Accesibilidad de documentos

Introducción a la accesibilidad de los documentos

Bienvenido al mundo de la accesibilidad de documentos , donde cada individuo, independientemente de sus capacidades, puede acceder y comprender la información con facilidad. En CrawfordTech, comprendemos la importancia de crear documentos accesibles que satisfagan las necesidades de todos los usuarios, incluidos aquellos con discapacidades. Al adoptar la accesibilidad de documentos , no solo garantiza el cumplimiento de las normas de accesibilidad, sino que también fomenta un sentido de pertenencia y empoderamiento dentro de su organización y las comunidades a las que presta servicios.

Se considera que los documentos son accesibles cuando cualquier persona puede acceder a ellos, independientemente de las herramientas o capacidades. Garantizar la accesibilidad es fácil con las herramientas, el software y la formación adecuados.

Un documento accesible ofrece multitud de beneficios, como por ejemplo:

• Legibilidad y comprensión mejoradas para todos los usuarios.
• Experiencia y satisfacción del usuario mejoradas
• Alcance ampliado e inclusión
• Cumplimiento de requisitos legales y estándares de la industria.

Sin embargo, mantenerse al día con las normas y regulaciones en constante cambio puede ser una tarea abrumadora, y gestionar grandes cantidades de datos y diversos tipos de datos en formatos accesibles y compatibles puede llevar mucho tiempo y ser costoso si no se hace correctamente. El incumplimiento de las normas mundiales que rigen la accesibilidad de los documentos puede tener consecuencias costosas, por lo que es imperativo que las empresas y organizaciones encuentren la solución adecuada que pueda gestionar de forma adecuada y eficiente los numerosos formatos alternativos necesarios.

Desafíos que se enfrentan debido a la inaccesibilidad de los documentos

Para comprender la importancia de garantizar la accesibilidad de los documentos, es necesario comprender los desafíos que pueden surgir debido a la inaccesibilidad de los documentos:

1. Lenguaje ambiguo : Muchos documentos inaccesibles están escritos en un lenguaje vago y ambiguo que puede resultar difícil de entender.
2. Formato inadecuado : los documentos inaccesibles suelen carecer de un formato y una estructura adecuados, como encabezados adecuados, párrafos significativos y una tabla de contenidos. Esto dificulta la navegación por el documento mientras se utiliza un lector de pantalla u otra tecnología de asistencia.
3. Falta de formatos alternativos : muchos documentos solo están disponibles en formato PDF, lo que puede hacer que sea imposible para las personas acceder al contenido sin un software especializado o la asistencia de otra persona. Algunas personas no pueden acceder a un documento electrónico, por lo que pueden requerir formatos alternativos para acceder a la información.
4. Falta de conocimiento : las imágenes dentro de los documentos pueden presentar un desafío de accesibilidad porque es posible que no incluyan texto alternativo que describa su contenido. Esto significa que los usuarios de tecnología de asistencia podrían no estar al tanto de ese contenido.
5. Problemas de legibilidad : los documentos con fuentes pequeñas y fondos de bajo contraste pueden reducir la legibilidad para usuarios con discapacidad visual.

Trabajar en la accesibilidad de los documentos desde el principio puede ayudar a eliminar estos desafíos.

Conceptos clave para crear documentos accesibles

Para crear documentos verdaderamente accesibles, es esencial comprender los elementos clave que contribuyen a su usabilidad. Algunos de los conceptos fundamentales son:

• Encabezados adecuados : utilice una estructura jerárquica de encabezados (H1, H2, H3, etc.) para organizar su contenido y facilitar la navegación de los usuarios.
• Texto alternativo : proporcione texto alternativo descriptivo (texto alt) para imágenes, gráficos y cuadros para garantizar que los usuarios ciegos o con discapacidad visual puedan comprender el contenido.
• Contraste de color : asegúrese de que haya suficiente contraste de color entre el texto y el fondo para mejorar la legibilidad.
• Metadatos : incluya metadatos relevantes, como el título del documento y el autor para que esté disponible para el usuario final, y el idioma, para garantizar una pronunciación correcta mediante la tecnología de asistencia.

