Proveedor de servicios de impresión acelera procesamiento complejo de PDF

La División de Comunicaciones Críticas (CCD) de Wright es una operación SOC 2 Tipo 2 que se especializa en el procesamiento y la entrega multicanal de información confidencial y de identificación personal (PII) que respalda múltiples industrias, entre ellas: atención médica, banca, servicios públicos, cobranzas y más.

Wright CCD, que se centra en el correo transaccional impreso de primera clase de USPS, ofrece comunicaciones críticas, variables y de gran volumen con los clientes a través de una fábrica de documentos automatizada, lo que minimiza el acceso a los datos y maximiza la eficiencia. Normalmente procesa trabajos complejos que requieren una programación e integración personalizadas, lo que diferencia a Wright CCD de las típicas «empresas de correo».

El desafío

Los tiempos de respuesta rápidos son fundamentales para que Wright CCD cumpla con sus acuerdos de nivel de servicio (SLA). La incorporación y automatización de trabajos comienza tan pronto como los datos del cliente llegan a su plataforma de transferencia segura de archivos. En un tiempo promedio de 15 minutos desde el principio hasta el final, el flujo de trabajo incluye la verificación de reglas de integridad de datos y negocios, procesamiento CASS/NCOA, transformación y composición de datos, creación de archivos de impresión, actualización de la plataforma ERP, creación de PDF electrónicos y notificaciones por correo electrónico o API. El tiempo de respuesta estándar de SLA de Wright CCD es de 9 a. m. y se envía el siguiente día hábil por correo, lo que hace que el rendimiento sea fundamental.

Con el aumento del uso de archivos PDF, el negocio de Wright CCD ha evolucionado desde aceptar únicamente varios formatos de datos estructurados (.csv, xml, json, etc.) a aceptar formatos PDF. Debido al aumento de los volúmenes de archivos PDF complejos, especialmente durante la temporada de impuestos, se hizo evidente que sin una solución de automatización de alto rendimiento para procesar el aumento, Wright CCD no cumpliría con los acuerdos de nivel de servicio de sus clientes.

El equipo de Wright CCD implementó y probó varias soluciones para agregar datos de archivos externos o extraer datos y rediseñar los archivos PDF. Si bien estas soluciones podían procesar archivos PDF, eran demasiado lentas para cumplir con las expectativas de rendimiento de Wright CCD. De hecho, una solución tardó 3 días en procesar una aplicación de prueba en 2 servidores. Wright CCD aceleró su búsqueda para encontrar una solución que cumpliera con sus complejos requisitos de procesamiento de archivos PDF.

La solución

Wright CCD probó una combinación de soluciones de Crawford Technologies, Operations Express y su componente, PDF Accelerator, para ejecutar un conjunto de operaciones complejas de procesamiento de PDF, que incluían la optimización y división de archivos PDF, así como la extracción de datos. Estas soluciones cumplieron las expectativas de procesamiento de Wright CCD, produciendo resultados de alto rendimiento y sin errores. Operations Express y PDF Accelerator no sólo permitieron a Wright CCD cumplir sus SLA, sino que además no causaron ninguna interrupción en sus procesos y flujos de trabajo existentes.

Operations Express, la solución de reingeniería de documentos de Crawford Technologies, aumenta la eficacia operativa utilizando su avanzado motor de transformación de documentos para aprovechar los flujos de impresión de producción existentes y agilizar la producción de impresión y correo. Facilita la optimización de la producción con códigos de barras de integridad, extracción de datos y contenidos valiosos para la limpieza de direcciones, indexación de documentos, análisis, etc. Operation Express también admite la división de archivos grandes en varios archivos pequeños para maximizar la utilización del dispositivo y la productividad.

PDF Accelerator ofrece funciones de optimización flexibles y de mejora del rendimiento para procesar PDF de gran tamaño. Las amplias capacidades de configuración e implementación proporcionan la flexibilidad necesaria para optimizar los PDF, tanto en rendimiento como en tamaño, para satisfacer los requisitos operativos y de dispositivos específicos. Esto garantiza que las operaciones, como Wright CCD, puedan producir resultados de alta calidad a velocidad para maximizar su eficacia operativa.

Resultados

La implementación de Operations Express y PDF Accelerator redujo el procesamiento de Wright CCD de archivos PDF complejos hasta 30 veces en comparación con la solución anterior. Wright CCD pudo dividir el archivo PDF de prueba exacto en aproximadamente dos horas sin necesidad de un servidor.

Según Ty Babcox, director de TI, seguridad y cumplimiento normativo, “los resultados fueron significativos e impresionantes. El tiempo es fundamental cuando procesamos documentos fiscales. Medimos el tiempo en horas, no en días. Sin Crawford, nos habríamos retrasado en varios trabajos durante la última temporada fiscal. La solución de Crawford redujo nuestro tiempo de procesamiento en más del 60 %. Esto nos permitió cumplir con los plazos y redujo el estrés durante una época del año muy ajetreada. Eso por sí solo ya vale el precio de la entrada”.

Wright CCD también quedó muy impresionado por lo rápido y fácil que fue implantar el software, poniéndolo en marcha en menos de una hora sin asistencia y utilizándolo para un trabajo de optimización el mismo día. También les pareció excepcional la asistencia de los expertos en productos de Crawford Technologies. Los tiempos de respuesta del equipo de asistencia fueron rápidos, 24 horas al día, 7 días a la semana. «Crawford Technologies ha demostrado ser inestimable para ayudarnos a cumplir nuestros estrictos SLA y requisitos de procesamiento».