Las empresas tienen muchas razones para considerar la instalación de una fábrica de documentos automatizada (ADF). Los beneficios del control, la rendición de cuentas, los datos de análisis, la notificación de alertas, las mejoras de productividad y la contención de costos son importantes para casi todas las organizaciones que crean y distribuyen comunicaciones con los clientes. Las operaciones que no ofrezcan esta funcionalidad, ya sean proveedores externos o centros de documentos internos, tendrán dificultades para respaldar las aplicaciones de documentos importantes para sus clientes.
Las empresas se interesan en la tecnología ADF debido a puntos débiles obvios, como incidentes de documentos de cuentas mixtas, incumplimiento de SLA o pérdida de negocios frente a competidores que ofrecen las ventajas y la seguridad que brindan los ADF.
Otras veces, las empresas ven la tecnología ADF como un habilitador de crecimiento comercial crítico que les permite ingresar a nuevos mercados o entregar un mejor producto a sus clientes.
¿Podría un ADF beneficiar a su empresa?
Evaluar riesgos
¿Cuáles son las consecuencias si accidentalmente expone información personal mezclando cuentas? ¿Qué pasa si un trabajo no cumple con la fecha límite de envío? Si una máquina falla durante un trabajo de producción, ¿cómo reiniciará el operador en el lugar correcto, evitando duplicados o documentos perdidos?
Controlar costes
¿Puedes dejar el tercer turno? ¿Qué trabajos tardan más en ejecutarse? ¿Cuánto tiempo pasa persiguiendo consultas sobre el estado del trabajo o del documento? ¿Se pueden reducir los gastos de producción y franqueo combinando trabajos? ¿Cuándo tiene sentido desde el punto de vista financiero reemplazar los equipos obsoletos?
Atraer nuevos negocios
¿Su organización tendría acceso a nuevos mercados, como el procesamiento de documentos controlados por HIPAA, si tuviera un mejor seguimiento y controles? ¿Existen oportunidades para imprimir e insertar extractos de recuento de páginas variables? ¿Todas las RFP más recientes requieren la entrega de documentos multicanal y el mantenimiento de las preferencias del cliente?
Mejorando el Servicio
¿Responder más rápido a las consultas de los clientes puede ayudar en la retención de clientes? ¿Las reimpresiones automáticas enviarán los documentos por correo uno o dos días antes? ¿Permitirían las alertas en tiempo real que la gerencia resuelva los problemas de producción antes de que afecten a los clientes?
Cualquiera de estos elementos podría justificar la compra de una solución ADF. La mayoría de las empresas ven mejoras en múltiples áreas al aprovechar al máximo las capacidades que ofrecen las modernas fábricas de documentos automatizadas de la actualidad.
Investigación de una solución: identificar a todas las partes interesadas
Las operaciones de impresión, inserción y envío de documentos son partes interesadas obvias en los cambios que se producirán a partir de una implementación de ADF. Pero la solución ADF también afectará a otros grupos y departamentos. Otras entidades prestarán recursos para el diseño e implementación de la solución ADF. Los grupos típicos involucrados incluyen:
- Tecnologías informáticas
- Control de calidad
- Experiencia del cliente
- Legal/Normativo/Cumplimiento
- Finanzas
- Marketing
- Soporte Técnico
- Ventas
- Líneas de negocios
- Clientes
- Subcontratar proveedores de servicios
Tomando la decisión
A medida que identifique sus necesidades e investigue posibles soluciones, tenga en cuenta los siguientes puntos:
Alcance del Proyecto
¿Está buscando una solución de sitio único o necesita un ADF para administrar el trabajo en múltiples ubicaciones? ¿Las múltiples ubicaciones se ejecutan de forma independiente o equilibrará la carga de trabajo diaria entre todos los sitios? ¿Cuántos canales de distribución admite ahora y cómo podría cambiar esto? ¿Implementará el ADF al mismo tiempo que otros proyectos importantes, como la conversión a inyección de tinta?
Hitos y plazos
¿Los clientes o las autoridades reguladoras imponen plazos? ¿Qué son? ¿Cómo afectarán estos objetivos a las prioridades del proyecto?
Measurement
¿Están disponibles los datos de referencia?ilable? ¿Cómo medirá la eficacia del ADF? ¿Necesitará ayuda para identificar problemas y hacer ajustes?
Identificar problemas actuales
¿Existen problemas existentes como documentos mixtos, reimpresiones, productividad, programación o errores en el canal de distribución? ¿Tiene puntos ciegos en el flujo de trabajo donde no puede determinar el estado de un documento o un trabajo?
Metas estratégicas
¿Los errores o las ineficiencias están retrasando el crecimiento? ¿Está disminuyendo la satisfacción del cliente? ¿Se esfuerza su empresa por ofrecer a los clientes una experiencia de comunicación fluida?
Opciones de revisión
¿Qué características del ADF son más importantes? ¿Puede implementar algunos ahora y otros más tarde? ¿Son necesarias inversiones en nuevos equipos o se puede modificar el hardware actual? ¿Necesitas portales para tu departamento de atención al cliente o para clientes finales?
Evaluar el riesgo
¿Cuál es el efecto en las comunicaciones con los clientes si no toma ninguna medida? ¿Son posibles las infracciones reglamentarias? ¿Puede el proyecto ADF continuar según lo programado si se reasignan sus recursos de TI?
Costos del proyecto y oportunidades de ahorro
Considere la posibilidad de adquisición, servicios profesionales, capacitación, modificación o reemplazo de equipos, reducciones de mano de obra, flujo de efectivo mejorado, franqueo más bajo, mejor uso de equipos, reducción del trabajo subcontratado, etc. Cada organización que implementa una fábrica de documentos automatizada puede tener diferentes objetivos para ahorrar dinero o aprovechando nuevas oportunidades.
