Un Estado agiliza los procesos
Fondo
Diferentes departamentos de un estado estadounidense de tamaño medio tenían la responsabilidad de producir y enviar por correo una serie de documentos, como extractos, facturas, explicaciones de prestaciones y otros. Un sistema mainframe en una ubicación remota almacenaba los datos, mientras que toda la producción se realizaba localmente en cada ubicación. Los distintos departamentos tenían que tratar con múltiples formatos de entrada, como PostScript®, PDF y Xerox Meta, y producir comunicaciones vitales para los clientes a tiempo y dentro de unas estrictas directrices normativas. Con la ayuda de Crawford Technologies, pudieron agilizar los procesos, eliminar errores y ganar eficacia en el flujo de trabajo.
El desafío
Los flujos de trabajo existentes eran altamente manuales y consumían mucho tiempo. Peor aún, se habían producido errores en la entrega de comunicaciones precisas. No existía un sistema de auditorías y había muy poca visibilidad de la producción. El personal ni siquiera estaba seguro de cuántas páginas se procesaban diariamente. Debido a las ineficiencias del flujo de trabajo, los equipos no funcionaban a plena capacidad, algunos de ellos no se utilizaban lo suficiente y no siempre se aprovechaban los ahorros en el correo postal.
El estado identificó los siguientes objetivos:
- Mejorar y automatizar los procesos de producción y postproducción
- Aceptar múltiples formatos de entrada, incluido el soporte continuado de datos procedentes del sistema mainframe
- Garantizar la integridad y la rendición de cuentas de los documentos
- Facilitar y automatizar las reimpresiones
- Proporcionar una mejor visibilidad de la producción.
- Asegúrese de que los equipos y sistemas maximicen los ahorros postales
La solución
Después de una evaluación in situ, CrawfordTech recomendó un conjunto de soluciones que funcionarían en conjunto para transformar automáticamente sus flujos de impresión entrantes a PDF con el fin de estandarizar y optimizar la producción y el posprocesamiento. Los metadatos y los archivos de control MRDF creados durante el proceso de conversión agregan inteligencia a los trabajos y determinan cómo se procesan.
Los trabajos se combinan automáticamente para consolidar el trabajo y optimizar el rendimiento, y un proceso automatizado gestiona las reimpresiones. Al añadir marcas de inserción y códigos de barras, las agencias pueden hacer un mejor uso de su equipo de correo y aprovechar los ahorros postales. Se realiza un seguimiento de toda la actividad para que el personal de operaciones tenga la información y el grado de control que necesita.
Resultados
Ahora, los nuevos trabajos del sistema mainframe se pueden incorporar en menos de una hora, lo que incluye la carga de datos, las pruebas y la calificación, y la salida para impresión y envío por correo. Con la inteligencia adicional, la estandarización del flujo de trabajo y la consolidación de trabajos, más trabajos pasan por el proceso de producción con una visibilidad completa de la programación y la producción, y sin errores. Las ganancias en productividad se han traducido en ahorros de costos y una mejor entrega al cliente.
