IF Seguros consolida archivos
Fondo
If P&C Insurance Company Ltd. (If) es una compañía de seguros de daños y responsabilidad civil con aproximadamente 3,8 millones de clientes en Suecia, Noruega, Finlandia, Dinamarca, Estonia, Letonia, Lituania y Rusia. If se formó en 1999 mediante la fusión de las operaciones de seguros de daños y responsabilidad civil de Storebrand de Noruega y Skandia de Suecia y en 2001 se fusionó con las operaciones de seguros de daños y responsabilidad civil de Sampo. If es una subsidiaria de propiedad absoluta de Sampo Plc.
If es líder del mercado nórdico en seguros privados, comerciales e industriales. El área de negocios privados representa aproximadamente la mitad de las primas de seguros y ofrece seguros para el hogar, la vivienda, el automóvil y accidentes, así como seguros complementarios, como seguros de viaje, de embarcaciones, forestales y de ganado a más de 3 millones de clientes.
Como parte de una revisión de los costos operativos de TI, If evaluó el caso comercial para desmantelar los archivos de comunicaciones de clientes heredados utilizados por las unidades de negocios suecas, noruegas y finlandesas. Estos sistemas se utilizaban para almacenar la correspondencia de los clientes y los informes internos relacionados con los negocios de seguros principales de If y son una parte esencial de las operaciones diarias. Los documentos en los archivos se conservan durante al menos 11 años para cumplir con las leyes locales pertinentes para los documentos de pólizas de seguros.
Como los sistemas existentes, la plataforma OpenText™ Documentum™ e IBM Content Manager OnDemand (CMOD) contenían más de 150 millones de documentos almacenados en formatos AFP y PDF, para If fue fundamental encontrar un método eficiente para convertir y migrar estos documentos a la plataforma de destino. If seleccionó la plataforma OpenText™ Documentum™ y Crawford Techologies para ofrecer la solución de conversión en cooperación con el proveedor de servicios de infraestructura de If, Tieto.
La solución de archivo de comunicaciones de clientes PRO Archiver de Crawford Technologies permite archivar comunicaciones de clientes de gran volumen que se originan como archivos de impresión AFP. PRO Archiver es la única solución de archivo de comunicaciones de clientes que ofrece una serie de funciones para convertir, indexar y almacenar flujos de impresión en la plataforma OpenText™ Documentum™.
Solución
Los flujos de trabajo del día siguiente de PRO Archiver se configuraron para capturar contenido de un sistema de archivos compartido. Se eligió el modelo sin ráfagas de PRO Archiver para almacenar el contenido con un gran archivo por lotes y utilizar objetos de referencia sin contenido para los documentos individuales. Esto optimiza el almacenamiento de contenido al garantizar que los recursos comunes, como las fuentes, sólo se almacenan una vez por lote.
Una vez que el archivo diario estuvo operativo, la atención se centró en los archivos existentes. El archivo existente de If contenía una combinación de documentos de clientes e informes internos de las unidades de negocio de If. Las métricas relacionadas con el archivo consolidado ahora incluyen:
- 101 tipos de documentos y casi 150 millones de registros
- Formatos AFP y PDF que representan documentos de clientes e informes internos
- Más de 12 TB de contenido
- Soporte para más de 4000 usuarios finales internos
- Acceso de hasta 2.600.000 clientes
- Se ejecutan 20 trabajos de archivado por día
- Cada día se añaden al archivo una media de 40.000 documentos nuevos.
Se adoptó un enfoque de estándares abiertos para el archivado. En particular, se propuso que el contenido original se convirtiera a PDF/A para archivarlo a largo plazo.
Se extrajeron contenidos e índices de archivos heredados para incorporarlos a la plataforma OpenText™ Documentum™, y el proyecto implicó la migración por fases de los 80 millones de documentos y su conversión de AFP a PDF/A. La migración tardó seis meses en completarse y se realizó dentro del presupuesto.
Como parte del flujo de trabajo de migración, se auditaron los pasos individuales del proceso para garantizar que todo el contenido se migrara correctamente. Esto garantizó que todo el contenido se trasladara correctamente al sistema Documentum.
Conclusión
En más de 6 meses, se migraron 80 millones de documentos a la plataforma OpenText™ Documentum™, lo que permitió a If consolidar archivos heredados y reducir costos.
El personal de atención al cliente ahora tiene acceso instantáneo a las comunicaciones de los clientes, lo que les permite gestionar las consultas con mayor rapidez. Además, los clientes tienen acceso a los documentos de pólizas y a la correspondencia a través de portales de autoservicio en línea.
