Remediación de PDF

En la era digital actual, es fundamental que la información sea accesible para todos, independientemente de sus capacidades. La remediación de PDF es el proceso de hacer que los documentos PDF sean accesibles para personas con discapacidades, garantizando que puedan percibir, comprender, navegar e interactuar con el contenido. Al corregir los PDF, las organizaciones pueden llegar a un público más amplio, demostrar su compromiso con la inclusión y cumplir los requisitos legales.

Comprender la accesibilidad de los archivos PDF

Como regla general, un PDF accesible suele contener algunas de las siguientes características:

• Texto que se puede buscar y leer mediante tecnologías de asistencia, como lectores de pantalla.
• Fuentes que permiten extraer caracteres como texto
• Etiquetas de estructura del documento y orden de lectura lógico
• Descripciones de texto alternativas para elementos que no son texto, como imágenes y gráficos.
• Campos de formulario interactivos cuando se utilizan formularios rellenables que están etiquetados y rotulados correctamente
• Un idioma de documento específico y un título descriptivo

Para crear archivos PDF accesibles, es importante comprender las normas de accesibilidad pertinentes. Las más comunes son:

1. WCAG (Pautas de Accesibilidad al Contenido Web)
2. PDF/UA (Accesibilidad Universal a PDF)
3. HHS (Salud y Servicios Humanos)

Estas normas proporcionan directrices y requisitos técnicos para crear contenido digital accesible, incluidos archivos PDF.

La importancia de la remediación de archivos PDF

Existen varias razones convincentes para priorizar la remediación de PDF:

1. Llegar a un público más amplio : los archivos PDF accesibles pueden ser utilizados por personas ciegas o con discapacidad visual y/o usuarios web con discapacidades, lo que amplía su audiencia potencial.
2. Mejora de la experiencia del usuario : los archivos PDF accesibles son fáciles de navegar y comprender para los usuarios de tecnologías de asistencia, como lectores de pantalla. Esto es posible gracias a las etiquetas de accesibilidad, como las descripciones de texto alternativas.
3. Responsabilidad social : la creación de contenido accesible demuestra un compromiso con la inclusión y la igualdad de acceso a la información.
4. Cumplimiento legal : Muchos países tienen leyes que requieren que los documentos electrónicos sean accesibles, como la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) en los Estados Unidos.

Problemas comunes de accesibilidad de archivos PDF

Para solucionar eficazmente los problemas de accesibilidad de los archivos PDF, es importante comprender las barreras de accesibilidad más comunes:

Al identificar y abordar estos problemas, puede mejorar significativamente la accesibilidad de sus archivos PDF.

Técnicas de remediación de PDF

Hay dos enfoques principales para remediar archivos PDF: durante la composición o creación, y después de la composición .

En composición

El etiquetado es el proceso de agregar elementos estructurales a un documento para definir su orden de lectura y jerarquía lógica. Las etiquetas identifican elementos como encabezados, párrafos, listas, tablas e imágenes, lo que facilita la navegación y la comprensión del contenido por parte de las tecnologías de asistencia.

En muchos casos, la mejor vía para generar un documento en un formato accesible puede considerarse a nivel de redacción o de autoría. Sin embargo, esto es más fácil de decir que de hacer, ya que requiere que los autores estén completamente versados y familiarizados con la accesibilidad de los documentos. Esto significa saber qué estándares deben seguir, como WCAG, PDF/UA y/o HHS (Health and Human Services). No solo requiere conocimiento, sino que requiere ser casi un experto para que cuando generen el PDF final, este no solo sea accesible, sino también utilizable, lo que conduce a un cumplimiento total. Esto lleva tiempo, y si las personas que crean documentos no generan PDF accesibles todo el tiempo, podría llevarles mucho tiempo generar un PDF cada vez que lo generen, ya que podrían necesitar seguir repasando sus conocimientos sobre accesibilidad de documentos. Por lo tanto, aunque en algunos casos esto puede funcionar y los usuarios podrían generar PDF accesibles todo el tiempo, habrá muchos casos en los que esto no será posible para todos los autores, o hacerlo a nivel de redacción del documento.