Crawford Technologies’ AccessibilityNow simplifica el proceso de aplicación de estas buenas prácticas de accesibilidad en varios formatos de documentos, como Microsoft Word, PDF, braille, letra grande y otros. Con AccessibilityNow, puedes garantizar el cumplimiento de las pautas de accesibilidad al tiempo que agilizas tus procesos de creación y corrección de documentos.

Recomendaciones para garantizar la accesibilidad de los documentos

Los pasos básicos para crear documentos accesibles son similares independientemente de si el documento está en formato HTML, Microsoft Word, PDF u otros formatos. Estos pasos son:

• Asegúrese de que el contenido que no sea texto, como imágenes y logotipos, tenga texto alternativo o descripciones de texto para proporcionar contexto.
• Incluya una estructura de etiquetado a la que se pueda acceder mediante tecnología de asistencia.
• Etiquete correctamente los campos del formulario, de modo que sean accesibles para los usuarios que solo utilizan el teclado.
• Asegúrese de que todos los enlaces y el contenido interactivo estén etiquetados y funcionen cuando se activen.
• Formatear las tablas correctamente y designar encabezados de tabla.
• Un tamaño de texto de 12 puntos o superior beneficiará a la mayoría de los usuarios.
• Los números del uno al nueve son más fáciles de leer si se escriben como palabras, mientras que los números del 10 en adelante deben presentarse como números.

Cómo abordar los desafíos más comunes de accesibilidad a los documentos

Las organizaciones a menudo enfrentan varios desafíos comunes cuando tratan con la accesibilidad de los documentos, tales como:

• Preocupaciones acerca de que los documentos dirigidos al cliente no cumplan con las normas : las soluciones de CrawfordTech garantizan que todos sus documentos dirigidos al cliente cumplan totalmente con las normas de accesibilidad, protegiendo a su organización de posibles riesgos legales.
• Dificultad para gestionar la entrega de varios formatos alternativos: AccessibilityNow admite una amplia gama de formatos de documentos, lo que facilita la gestión y entrega de versiones accesibles de todos tus documentos.
• Gastar demasiado tiempo y dinero en gestionar las comunicaciones de accesibilidad de documentos sin lograr un cumplimiento total : las soluciones automatizadas de CrawfordTech agilizan el proceso de accesibilidad, ahorrándole tiempo y dinero al tiempo que garantizan el cumplimiento total.
• Considerar la posibilidad de añadir recursos adicionales para resolver los problemas de accesibilidad: Con AccessibilityNow, puedes gestionar eficazmente las necesidades de accesibilidad de tus documentos sin necesidad de recursos adicionales, lo que permite a tu equipo centrarse en las actividades principales de la empresa.

Las soluciones integrales de CrawfordTech abordan estos desafíos de frente, brindando a las organizaciones las herramientas y la experiencia necesarias para tener éxito en sus iniciativas de accesibilidad de documentos.

Garantizar el cumplimiento de las normas de accesibilidad

El cumplimiento de las normas de accesibilidad es un aspecto fundamental de la accesibilidad de los documentos. Además de las normas mencionadas, es importante tener en cuenta que WCAG 2.0 y 2.1 son los estándares clave que se deben seguir para la accesibilidad de los archivos PDF. Las soluciones de CrawfordTech están diseñadas para ayudarle a cumplir con los requisitos de diversas pautas y estándares de accesibilidad, como:

• Sección 508 de la Ley de Rehabilitación : Nuestras soluciones garantizan que su tecnología electrónica y de información sea accesible para las personas con discapacidades, como lo exige la Sección 508 .
• Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) : Nuestros servicios respaldan su cumplimiento con la ADA , garantizando que sus documentos sean accesibles para personas con discapacidades.
• EN-301 : Le ayudamos a conseguir la conformidad con la norma EN-301, garantizando la accesibilidad de sus productos TIC.
• AODA: Al asociarte con Crawford Technologies, puedes tener la tranquilidad de saber que tus documentos cumplen las últimas normativas y buenas prácticas sobre accesibilidad.
• Norma final de los CMS: Esta norma exige que los materiales y el contenido enviados a los miembros cumplan con los objetivos de equidad en materia de salud y exige que se traduzcan a idiomas extranjeros según las preferencias de los afiliados y a formatos accesibles, como letra grande, braille y archivos de audio, en un plazo de 24 a 72 horas. (Más información)

