Un proveedor de energía migra sus sistemas ECM
Fondo
Esta gran empresa energética se dedica principalmente a la producción de energía eléctrica y a operaciones de distribución minorista. Posee y opera plantas de energía con aproximadamente 30.000 megavatios de capacidad de generación eléctrica, incluidos más de 10.000 megavatios de energía nuclear, y suministra electricidad a millones de clientes de servicios públicos en los Estados Unidos.
El desafío
Como parte de una revisión de los sistemas informáticos, el proveedor de energía identificó una docena de sistemas ECM independientes que proporcionaban servicios de documentos y contenidos a la empresa. Para ahorrar dinero y ser más eficientes, decidieron consolidar estos múltiples sistemas y seleccionaron la plataforma OpenText™ Documentum™
en adelante.
Uno de los sistemas de archivo/ECM heredados era una solución Mobius ViewDirect, utilizada como plataforma de archivo de correspondencia de clientes, como facturas y extractos, con registros que se remontaban a más de 10 años. El mantenimiento del sistema era costoso y no cumplía las nuevas normas de arquitectura para aplicaciones empresariales.
La solución
La empresa decidió migrar y sustituir el sistema Mobius ViewDirect por la plataforma OpenText™ Documentum™ y Crawford Technologies’ PRO Archiver. Proporcionaron una solución completa de archivo y entrega electrónica de comunicaciones de clientes que abarcaba productos de software, servicios de implantación y una migración completa desde Mobius ViewDirect.
Los componentes clave de esta solución fueron:
- La plataforma OpenText™ Documentum™ fue elegida como la plataforma de gestión de contenido empresarial preferida, proporcionando servicios de repositorio centrales, funciones de seguridad y una API para la integración del portal web.
- CrawfordTech PRO Archiver para Documentum fue elegido para prestar servicios de transformación y archivo de flujos de impresión AFP integrados en la plataforma Documentum.
- Los servicios de consultoría de CrawfordTech fueron elegidos para migrar más de 500 millones de documentos del archivo Mobius ViewDirect existente a la plataforma OpenText™ Documentum™
- Accenture brindó servicios de consultoría del lado del cliente para evaluar y recomendar soluciones de proveedores y gestionar la entrega general del proyecto.
Una ventaja clave para el cliente fue que Crawford Technologies contaba con personal con décadas de experiencia tanto en la plataforma OpenText™ Documentum™ como en el sistema de archivo Mobius ViewDirect, capaz de prestar servicios integrales para facilitar la migración.
Resultados
Los usuarios de comercios y empresas pueden acceder ahora a los extractos a través de portales en línea, lo que elimina la necesidad de imprimir y enviar los extractos. Cada año se añaden al archivo más de 50 millones de documentos nuevos, y más de media docena de aplicaciones de servicios al cliente y portales web están conectadas al archivo.
El cliente pudo sustituir varios archivos heredados existentes por la plataforma OpenText™ Documentum™, reduciendo el coste total de propiedad de estos sistemas.
PRO Archiver para Documentum proporciona la tecnología habilitadora clave para almacenar e indexar flujos de impresión AFP con fines de archivo y convertirlos a PDF con fines de presentación electrónica. Permite a los usuarios acceder y recuperar extractos y contenidos durante largos periodos de tiempo con tiempos de respuesta extremadamente rápidos a través de dispositivos móviles o la web.