Para hacer esto, en el nivel de composición del documento, los usuarios no solo deben estar muy familiarizados con la accesibilidad del documento y todos los detalles que la acompañan, sino que también deben estar muy familiarizados con la aplicación que están usando para crear su documento y cómo esta aplicación funciona con el etiquetado de accesibilidad. A medida que avanzan en la creación del documento, también crearán las etiquetas de accesibilidad que lo acompañan.

Existen herramientas y software que pueden ayudarles en el proceso de accesibilidad, pero sigue siendo un proceso con el que tendrán que estar muy familiarizados.

Para etiquetar un PDF:

1. Abra el documento en una herramienta como Adobe Acrobat Pro .
2. Utilice el panel Etiquetas para agregar y editar etiquetas para cada elemento de contenido.
3. Asegúrese de que la estructura de la etiqueta siga un orden de lectura lógico.
4. Proporcione texto alternativo para imágenes y otros elementos que no sean texto utilizando el< Alt> etiqueta.
5. Para las tablas, defina los encabezados de fila y columna utilizando el< EL> etiqueta.

Remediación posterior a la composición

La corrección posterior a la redacción implica etiquetar un documento PDF completamente redactado. Este enfoque se suele utilizar para documentos transaccionales de gran volumen, como extractos bancarios o facturas, en los que no es posible etiquetar durante la etapa de creación.

Requisitos clave importantes en la remediación:

1. Realizar OCR : si el PDF es una imagen escaneada, utilice el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertirlo en texto que se pueda buscar.
2. Etiquete el documento : agregue etiquetas correspondientes como encabezados, párrafos, listas, tablas, figuras y más para definir los elementos de accesibilidad del documento y el orden de lectura.
3. Proporcionar texto alternativo : agregue descripciones de texto alternativas para imágenes y otros elementos que no sean texto.
4. Orden de lectura : asegúrese de que el orden de lectura de todos los elementos de accesibilidad siga una secuencia lógica.
5. Definir campos de formulario : cuando utilice formularios rellenables, etiquete y etiquete adecuadamente los campos del formulario para que sean accesibles a las tecnologías de asistencia.
6. Etiqueta correctamente las tablas: Asegúrate de que las tablas tienen definidos correctamente los encabezados de fila y columna, la celda associations, la descripción de la tabla y están etiquetadas correctamente.
7. Especificar el idioma del documento : establezca el idioma principal del documento en las propiedades del PDF.

Existen varias herramientas informáticas para la reparación posterior a la composición, entre ellas CrawfordTech AccessibilityNow® de CrawfordTech. Para documentos de gran volumen, las soluciones automatizadas de corrección pueden agilizar considerablemente el proceso.

Comprobación y corrección de la accesibilidad de archivos PDF

Incluso si ha seguido las mejores prácticas para crear archivos PDF accesibles, es importante verificar sus documentos para detectar problemas de accesibilidad y solucionar cualquier problema que encuentre.

Comprobaciones básicas de accesibilidad

Comience con algunas comprobaciones básicas para identificar problemas obvios:

• Utilice un verificador de accesibilidad de PDF como PAC (PDF Accessibility Checker) para determinar si el PDF es accesible o no .
• Utilice el Comprobador de accesibilidad de Adobe Acrobat Pro para identificar problemas de accesibilidad comunes.

Pruebas de accesibilidad avanzadas

Para una evaluación más exhaustiva, considere las siguientes técnicas de prueba manual:

• Prueba del lector de pantalla : utilice un lector de pantalla como NVDA o VoiceOver para navegar por el PDF y verificar si hay problemas.
• Prueba de navegación con teclado : intente navegar por el PDF usando solo el teclado para asegurarse de que todo el contenido y la funcionalidad sean accesibles.
• Comprobación del orden y la estructura de lectura : revise la estructura de las etiquetas y el orden de lectura para asegurarse de que coincidan con el orden visual del contenido.