La importancia de las pruebas de accesibilidad

Las pruebas de accesibilidad son un paso fundamental para garantizar que sus documentos cumplan con los estándares requeridos y sean utilizables por personas con discapacidades. Hay varias herramientas disponibles para ayudar a verificar la accesibilidad de sus documentos, entre ellas:

• AccessibilityNow Validator: Un programa de escaneado que identifica los defectos de accesibilidad de tus documentos.
• WAVE : Una herramienta de evaluación de accesibilidad web que ayuda a identificar problemas de accesibilidad en el contenido web.
• AChecker : una herramienta basada en web que verifica que páginas HTML individuales cumplan con los estándares de accesibilidad.
• Lighthouse : una herramienta automatizada de código abierto para mejorar la calidad de las páginas web, incluida la accesibilidad.

Al utilizar estas herramientas y realizar pruebas de accesibilidad exhaustivas, puede identificar y abordar cualquier problema antes de que se publiquen sus documentos, lo que garantiza una experiencia de usuario totalmente accesible e inclusiva.

Cómo garantizar la accesibilidad para distintos tipos de documentos

Existen diferentes recomendaciones para garantizar la accesibilidad Para diferentes tipos de documentos:

Microsoft Office

Para garantizar la accesibilidad de un documento de Microsoft Office, es necesario etiquetar adecuadamente las imágenes, los gráficos y otros contenidos que no sean texto. Los documentos deben tener un formato que maximice la legibilidad y la legibilidad, incluidos los encabezados. Los documentos también deben estar diseñados para que se pueda navegar por ellos mediante atajos de teclado. Las pruebas de accesibilidad de estos documentos se pueden realizar con herramientas como el Comprobador de accesibilidad de Microsoft.

Microsoft Word

Microsoft Word incluye varias funciones de accesibilidad que ayudan a los usuarios a acceder al contenido rápidamente. Se puede acceder a esta opción en el menú Archivo, en Opciones.> Accesibilidad. Desde allí, los usuarios pueden activar configuraciones como el modo de alto contraste, que cambia los colores del texto y del fondo para mejorar la visibilidad. Los ajustes de zoom también pueden permitir a los usuarios personalizar la vista de los documentos. Microsoft también proporciona una guía completa para crear documentos accesibles en Word, que incluye instrucciones para agregar descripciones de texto alternativo a las imágenes. Para garantizar que sus documentos de Microsoft Word cumplan con la ADA, siga esta lista de verificación:

• Utilice estilos de título integrados (Título 1, Encabezado 2, etc.) para estructurar su documento
• Proporcionar texto alternativo para imágenes y tablas
• Utilice viñetas o números para las listas

Microsoft Excel

Los problemas de accesibilidad en Microsoft Excel pueden comenzar con el diseño físico del programa en sí. Los menús y las cintas de Excel pueden resultar difíciles de navegar con herramientas de accesibilidad. Por eso, Microsoft Excel ofrece opciones de accesibilidad como el modo de alto contraste, la configuración de color ajustable, la herramienta Lupa y la compatibilidad con lectores de pantalla. Estas opciones hacen que Microsoft Spreadsheets sea totalmente compatible con tecnología de asistencia como lectores de pantalla como JAWS y NVDA.Microsoft Excel:

• Incluya un título para la hoja de trabajo y proporcione un mensaje que indique el final de la tabla.
• Evite las celdas en blanco para fines de formato
• Asegúrese de que cada pestaña de la hoja tenga un nombre único y relevante
• Evite fusionar celdas

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint incluye las siguientes características que facilitan la creación de presentaciones de PowerPoint accesibles:

• Atajos de teclado : los atajos permiten navegar rápidamente por una presentación, como cambiar de diapositiva. Esto facilita el uso de dispositivos señaladores tradicionales como un mouse.
• Texto alternativo : esta función permite a los usuarios agregar texto descriptivo a las imágenes y otros objetos en una presentación para que las personas ciegas o con discapacidad visual puedan acceder a ese contenido.
• Temas accesibles : Microsoft ha proporcionado varias plantillas diseñadas específicamente teniendo en cuenta la accesibilidad. Esto facilita la navegación por sus presentaciones a las personas que usan tecnología de asistencia.

