Gestión y distribución de casos más eficiente

El desafío

Los Servicios Administrativos incluyen la Oficina de Registros, que es responsable de administrar los expedientes de los casos. Un expediente, creado cuando se denuncia un delito, se reúne a medida que llegan documentos adicionales. Cada expediente de caso se compone de documentos en formatos dispares, como informes policiales, archivos de huellas dactilares, declaraciones de testigos, listas y fotografías de investigadores de la escena del crimen, registros de ADN y, posiblemente, expedientes judiciales, registros de prisión y registros de arrestos. Contendrá tanto documentos escaneados como documentos fuente electrónicos.

A medida que avanza el proceso de investigación, los documentos del expediente del caso deben ser revisados y estudiados por varios departamentos e individuos involucrados en el caso. Algunos departamentos que pueden estar involucrados son la libertad condicional, la oficina del fiscal de distrito, los secretarios de los tribunales y varios oficiales de investigación. Los expedientes del caso también deben enviarse a los abogados defensores asociados con cada caso. La mayoría de las agencias están dentro del gobierno de la ciudad; pero, en ocasiones, pueden estar involucradas agencias externas como la Patrulla de Carreteras de California (CHP), los Servicios Familiares / Servicios Infantiles o incluso el FBI.

Siempre que se añada contenido nuevo a un expediente, la Oficina de Registros debe distribuir una copia marcada del expediente actualizado a cada uno de los departamentos y agencias involucrados en la investigación y/o gestión del caso de las personas asociadas con el delito. Un requisito especialmente oneroso es que cada copia debe llevar la marca de agua exclusiva de la parte receptora.

En el pasado, la frecuencia de los cambios y la gran cantidad de departamentos y agencias creaban una carga administrativa para el personal de la Oficina. Cada expediente puede ir a una docena o más de departamentos y agencias y ocupar cien o más páginas, cada una de las cuales antes se sellaba a mano. Se requiere un servicio de apoyo a la investigación las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que significaba que había que mantener personal administrativo en los tres turnos, lo que aumentaba aún más los costos de la ciudad.

La solución

En un principio, el proceso era manual y consistía en imprimir, copiar, cotejar, estampar sellos a mano y utilizar mensajeros. El proceso consumía demasiado tiempo y requería mantener un alto nivel de personal en los tres turnos para cumplir con los plazos del tribunal para hacer llegar los expedientes a las partes implicadas.

Riptide de Crawford Technologies se implantó para automatizar la distribución de expedientes de casos almacenados en el repositorio IBM FileNet Content Manager. Perfectamente integrado con la plataforma ECM para la gestión de salida, en esta aplicación de gestión de casos, Riptide proporciona una serie de funciones de valor añadido. La marca de agua única en cada copia sirve como hoja separadora de facto, ya que elimina la copia, el cotejo y el sellado a mano. El tiempo ahorrado en el proceso elimina la necesidad de mensajeros y el exceso de personal.

El proceso comienza cuando se envía un correo electrónico automatizado a la Oficina de Registros informándoles de que se ha añadido nuevo contenido a un expediente. El agente de la Oficina de Registros accede al repositorio de IBM FileNet Content Manager mediante la interfaz Workplace de IBM. Utilizando plantillas de búsqueda basadas en el número de expediente, se recuperan automáticamente los documentos del expediente. Utilizando el menú de selección múltiple, el agente de la Oficina de Registros simplemente selecciona «Riptide» como salida para los documentos recuperados. A continuación, una pantalla personalizada presenta la lista de documentos. Aquí el agente puede reordenar los documentos, seleccionar el número de copias y, para cada copia, seleccionar la salida de destino y la marca de agua requerida en un menú desplegable. Riptide automatiza el resto del proceso de gestión de la salida.

La implantación del proceso automatizado CrawfordTech Riptide no sólo ahorra tiempo, sino que también proporciona seguimiento de errores, registro y un registro de los expedientes enviados.

Los resultados

En palabras del director del proyecto de la ciudad, «la solución Riptide marcó la diferencia, cambiando ‘días y horas’ de trabajo por ‘minutos y segundos'», ya que se eliminaron las tareas de copia, cotejo y sellado a mano. Uno de los resultados clave fue que el personal pudo reasignarse a tareas más productivas.