Remediación de archivos PDF inaccesibles

Las tareas de remediación más comunes incluyen:

• Agregar etiquetas. Los archivos PDF utilizan etiquetas para identificar la estructura y el orden del contenido para los lectores de pantalla. Si el archivo PDF no está etiquetado, es fundamental agregar etiquetas.
• Idioma del documento. Especificar el idioma del documento garantiza que los lectores de pantalla utilicen la pronunciación y la traducción correctas.
• Estructura de encabezados. Una estructura de encabezado adecuada (H1, H2, etc.) ayuda a los lectores de pantalla a navegar por el documento y comprender su organización.
• Tablas y listas. Asegúrese de que las tablas tengan la estructura adecuada (filas de encabezado, celdas de datos) y que las listas estén etiquetadas correctamente para la navegación mediante tecnología de asistencia.
• Texto alternativo para imágenes (Alt Text). Todas las imágenes no decorativas necesitan un texto alternativo claro y conciso que describa su contenido.
• Contraste de color. Asegúrese de que haya un contraste de color adecuado entre el texto y el fondo para una mejor legibilidad, especialmente para personas con discapacidad visual.
• Orden de lectura. Asegúrese de que el orden de lectura siga el flujo lógico del documento para los lectores de pantalla.
• Marcadores. Agregar marcadores a documentos grandes permite a los usuarios saltar a secciones específicas dentro del PDF.
• Campo de golf. Se debe utilizar un texto de enlace descriptivo en lugar de sólo URL para una mejor comprensión.
• Verificación y Pruebas. Utilice verificadores de accesibilidad y simulaciones de lectores de pantalla para probar el PDF corregido e identificar cualquier problema restante.

Automatización de la corrección de PDF

Para las organizaciones que manejan un gran volumen de documentos transaccionales, la corrección manual no es una buena opción, ya que llevaría demasiado tiempo y los documentos nunca se entregarían a tiempo. En estos casos, las soluciones de corrección automatizadas pueden ayudar a agilizar el proceso. Estas soluciones suelen implicar:

1. Creación de plantillas : se crea una plantilla para cada tipo de documento, definiendo la estructura, las etiquetas y otras características de accesibilidad que se deben aplicar.
2. Procesamiento por lotes : la herramienta automatizada procesa un gran lote de PDF, aplicando la plantilla adecuada a cada uno y generando versiones accesibles de los documentos.
3. Remediación bajo demanda : la remediación de documentos bajo demanda es la forma más eficiente, rentable y permite entregar los documentos a tiempo.
4. Garantía de calidad : los PDF corregidos se verifican para comprobar su precisión y cumplimiento de los estándares de accesibilidad, ya sea mediante controles automáticos o revisión manual.

La remediación automatizada puede reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para hacer accesibles grandes volúmenes de archivos PDF y, al mismo tiempo, garantizar un alto nivel de calidad y cumplimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un PDF etiquetado y uno sin etiquetas?

Un PDF etiquetado tiene una estructura lógica definida por etiquetas de accesibilidad, que se encuentran en los metadatos y son invisibles a simple vista. Para el usuario promedio, un PDF etiquetado se verá idéntico a un PDF sin etiquetas, ya que el etiquetado se realiza en los metadatos y no afecta ni cambia la estructura del PDF en sí. Las etiquetas describen la jerarquía y el significado del contenido. Un PDF sin etiquetas carece de esta estructura, lo que dificulta o imposibilita que los usuarios de tecnologías de asistencia naveguen por el contenido y lo comprendan.

¿Puedo hacer accesible un PDF escaneado?

Sí, pero requiere un paso adicional. Deberá utilizar OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir la imagen escaneada en texto que permita realizar búsquedas y, luego, se agregarán las etiquetas y otras funciones de accesibilidad al PDF.

¿Cómo puedo comprobar si mi PDF es accesible?

Hay varias formas de comprobar la accesibilidad de un PDF:

• Utilice una herramienta gratuita como PAC (PDF Accessibility Checker) 3
• Utilice el Comprobador de accesibilidad en Adobe Acrobat Pro
• Utilice un verificador de accesibilidad como la herramienta Validator de CrawfordTech
• Pruebe el PDF con un lector de pantalla como NVDA o VoiceOver
• Si está muy familiarizado con la accesibilidad de los documentos, verifique manualmente la estructura de las etiquetas y el orden de lectura.

