La automatización de la producción genera eficiencia
Fondo
Formost mediaOne ofrece servicios de impresión y distribución de facturas, estados de cuenta y otras comunicaciones importantes para clientes de una amplia gama de empresas de los sectores de servicios financieros, telecomunicaciones, servicios públicos y atención médica. Se la conoce por ofrecer una alta calidad constante, precios competitivos, entregas puntuales y un servicio al cliente excepcional.
La empresa busca constantemente soluciones innovadoras de hardware y software. Han estado haciendo la transición de equipos offset de papel continuo, hojas sueltas y alimentación por bobina a equipos digitales de alimentación por bobina y hojas sueltas, y aprovechan las economías de escala, así como el mejor hardware y software del mercado, que les permiten satisfacer sus requisitos operativos y de los clientes y brindar valor constantemente a su base de clientes.
El desafío
Formost mediaOne ya trabajaba con un banco para imprimir y distribuir extractos trimestralmente. Cuando el banco trasladó su base de datos heredada a otro sistema, la salida resultante consistía en un PDF por cuenta, o aproximadamente 180.000 documentos PDF individuales, la mayoría con varias páginas. Estaba claro que esto no iba a tener sentido en un entorno de producción, así que Formost mediaOne se puso en contacto con Crawford Technologies para iniciar conversaciones a tres bandas con el banco, Formost mediaOne y CrawfordTech.
El desafío fundamental era cómo combinar estos archivos individuales para crear extractos dentro de una tirada de impresión que optimizara el rendimiento, impulsara sus ensobradoras, respaldara la gestión de los hogares y aprovechara las oportunidades de ahorro postal. Además, era necesario agrupar el resultado de forma inteligente, en función de si el extracto era para un distribuidor o un cliente, y refinar aún más la agrupación por cantidad de páginas, ubicación e idioma. Debido a que habían experimentado problemas relacionados con las fuentes con la salida PDF anterior, lo que creaba ineficiencias y cuellos de botella adicionales, Formost mediaOne y su cliente necesitaban una solución que identificara automáticamente las fuentes faltantes y las reemplazara con fuentes definidas correctamente.
La solución
Tras analizar el flujo de trabajo actual, los archivos PDF existentes y revisar los requisitos y objetivos, CrawfordTech recomendó implantar Operations Express junto con PRO Concatenator. El banco acordó que lo mejor sería que Formost mediaOne se responsabilizara por completo del software y de toda la producción y distribución.
PRO Concatenator se utiliza para fusionar de forma automática e inteligente los PDF individuales en lotes de aproximadamente 50 000 archivos: una ejecución mucho más eficiente para la producción.
Operations Express se emplea para incrustar o sustituir fuentes, aplicar códigos de barras OMR para las insertadoras de Formost mediaOne y agrupar automáticamente los archivos de salida en función del destinatario del documento, el número de páginas y la ubicación. También se utiliza para dividir e indexar archivos a fin de prepararlos para el archivado y la presentación electrónica.
Resultados
La implementación se completó, incluidas las pruebas, en menos de una semana. Con una rutina de procesamiento por lotes implementada por los servicios profesionales de CrawfordTech, el procesamiento y la salida de archivos ahora están altamente automatizados y libres de errores. Han extendido este flujo de trabajo a otros clientes, aprovechando las mismas capacidades básicas para aumentar el rendimiento y ganar eficiencia.
Alex Calpito, director de operaciones, comenta: “Confiamos en las capacidades del software. Hace exactamente lo que necesitamos y seguimos haciendo más con él. Lo más impresionante es la forma en que CrawfordTech respondió a nuestras necesidades. ¡Fueron fenomenales! Las personas y los equipos con los que trabajamos siempre están ahí para ayudarnos y se esfuerzan al máximo para satisfacer nuestras necesidades”.
Formost mediaOne ya está planeando añadir otras soluciones de Crawford Technologies y actualmente tiene previsto implantar una solución de accesibilidad de documentos para automatizar la creación de archivos PDF accesibles para un nuevo cliente.
«Estamos deseando seguir trabajando con Crawford Technologies, y consideramos nuestra relación como una asociación de colaboración y éxito», declaró Alex Calpito.
«Confiamos en las capacidades del software. Hace…
“Exactamente lo que necesitamos y seguimos haciendo más con ello”.
