimentación de hojas. La empresa tuvo que reconfigurar algunos trabajos para que coincidieran con las decisiones de mejores prácticas que habían adoptado los empleados de la planta de producción.

Resultados

Las mejoras en el flujo de trabajo de producción de CCS han sido significativas. Desde que instaló PRO Conductor, CCS puede redistribuir fácilmente el trabajo cuando es necesario, por ejemplo, cuando los equipos están averiados. PRO Conductor comprueba que el centro receptor dispone de los materiales necesarios para el trabajo y puede trasladar el trabajo de un centro de producción a otro.

Ahora CCS produce trabajo con el nivel de calidad Six Sigma requerido, combinado con métricas e informes relevantes. La dirección puede examinar sus procesos históricamente y realizar ajustes de procesamiento que mejoran la productividad, la calidad y el margen de beneficios. Han eliminado las intervenciones manuales que a veces abrían la puerta a problemas, y han mejorado la productividad. Como ejemplo, el Sr. Slaney señala un gran trabajo que antes de implantar PRO Conductor duraba siete días. Ahora el mismo trabajo se procesa en 36 horas.

Como era de esperar, CCS ha integrado las prensas de inyección de tinta Canon, las insertadoras BlueCrest y Bell + Howell, Prisma y el sistema OPALS de CCS en un único punto de control: el PRO Conductor de Crawford Technologies. En caso de que se desarrolle una nueva tecnología de procesamiento de documentos que les ayude a alcanzar sus objetivos, CCS confía en poder integrar esos nuevos componentes con la misma facilidad.

Para hacer frente a COVID-19, CCS ha aprovechado el cuadro de mandos PRO Conductor para trasladar la producción de unas instalaciones a otras en función de las fluctuaciones de la mano de obra y la disponibilidad de material.

Dado que PRO Conductor permite estandarizar los procedimientos, CCS sabe que puede procesar los trabajos de forma correcta y coherente, independientemente de los empleados que los ejecuten. Esta confianza y flexibilidad es muy beneficiosa en tiempos de interrupción laboral, como una pandemia, que impide a algunos empleados acudir al trabajo.

Algunos clientes de CCS realizan auditorías periódicas, en las que los clientes verifican cómo CCS ha completado el trabajo, hasta el nivel de pieza de correo. Dar a los auditores un acceso limitado al sistema PRO Conductor ha reducido el tiempo necesario para realizar una auditoría. Ahora los inspectores pueden completar su trabajo en unas pocas horas, una tarea que antes les llevaba varios días. Los clientes están encantados.

Más resultados

Ahora que los procesos están estandarizados y controlados por PRO Conductor, la incorporación de los clientes es más rápida y sencilla. Las reimpresiones están ahora completamente automatizadas, lo que ha mejorado la puntualidad del trabajo. Y CCS puede ahora medir con precisión el rendimiento de los dispositivos y los empleados.

Una estrategia que emplean muchas operaciones de impresión a medida que pasan a las prensas de inyección de tinta de alta velocidad es la consolidación de trabajos pequeños. En el caso de aplicaciones como facturas o estados de cuenta, CCS debe realizar un seguimiento y verificar cada página de cada documento en cada paso del procesamiento. La rendición de cuentas al 100 % suele ser difícil cuando se combinan trabajos.

Sin embargo, con PRO Conductor, CCS combina pequeños trabajos con confianza. Verifican automáticamente la integridad de los envíos y hacen un seguimiento del trabajo, incluso si han combinado varios trabajos pequeños en unidades de trabajo mayores. Los trabajos de pequeño volumen que los proveedores de servicios de impresión deben aceptar a menudo de los clientes para conseguir sus trabajos grandes se realizan ahora mediante el flujo de trabajo automatizado. Antes, muchos trabajos pequeños se montaban a mano.

Otro ejemplo de las ventajas de las que ha disfrutado CCS tras la conversión a PRO Conductor es la tasa de rechazo de trabajos, que ha disminuido un 200%. El rechazo se produce cuando un trabajo está desequilibrado y no se puede encontrar el error. La solución para la mayoría de los talleres es desechar el trabajo y volver a ejecutarlo. Si el franqueo se aplicó por contador, la operación de impresión/envío puede reclamar el franqueo aplicado a las piezas no enviadas, pero se trata de una operación manual. El USPS sólo reembolsa el 80% del franqueo aplicado a los sobres que no se enviaron por correo, por lo que reducir el porcentaje de rechazos disminuye simultáneamente la carga de trabajo y reduce los costes.

La transición a PRO Conductor fue la culminación de un enorme cambio en la forma en que CCS procesaba el trabajo de los clientes. Con unas plataformas de impresión y encarte más eficaces, unidas al flujo de trabajo automatizado y al control de calidad que proporciona PRO Conductor, CCS puede añadir fácilmente nuevos clientes y volumen sin temor a que un sistema de control de producción fragmentado ponga en peligro el trabajo.

El Sr. Slaney estimó que «ahora hacemos un 40% más de trabajo sin añadir equipos ni mano de obra gracias al aumento de eficacia que nos ha proporcionado la adopción de PRO Conductor de CrawfordTech».

Para obtener más información sobre PRO Conductor de John Slaney, Director Técnico de Content Critical Solutions, visita: https://bit.ly/ContentCritical2020