Organización de servicios financieros convierte documentos transaccionales listos para imprimir a formatos adaptables para dispositivos móviles

El desafío

Como líder de la industria financiera y pionero en tecnología, conocido por brindar una experiencia superior al cliente, la institución se enfrentó a clientes que solicitaban que sus documentos transaccionales, como estados de cuenta, facturas y avisos, estuvieran disponibles en formatos distintos a los impresos. Esto se debió a que sus clientes se estaban alejando de la banca tradicional y se inclinaban por la banca electrónica. Querían usar sus dispositivos móviles de mano para utilizar la aplicación móvil de la institución financiera para realizar transacciones, leer estados de cuenta y recibir notificaciones. Dado que los documentos transaccionales de las instituciones estaban compuestos para imprimirse, no respondían ni eran compatibles con dispositivos móviles de mano de pantalla pequeña. Los clientes de las instituciones financieras rápidamente se estaban frustrando con la rutina de «pellizco y entrecerrar los ojos» necesaria para intentar leer documentos PDF en sus dispositivos móviles.

Los desafíos para convertir documentos transaccionales listos para imprimir en documentos adaptables a dispositivos móviles fueron variados, pero se dividieron en estas categorías principales:

• Tiempo de comercialización: para crear documentos nuevos, adaptables a dispositivos móviles y con capacidad de respuesta, fue necesario repetir el trabajo recomponiendo documentos que fueron verificados y examinados por los reguladores comerciales y gubernamentales.
• Cantidad de tipos de documentos: la amplia variedad, variabilidad y complejidad de los tipos de documentos y el gran volumen que debía redactarse impidieron una solución única para todos.
• Composición: La autoría de los documentos transaccionales estaba descentralizada y gestionada por las unidades de negocio, lo que dio lugar a un enfoque de diseño inconsistente.
• Documentos archivados: los documentos de registro, como los extractos de cuenta almacenados en repositorios, deben formatearse para su impresión, pero deben estar disponibles en formatos adaptables. Almacenar varias versiones de los mismos documentos es costoso y podría considerarse una infracción legal.

La institución financiera quería eliminar cualquier retraso. El tiempo de comercialización era fundamental. Necesitaba una solución para implementar un sistema que pudiera convertir documentos transaccionales redactados a pedido y dirigidos al cliente en formatos adaptables para su visualización en dispositivos móviles portátiles. La solución tenía que tener en cuenta el método de recuperación de documentos por parte de los clientes y cómo debían visualizarse. También tenía que adaptarse al gran volumen de documentos generados por una variedad de sistemas, aplicaciones y programas que se almacenaban en varios repositorios de sistemas de gestión de contenido empresarial.

La solución

La institución financiera decidió implementar un proceso de creación de plantillas que transformaría o convertiría archivos de documentos transaccionales nuevos y existentes desde el formato de salida de impresión estandarizado actual a un formato adecuado y compatible con dispositivos móviles. El proceso tenía que adaptarse automáticamente a las diferencias de fuente y formato que eran inherentes a múltiples versiones del mismo documento.

La institución financiera recurrió a la experiencia, el software y los servicios de Crawford Technologies para crear plantillas que convirtieran los documentos originalmente diseñados para impresión en formatos receptivos listos para móviles.

Se eligió HTML5 como tipo de salida debido a su capacidad de respuesta para adaptarse a la pantalla de un dispositivo móvil cuando se utiliza con un navegador web como Google Chrome, Microsoft Edge o Mozilla Firefox.

El producto Sunrise de Crawford Technologies, un gestor de transformación de documentos de Servicios Web, fue elegido para proporcionar la flexibilidad y el rendimiento necesarios para responder a las solicitudes de documentos de los clientes. Es capaz, en tiempo real, de convertir y dar formato a un documento transaccional listo para imprimir en un formato HTML responsivo, apto para móviles y fácil de usar por el cliente.

La institución financiera decidió utilizar un enfoque gradual para implementar la solución:

Fase 1 – Diseño de plantilla

La institución financiera implantó PRO Designer, una interfaz gráfica de usuario (GUI) potente e intuitiva. Se utilizó con los formatos de documentos transaccionales existentes (extractos, facturas, avisos) para diseñar y configurar plantillas de conversión de documentos de AFP y PDF a HTML responsivo. El proceso de creación de nuevas plantillas de configuración de documentos no incluía programación ni participación de TI.

Una vez creadas y evaluadas las plantillas de conversión de documentos para satisfacer los requisitos de la institución financiera, el siguiente paso fue implantar Sunrise. Se utilizó para el procesamiento en tiempo real de las conversiones de documentos a HTML responsivo utilizando las plantillas creadas por PRO Designer y los datos dinámicos de los clientes.

Fase 2 – Implementación

Sunrise es un gestor de transformación de documentos de Servicios Web que utiliza una capa de integración API para gestionar la comunicación entre los repositorios de documentos de la entidad financiera, las plantillas de conversión de documentos y el Motor de Transformación de Documentos (DTE) de Crawford Technologies. Puede implantarse en las instalaciones, en la Nube o en un entorno de implantación híbrido.

Cuando un cliente solicita un extracto o una factura utilizando el portal bancario o la aplicación móvil de la entidad financiera, se realiza una solicitud de servicio a Sunrise. Sunrise llama dinámicamente a la plantilla de transformación de documentos adecuada y a los servicios de transformación de DTE para convertir el documento a HTML responsivo para dispositivos móviles o a PDF si la solicitud procede de un ordenador personal. Una vez que Sunrise completa la conversión, el documento convertido se reenvía al servicio solicitante y luego al cliente que hizo la solicitud.

Los resultados

Sunrise garantiza que la plantilla de documento, el tipo de letra y otros recursos adecuados se combinen correctamente con el texto dinámico del documento (número de cliente, dirección y datos) en función de la fecha del documento original.

El proceso automatizado brinda a los usuarios la posibilidad de solicitar documentos en el formato que requieren de forma autoservicio, eliminando la necesidad de intervención manual, coordinación con un centro de llamadas o interacción con el servicio de atención al cliente.

Cuando se utiliza Sunrise con un portal y una aplicación móvil para dar servicio a los clientes, puede identificar el tipo de dispositivo del usuario solicitante y seleccionar el formato del documento – PDF a toda página o HTML dinámico y con capacidad de respuesta – y realizar la conversión adecuada del documento automáticamente.

Sunrise, junto con PRO Designer, DTE y sus servicios de transformación, es un gestor automático de transformación de documentos, basado en plantillas, que proporciona un acceso sin fisuras a extractos, facturas y otros documentos transaccionales.