¿Cuáles son los problemas de accesibilidad más comunes en archivos PDF?

Algunos de los problemas de accesibilidad más comunes en archivos PDF incluyen:

• Falta de etiquetas o estructura de etiquetado incorrecta
• Texto alternativo faltante o incorrecto para las imágenes
• Falta la definición del idioma del documento
• Contraste de color insuficiente
• Campos de formulario inaccesibles en formularios rellenables
• Tablas etiquetadas incorrectamente

¿Cuánto tiempo se tarda en reparar un PDF inaccesible?

El tiempo necesario para solucionar un PDF inaccesible puede variar ampliamente según la complejidad del documento, la gravedad de los problemas de accesibilidad y el conocimiento del usuario sobre la accesibilidad de los documentos. Para alguien con habilidades de accesibilidad de documentos, un documento simple con problemas menores puede llevar solo unos minutos, mientras que un documento complejo con muchos problemas puede llevar varias horas o incluso días.

¿Cómo puedo hacer que los PDF transaccionales de gran volumen sean accesibles?

En el caso de documentos transaccionales de gran volumen, las soluciones de corrección automatizadas pueden ayudar a agilizar el proceso. Estas soluciones suelen implicar la creación de plantillas para cada tipo de documento, la corrección a pedido o el procesamiento por lotes de una gran cantidad de archivos PDF y la realización de controles de calidad en los documentos corregidos.

Crawford Technologies – Tu socio en la eliminación de PDF

La corrección de PDF es esencial para garantizar que el contenido digital sea accesible para todos, independientemente de sus capacidades. Al comprender los principios de accesibilidad de PDF, seguir las mejores prácticas de etiquetado y corrección y utilizar las herramientas y técnicas adecuadas, las organizaciones pueden crear archivos PDF que cumplan con los estándares de accesibilidad y sean utilizables por todos.

Mientras trabaja para que sus archivos PDF sean accesibles, recuerde que la accesibilidad es un proceso continuo. Priorice la accesibilidad desde el principio, pruebe sus documentos periódicamente y haga de la accesibilidad una parte fundamental de su flujo de trabajo de creación de documentos. De este modo, podrá asegurarse de que todos los usuarios puedan acceder a su contenido y beneficiarse de él.

Crawford Technologies ofrece una potente solución para agilizar el proceso de corrección de PDF para la accesibilidad: AccessibilityNow® Remediate. Esta innovadora herramienta de escritorio proporciona a los usuarios una interfaz gráfica de usuario (GUI) fácil de usar que simplifica el proceso de etiquetado de documentos PDF no transaccionales. Con AccessibilityNow Remediatelos usuarios pueden etiquetar rápida y fácilmente varios elementos de un PDF, como el orden de lectura, los párrafos, los títulos, las listas, las URL y las tablas. Al incorporar tecnologías avanzadas de IA y aprendizaje automático, esta herramienta puede detectar automáticamente los elementos etiquetados, reduciendo significativamente la necesidad de esfuerzos manuales de corrección de PDF y amplios procesos de control de calidad.

Como herramienta independiente, AccessibilityNow Remediate puede integrarse perfectamente en el flujo de trabajo de corrección de PDF de cualquier organización para documentos no transaccionales. Puede utilizarse de forma independiente o como paso final del proceso de corrección para archivos que ya han sido etiquetados mediante aplicaciones de publicación Crawford Technologies’. Aprovechando las capacidades de AccessibilityNow Remediatelas organizaciones pueden reducir drásticamente el tiempo, el esfuerzo y los costes asociados a hacer accesibles sus documentos PDF. Esta potente herramienta garantiza el cumplimiento de las principales normas de accesibilidad, como PDF/UA, WCAG y HHS, lo que permite a las organizaciones crear contenidos digitales inclusivos y fáciles de usar para todos los usuarios, independientemente de sus capacidades.

¿Necesitas ayuda para asegurarte de que tus PDF son totalmente accesibles? Ponte en contacto con Crawford Technologies para obtener asistencia experta en la creación y corrección de PDF para que cumplan las normas de accesibilidad más estrictas.