Canada Post entrega documentos accesibles
Fondo
En junio de 1992, el Gobierno federal canadiense aprobó una legislación fundamental, entre la que se incluye el proyecto de ley Ómnibus C-78, que modificaba las leyes para adaptarlas a las necesidades de las personas con discapacidad. El proyecto de ley añadió el requisito de facilitar la accesibilidad de los documentos, garantizando así la igualdad de acceso a las comunicaciones esenciales para la misión.
Se eligió a Canada Post para brindar una entrega segura de los documentos de los jubilados del Gobierno de Canadá, incluidos los estados de cuenta de depósito directo, los boletines informativos y los formularios de impuestos. Esto permite que los jubilados reciban información importante sobre sus transacciones a través de la red de entrega electrónica segura de Canada Post.
¿Qué sucede cuando es necesario entregar electrónicamente miles de documentos mensuales de pensionistas en un corto período de tiempo y deben ser accesibles?
El desafío
Canada Post eDelivers comunicaciones electrónicas para jubilados en nombre del Gobierno Federal de Canadá. Los archivos son proporcionados por el Gobierno de Canadá y deben ser redactados, procesados y distribuidos a los jubilados en un plazo de 24 horas. Como parte del contrato de Canada Post, existe el requisito de que todos los documentos electrónicos sean accesibles para cumplir con el Proyecto de Ley Ómnibus C-78 del Gobierno de Canadá.
Para cumplir con los requisitos de accesibilidad, se requirió convertir miles de estados de cuenta electrónicos de manera periódica, oportuna y eficiente a PDF accesible. Los documentos deben cumplir con las pautas de accesibilidad WCAG 2.0 Nivel AA. La adaptación manual a pedido no es posible debido a los volúmenes de documentos que deben enviarse. Como los destinatarios objetivo son jubilados de edad avanzada, existe una mayor probabilidad de pérdida o discapacidad visual. Por lo tanto, todos los documentos que se presentaran debían estar en un formato accesible para cumplir con los requisitos de adaptación razonable.
La solución
Canada Post Corporation se puso en contacto con Crawford Technologies para explorar su solución de transformación y corrección de accesibilidad de alta velocidad, así como sus servicios profesionales para automatizar la conversión y transformación de sus archivos de extractos en PDF accesible, ya que utilizaba una solución AFP a PDF de la competencia para convertir archivos de AFP a PDF para ePresentment en línea. Con el nuevo requisito de transformar sus archivos AFP existentes en PDF accesible, CPC necesitaba una solución de conversión de alta velocidad para estos documentos de misión crítica de gran volumen.
Crawford Technologies trabajó con CPC y el gobierno federal canadiense para probar y evaluar sus archivos AFP. CrawfordTech fue capaz de tomar sus archivos AFP suministrados, inducirlos, etiquetarlos y producir un PDF accesible conforme a WCAG 2.0 (Nivel AA).
Canada Post recurrió al equipo de Servicios Profesionales de Crawford Technologies para que configurara Archivos de Configuración PDF Accesibles en cada uno de sus documentos de Impuestos, Declaraciones e información. Crawford Technologies implantó su solución PRO Designer Accessible PDF GUI, y el equipo de expertos en accesibilidad de CrawfordTech etiquetó los documentos por orden de lectura, configuró los encabezados, párrafos y tablas clave, y etiquetó las imágenes para que fueran fácilmente navegables cuando se utilizara una tecnología de asistencia.
Estos archivos PDF accesibles permiten a los clientes que utilizan tecnologías de asistencia como JAW, lectores de pantalla, pantallas braille actualizables y computadoras con funciones de accesibilidad habilitadas navegar fácilmente por el contenido mediante el uso de etiquetas que se integran en el archivo PDF durante el proceso de transformación.
Resultados
Ahora, el contenido con información personal y privada es de fácil acceso. Esto significa que las personas ciegas o con visión parcial, o con discapacidades cognitivas, ya no necesitarán depender de otra persona para leer o revisar estas comunicaciones. Los documentos accesibles se crean a cientos o miles de páginas por segundo, lo que permite a CPC tomar archivos de salida del sistema estructurados y hacerlos accesibles de manera rápida y sin problemas.
Entre los beneficios adicionales se incluye una reducción del 66 % en el tiempo de procesamiento de los formularios de impuestos en comparación con la conversión no accesible de AFP a PDF de la competencia. En los primeros 4 meses de 2014, se convirtieron y almacenaron más de 618 000 documentos para presentación electrónica. A fines de 2015, se habían convertido y almacenado 1,53 millones de documentos de 23 tipos de documentos.