El mercado actual exige integridad y control
Los centros de documentación y los proveedores de servicios de impresión están descubriendo que los clientes esperan que sus proveedores proporcionen controles de seguimiento e integridad. Cualquier operación que maneje documentos que contengan datos confidenciales debe tener procesos blindados para evitar exponer accidentalmente la información privada de un cliente. Las aplicaciones complejas aumentan la necesidad de los controles de nivel de documento disponiblesilable a través de la tecnología ADF.
Los trabajos que incluyen documentos con un número variable de páginas, contenido de sobres coincidentes, direccionamiento en sobres cerrados o datos variables impresos a doble cara son especialmente vulnerables a los errores. Es arriesgado ejecutar aplicaciones como estas sin un sistema sofisticado de identificación y seguimiento.
Incluso las aplicaciones de marketing por correo directo exigen las medidas de integridad de documentos proporcionadas por los sistemas ADF. A medida que las aplicaciones se personalizan mucho, aumenta el riesgo de error. Los elementos no coincidentes de una pieza de correo personalizada pueden causar una gran dificultad para el proveedor de servicios o el centro de documentación interno, incluidos los costos de reelaboración o incluso la pérdida de una cuenta.
A medida que los volúmenes generales de correo caen debido a una orientación más precisa y la migración a canales digitales, el valor de cada pieza de correo aumenta. No enviar por correo a alguna parte de la lista o cometer errores que disminuyen la capacidad de las piezas de correo para producir el resultado deseado fortalece la percepción del cliente de que el correo es demasiado costoso. Demasiados errores harán que los remitentes consideren formas alternativas de comunicarse con sus clientes actuales y potenciales, lo que disminuirá aún más los volúmenes de correo.
Además de los beneficios obvios de una mejor calidad del correo, menores costos u operaciones más eficientes, las soluciones ADF también pueden abrir la puerta a nuevas oportunidades.
El seguimiento y el control mejorados permiten que los centros de documentos consideren estrategias como tareas domésticas y mixtas. Estas estrategias, a menudo habilitadas con herramientas de reingeniería de documentos como Crawford Technologies Operations Express, menores costos operativos y gastos postales. Los documentos rediseñados también pueden mejorar la experiencia del cliente.
La distribución multicanal es una característica de todas las estrategias contemporáneas de comunicación con el cliente. Este es un objetivo móvil a medida que surgen nuevas tendencias y tecnologías. Una plataforma ADF flexible es esencial para proporcionar la precisión y la capacidad de respuesta que requieren las empresas que buscan conectarse con sus clientes a través de múltiples canales.
La complejidad de capturar, mantener y actuar según las preferencias de comunicación del cliente, combinada con la necesidad de generar documentos en múltiples formatos para admitir canales físicos y digitales, requiere una fábrica de documentos automatizada. El crecimiento esperado en los sistemas de entrega digital se sumará a esta complejidad, por lo que los proveedores de servicios y los centros de documentos en la planta deben estar preparados.
Una mayor productividad y un mayor control pueden generar oportunidades comerciales. Con la capacidad de demostrar mayores grados de precisión, productividad y calidad gracias al ADF, las organizaciones pueden descubrir que pueden atraer clientes con mayores volúmenes o aquellos con requisitos de respuesta que antes no podían atender.
Y, por último, las organizaciones pueden utilizar los datos de comunicaciones con los clientes acumulados por el ADF para evaluar toda su estrategia de comunicaciones con los clientes. Esta información puede ayudar a asegurar
los mensajes de los clientes son consistentes, relevantes y necesarios. Las empresas pueden integrar el ADF con otros procesos comerciales y llevar las relaciones con los clientes a un nivel completamente nuevo.
Habilitadores ADF de Crawford Technologies
Flujos de trabajo flexibles con PRO Production Manager
Esta solución abierta y configurable permite la gestión de la automatización de procesos de extremo a extremo. Une las fuentes de datos, los sistemas de composición, las impresoras, los insertadores y el flujo de correo, lo que da como resultado un flujo de trabajo de producción perfecto.
Tablero en tiempo real con Alchem-e™
El sistema Alchem-e, available como un módulo integrado para otras soluciones de CrawfordTech, proporciona un panel basado en la web fácil de usar que brinda información en tiempo real sobre el estado del trabajo, con informes y métricas personalizables para brindar información sobre indicadores clave de rendimiento.
Experiencia del cliente con PRO Preference Manager
Las estrategias de experiencia del cliente (CX) dependen de poner más control en manos de los clientes. Con PRO Preference Manager, los destinatarios de los documentos pueden administrar sus propias preferencias a través de los portales web seguros de nuestros clientes. PRO Production Manager luego pone esta información a trabajar, dirigiendo los documentos a los canales de entrega actualmente seleccionados en el momento de la producción.
Documentos Accesibles
Es más importante que nunca proporcionar documentos en formatos accesibles para la creciente población de personas ciegas, con problemas de visión y con discapacidades cognitivas. Con nuestras soluciones los clientes pueden automatizar la creación y entrega de documentos en formato como
PDF accesible, HTML5 accesible y otros formatos. La conversión a formatos accesibles se convierte en un componente integrado del flujo de trabajo de producción.
Resumen
Elegir el proveedor de AAD correcto requiere comparar los requisitos y las prioridades del productor de documentos con las características individuales y las fortalezas de las soluciones bajo
consideración. A veces la mejor combinación será nuestra PRO Production Manager, posiblemente junto con otras soluciones de CrawfordTech y de terceros. En otras situaciones, otro producto puede ser una mejor opción. Cualquiera que sea la elección, una fábrica de documentos automatizada bien elegida ayudará a que cualquier operación reduzca los costos, aumente la calidad y mejore la productividad.