Microsoft PowerPoint:

• Incluya subtítulos para los vídeos en sus presentaciones
• Asegúrese de que haya suficiente contraste de color entre el texto y el fondo.
• Proporcionar texto alternativo para imágenes, cuadros y gráficos»

Archivos de Google Drive

Google Drive ofrece una variedad de funciones de accesibilidad, como reconocimiento de voz, dictado, conversión de texto a voz, compatibilidad con subtítulos y temas de alto contraste. Google Drive también ha implementado la herramienta Comprobador de accesibilidad, que permite a los usuarios identificar rápidamente posibles problemas de accesibilidad en sus documentos antes de compartirlos con otros. Además de estas herramientas integradas, los evaluadores pueden usar complementos como Grackle, que está disponible para todos los formatos, como documentos, diapositivas y hojas de cálculo.

Documentos de Google

Google ofrece varias funciones de accesibilidad en Google Docs:

• Entrada de voz : esta función permite a los usuarios con discapacidades motoras acceder a las mismas herramientas disponibles al escribir hablando en el micrófono integrado en el dispositivo.

Presentaciones de Google

Google Slides aumenta la accesibilidad al proporcionar descripciones de texto alternativas, o etiquetas Alt, en las imágenes utilizadas en las diapositivas. Las etiquetas Alt ayudan con la optimización de los motores de búsqueda, lo que hace que las diapositivas aparezcan en una posición más alta en los resultados de búsqueda cuando se utilizan palabras clave relevantes. También se pueden agregar grabaciones de audio directamente a las diapositivas. Esto es ideal si los presentadores quieren hablar en voz alta pero no están físicamente presentes durante la presentación. Además de esto, los complementos como Grackle pueden ayudar a probar la accesibilidad de las diapositivas.

Hojas de cálculo de Google

Existen varias formas de hacer que Google Sheets sea más accesible, incluida la configuración de la pantalla de la computadora. Habilitar las funciones de zoom también permite una mejor legibilidad, ya que se pueden ampliar áreas específicas de texto que de otro modo serían demasiado pequeñas para verlas cómodamente en la pantalla. Varios complementos permiten a los usuarios personalizar cómo aparecen los datos dentro de las hojas, como agregar bordes alrededor de celdas individuales o mejorar el espaciado entre líneas de texto. Grackle Sheets es un complemento que ayuda a detectar todos los problemas de accesibilidad.

Otros archivos

Los documentos accesibles deben formatearse utilizando normas como encabezamientos, subtítulos, un tipo de letra en negrita para resaltar palabras o frases, o tablas con pies de foto que describan lo que muestran cuando sea pertinente. También pueden añadirse enlaces a información de apoyo o fuentes al final del documento. La accesibilidad en los documentos HTML y XML es una parte esencial del desarrollo web. Varias herramientas pueden ayudar a los usuarios a comprobar la accesibilidad de un documento, entre ellas AccessibilityNow ValidatorWAVE, AChecker y Lighthouse. Al ejecutar estas comprobaciones en documentos HTML, se proporciona información sobre dónde puede haber problemas related de usabilidad o de cumplimiento de las normas WCAG. Esto permite a los usuarios saber qué hay que corregir antes de poner en marcha un sitio. El W3C también ha creado varias directrices, que incluyen el uso de marcado semántico siempre que sea posible». Para asegurarte de que tus PDF cumplen la ADA, sigue esta lista de comprobación:

• Asegúrese de que el texto se pueda buscar
• Utilice texto oculto (Alt) para describir imágenes
• Los documentos de más de nueve páginas requieren marcadores
• Utilice etiquetas para mapear el contenido
• Organizar las mesas de izquierda a derecha
• Evite las imágenes de fondo y las marcas de agua.
• Asegúrese de que las filas de la tabla se ajusten al ancho de la página

Pautas de accesibilidad de documentos

Además de las recomendaciones, los usuarios también deben conocer las pautas de accesibilidad importantes para los distintos tipos de documentos. Algunas pautas comunes para garantizar la accesibilidad de los documentos son:

