Cómo superar los desafíos de la traducción de documentos: un proveedor de atención médica ahorra 4 millones de dólares al año

Una empresa regional de servicios sanitarios de EE.UU. se enfrentó a un reto de enormes proporciones para cumplir las complejidades de la Regla Final 2023 de los CMS sobre equidad sanitaria. Esta norma exige la entrega de comunicaciones sanitarias en varios idiomas, como árabe, italiano, coreano, ruso, tagalo y vietnamita, y en formatos accesibles/alternativos, como braille, letra grande, audio y PDF accesibles. Al contratar la solución AccessibilityNow® Translate de Crawford Technologies, la empresa pudo ahorrar 4 millones de dólares al año en costes de traducción y formatos de documentos.

Los procesos de traducción manual y de formatos alternativos no solo consumían mucho tiempo, sino que también eran propensos a errores, lo que generaba importantes ineficiencias operativas. Con una fuerza laboral dedicada a esta tarea, la empresa incurría en gastos mensuales superiores a los 400.000 dólares, lo que desviaba recursos críticos de la atención al paciente. El tiempo medio de entrega de un documento traducido y accesible superaba las 72 horas, lo que a menudo generaba demoras en la comunicación y posibles riesgos de incumplimiento.

El desafío

Los procesos de traducción manual y formato alternativo de la empresa de servicios de salud se caracterizaron por varios desafíos clave:

• Costos elevados. La empresa destinó un presupuesto sustancial de más de 500.000 dólares mensuales a un proceso dedicado exclusivamente a tareas de traducción y formato, lo que representaba un gran porcentaje del presupuesto operativo general del departamento.
• Ineficiencia y retrasos. El proceso manual requería mucho tiempo, con un tiempo de respuesta promedio de 5 días por documento. Esto generaba demoras en la comunicación con los pacientes, un aumento de las consultas de los clientes y riesgos de cumplimiento normativo.
• Inconsistencia y control de calidad. Mantener un formato y una terminología coherentes en distintos idiomas y tipos de documentos fue un desafío importante. Garantizar la precisión y el cumplimiento de las normas reglamentarias exigía medidas rigurosas de control de calidad que demandaban mucho tiempo y recursos.
• Problemas de escalabilidad. El proceso manual tuvo dificultades para seguir el ritmo del aumento del volumen de documentos y del creciente número de idiomas requeridos y formatos accesibles/alternativos.
• Falta de estandarización. La ausencia de procesos y herramientas estandarizados para la traducción y el formato generó inconsistencias e ineficiencias. Esta falta de estandarización dificultó la transferencia de conocimientos, la capacitación y la capacidad de implementar mejoras en los procesos. Y lo peor de todo es que los miembros del plan recibieron información inconsistente y, a veces, engañosa.

Resultados e impacto

Ahorro de costes: La implantación de AccessibilityNow Translate produjo mejoras sustanciales en varias métricas. Antes de la solución, la empresa de servicios sanitarios incurría en costes superiores a 400.000 $ al mes por traducción manual y formateo. Con AccessibilityNow Translate, estos costes se desplomaron a una fracción del gasto original, lo que supuso un ahorro anual de más de 4 millones de dólares al año.

Este estudio de caso demuestra el potencial de ahorro de costos significativo, incluso para un proveedor de atención médica regional. Las organizaciones de atención médica más grandes con mayores volúmenes de documentos pueden anticipar retornos de inversión aún más sustanciales. Al automatizar los procesos de traducción y formato, estas organizaciones pueden reasignar recursos hacia otras necesidades operativas e iniciativas estratégicas.

Mejoras en los tiempos de entrega: Más allá de los beneficios financieros, la solución mejoró significativamente la eficiencia operativa. El tiempo de entrega promedio para la traducción de documentos y formatos alternativos/accesibles disminuyó de unos laboriosos 5 días a unos sorprendentes 2-3 minutos por documento. Esta aceleración espectacular agilizó los flujos de trabajo, redujo los cuellos de botella y permitió a la empresa cumplir con los estrictos plazos regulatorios con facilidad.

Precisión de la traducción: Además, AccessibilityNow Translate desempeñó un papel fundamental en el aumento de la satisfacción de los pacientes. Al proporcionar traducciones y formateos puntuales y precisos de información sanitaria crítica en varios idiomas, la empresa demostró un firme compromiso con la inclusión y la accesibilidad. Esto mejoró la experiencia de los afiliados y reforzó la reputación de la empresa como organización centrada en el paciente.

Cumplimiento: El cumplimiento de la normativa CMS fue otra área crítica en la que AccessibilityNow Translate ofreció resultados tangibles. Los documentos traducidos también se convirtieron en archivos PDF compatibles con WCAG para que pudieran cargarse directamente en el portal del paciente. La capacidad del proveedor para producir también formatos alternativos, como braille y letra grande, además de varios idiomas, garantizó que la empresa cumpliera todos los requisitos normativos. Esto mitigó el riesgo de sanciones y repercusiones legales, proporcionando tranquilidad a la organización.

Resumen: la implantación de AccessibilityNow Translate resultó ser una decisión transformadora para la empresa de servicios sanitarios. La solución supone un importante ahorro de costes, mejora la eficacia operativa, aumenta la satisfacción de los pacientes y garantiza el cumplimiento de la normativa. Estos beneficios combinados consolidan la posición de AccessibilityNow Translate como herramienta estratégica para la empresa.

Conclusión

La experiencia de esta empresa de servicios sanitarios subraya el profundo impacto que AccessibilityNow Translate puede tener en las organizaciones que tratan con una base de clientes diversa con distintos orígenes étnicos. Al automatizar la traducción y el formato de los documentos, la solución libera recursos valiosos, acelera los procesos y mejora la eficacia operativa general.

Además, el compromiso de Crawford Technology con la accesibilidad y la inclusión la distingue de los proveedores de traducción tradicionales. La capacidad de proporcionar traducciones precisas y oportunas de documentos en varios idiomas, junto con la compatibilidad con formatos alternativos/accesibles, demuestra el potencial de la solución para mejorar la experiencia del cliente y fortalecer las relaciones con la comunidad.

A medida que el sector sanitario sigue evolucionando, aumenta rápidamente la demanda de comunicaciones multilingües y accesibles. Crawford Technologies ha posicionado la plataforma AccessibilityNow® para estar a la vanguardia de esta tendencia, capacitando a las organizaciones para ofrecer una atención excepcional a los pacientes al tiempo que cumplen las obligaciones normativas. Al invertir en soluciones innovadoras como ésta, los proveedores sanitarios pueden construir un futuro más fuerte y resistente.