GIP reduce costos y amplía servicios

GIP necesitaba resolver una serie de desafíos empresariales, entre ellos, reducir el uso de papel y de impresión, elegir el estándar de archivo adecuado y ayudar a 15 centros de datos alemanes a reducir sus costes de software y servicios.

GIP eligió el software líder en la industria de CrawfordTech para respaldar su estrategia de archivado de PDF/A, eDelivery para distribución y visualización de documentos electrónicos y consolidación de servicios de software.

El desafío

GIP necesitaba una solución a un viejo problema: cómo reducir costos.

GIP ofrece servicios de gestión de sistemas de RR.HH. que incluyen, en un único portal de gestión, funciones como administración de prestaciones, nóminas, contratación, formación y análisis de rendimiento. Millones de funcionarios públicos de toda Alemania confían en los sistemas, el software y los equipos de asistencia de GIP para gestionar las nóminas y otros documentos relacionados.

Socio de desarrollo de software de SAP desde 2008, GIP cuenta con un equipo de personal que supervisa diariamente los cambios en los códigos de nómina, tarifas y legislación para garantizar que los cálculos que se realizan estén actualizados y sean correctos.

GIP es responsable de proporcionar servicios gestionados y soluciones de software a 15 centros de datos en toda Alemania, que a su vez proporcionan la producción y gestión de documentos para 2,5 millones de trabajadores del sector público. La cantidad de documentación de la que es responsable GIP es asombrosa, ya que cada período salarial mensual genera hasta 300 páginas de producción por funcionario público. Eso significa que sus sistemas y equipos de soporte crean hasta 9 mil millones de páginas de contenido crucial cada año.

Sin embargo, el volumen de papel no era el único problema que GIP necesitaba resolver.

Los centros de datos a los que presta servicios GIP están compuestos por una serie de componentes de software de docenas de proveedores diferentes con el fin de crear una solución completa para sus clientes finales. Esto ha provocado que cada centro de datos tenga diferentes soluciones para el mismo problema y tenga que pagar múltiples contratos de soporte y mantenimiento a varios proveedores.

Además, GIP necesitaba una forma de interactuar con nuevos hardware, software y procesos de archivo que se ajusten a las leyes alemanas sobre conservación de documentos. Según el tipo de documento, la organización no solo necesita archivar el resultado, sino que también necesita destruirlo en el momento adecuado. La interacción con sistemas que puedan gestionar este proceso es fundamental.

“Se desperdicia mucho papel cada año. Calculamos que podríamos ahorrar 750 millones de páginas al año solo en el área de RR.HH. si encontráramos la solución adecuada”, afirmó Patrick Jehle, Product Owner de GIP.

“Nuestra intención principal no era cambiar todo el proceso dentro de cada centro de datos, sino tomar el archivo de impresión AFP creado por cada ubicación y generar los documentos correctos, en el formato correcto, sin cambios”, continúa Jehle.

Solución

«Con las soluciones del sector público en Alemania, se necesita mucho papeleo», explica Jehle. La elección de trabajar con los productos de CrawfordTech se debió a dos factores principales: la amplitud de los sistemas operativos, plataformas y soluciones con los que funcionará el software, y el coste total de propiedad del sistema. Al mantener los costes en relación con la tarea a realizar, CrawfordTech pudo ayudar a GIP a proporcionar a los centros de datos una solución rentable. La flexibilidad y la naturaleza abierta del software también contribuyeron a los plazos de implantación, y GIP pudo ponerlo en marcha sin cambiar sus procesos, un elemento clave de su estrategia global.

La solución funciona ahora de la siguiente manera: cada mes, el departamento de recursos humanos de cualquier empresa pública de Alemania inicia el proceso de nóminas. El software de recursos humanos calcula los importes de cada persona y todas las instrucciones de pago, y la documentación resultante se coloca en un archivo AFP. El PRO AFP to PDF/A Transform de CrawfordTech procesa este enorme archivo de impresión y el resultado se imprime y/o archiva.

Durante el procesamiento, el software de CrawfordTech también busca instrucciones en los archivos para la elaboración de formularios y la división de la información. Al día siguiente, el empleado y el departamento de recursos humanos pueden iniciar sesión en su sistema y acceder a los documentos individuales en formato PDF/A gracias a la velocidad del software, a pesar de los enormes volúmenes mensuales.

El hecho de contar con un distribuidor local de CrawfordTech capaz de proporcionar software completo y servicios de soporte también ha ayudado a Jehle y a su equipo a implementar una solución exitosa. “Hemos trabajado muy bien con Rasterpunkt. Entienden nuestros problemas y nos ayudan a resolverlos rápidamente”.

El director general de Rasterpunkt, Richard Mayer, señala rápidamente que la solución de CrawfordTech no se eligió únicamente por su bajo coste total de propiedad y su independencia de plataforma; “CrawfordTech tiene la única solución disponible que logra lo que GIP requiere desde una perspectiva técnica. Realmente es la mejor opción para el trabajo”.

Resultados

GIP estima que ahorrará 750 millones de páginas al año si solo se utiliza en la parte relacionada con RR.HH. de su oferta. GIP cree que, en el futuro, al ampliar la solución de CrawfordTech a otras áreas de negocio, el ahorro total podría acercarse a los 2.000 millones de páginas al año.

Según Jehle, CrawfordTech PRO AFP to PDF/A Transform “es una parte importante de la solución que permite ahorrar 750 millones, y posiblemente 2 mil millones, de páginas al año”.

Además, el software de CrawfordTech ha ayudado a GIP a hacer realidad su estrategia de consolidación de soluciones para los centros de datos, ayudándoles a reducir sus gastos generales de mantenimiento y soporte.

Por último, la producción de archivos PDF/A según la norma ISO contribuye a garantizar que los archivos que se almacenan para su posterior recuperación se puedan leer en el futuro. Los archivos PDF/A contienen todos los recursos necesarios para reproducir el resultado en los próximos años, lo que evita los problemas de creación de «archivos de archivo de cementerio» que ya no se pueden utilizar.