• Un título único y fácil de entender para el contenido mejora la accesibilidad cuando se lee a través de cualquier tecnología de asistencia.
• Especificar el idioma del documento evita confusiones ya que la tecnología de asistencia no puede identificar el idioma a menos que se especifique.
• Agregue texto de hipervínculo descriptivo en lugar de la URL o términos generalizados como «haga clic aquí» y «más», ya que esto brindará claridad al lector cuando los enlaces se presenten fuera de contexto.
• Utilice el espaciado de párrafo en lugar de retornos de carro cuando se necesita un espaciado de línea adicional entre párrafos.
• Las listas creadas se pueden numerar si están ordenadas, o se pueden utilizar viñetas para listas sin orden.
• Elija dos colores que estén bastante separados en la rueda de colores y que tengan una relación de contraste de un mínimo de 4,5:1 para que el texto sea legible para personas con baja visión.
• Evite utilizar imágenes de fondo detrás del texto, ya que pueden reducir la legibilidad y dificultar la lectura rápida y precisa del contenido para personas con baja visión o dislexia. En su lugar, utilice un fondo sólido para que los lectores siempre sepan lo que están viendo sin tener que forzar la vista.
• Evite las fuentes decorativas, que pueden resultar difíciles de leer para personas con discapacidades cognitivas.
• Seleccione una fuente apropiada y configúrela en el tamaño correcto para facilitar su lectura en pantalla o en la impresión.
• Cualquier representación gráfica debe tener especificaciones adecuadas de etiquetas y títulos de ejes.
• Se pueden utilizar marcas de agua, si son legales, y se prefieren las basadas en texto en lugar de las basadas en imágenes. Esto significa que el nombre debe mencionarse al principio del documento o incluirse en el nombre del archivo.
• Asegúrese de que los números de página se inserten utilizando herramientas y no se numeren manualmente.
• Las tablas deben constar de encabezados, filas y columnas de información relacionada que estén claramente etiquetadas. Fusionar más de dos celdas adyacentes en una sola viola las pautas WCAG porque impide que la tecnología de asistencia lea correctamente el contenido de cada celda.
• Los subtítulos o transcripciones son componentes esenciales del acceso multimedia para personas con pérdida auditiva o problemas de procesamiento auditivo.

Pautas para Microsoft Word

A continuación se ofrecen pautas para garantizar que los documentos de Microsoft Word sean accesibles:

• Asegúrese de que los márgenes de la página estén configurados en el tamaño deseado, normalmente 1 pulgada para todos los lados de un documento.
• El interlineado es uniforme en todo el documento, con espacio simple o doble según se prefiera.
• Inserte encabezados y pies de página para agregar información útil, como títulos de capítulos, fechas o detalles del autor, en cada extremo de cada página.
• Agregue tablas o imágenes al documento usando herramientas de MS Word y asegúrese de que el formato sea adecuado.
• Revise la ortografía y corrija cuidadosamente.

Pautas para hojas de cálculo

Siga las pautas que se indican a continuación para garantizar la accesibilidad en las hojas de cálculo:

• Utilice una estructura de tabla sencilla con información de encabezado de columna. La información de encabezado se utiliza para identificar filas y columnas para quienes usan tecnología de asistencia.
• Agregue un título de tabla en la primera celda de la primera columna de la hoja de cálculo para que quienes usan tecnología de asistencia puedan encontrarla fácilmente.
• Evite dejar celdas, filas y columnas en blanco. Si necesita celdas vacías, márquelas con un signo menos, un cero o N/D para indicar que no corresponde.
• Evite fusionar celdas, ya que navegar por la hoja de cálculo puede resultar difícil para quienes utilizan tecnología de asistencia.
• Asigne nombres únicos a las pestañas de las hojas y elimine las hojas en blanco. Esto facilitará la navegación en la hoja de cálculo.
• Cada gráfico debe tener un título, una leyenda y etiquetas de ejes.

Pautas para PowerPoint

Las pautas para crear presentaciones de PowerPoint accesibles son:

• Asegúrese de que cada diapositiva tenga títulos únicos y, si figuran en la lista, tenga numeración y viñetas.
• Evite los cuadros de texto, Word Art y las transiciones de diapositivas automáticas para mejorar la accesibilidad.
• Evite efectos parpadeantes o animaciones que puedan provocar convulsiones en personas con condiciones de epilepsia fotosensible.
• Los controles del reproductor de vídeos integrados en PowerPoint no están disponibles. Considere agregar un enlace al vídeo en YouTube o Vimeo.
• Compruebe si las diapositivas están colocadas en un orden lógico en el Panel Esquema.
• Evite incluir demasiada información en una diapositiva, ya que puede resultar confusa e ilegible.