En nuestra última publicación, analizamos las características ideales de una plataforma de archivado de comunicaciones con clientes de próxima generación. En esta publicación, analizamos algunas de las cuestiones críticas que surgen a la hora de migrar archivos de comunicaciones con clientes antiguos a plataformas ECM de próxima generación.
Los archivos de comunicaciones de clientes heredados rara vez se diseñan teniendo en mente su reemplazo eventual. De hecho, los archivos heredados sufren por su enfoque algo cerrado para archivar contenido. En particular, el uso de formatos de archivo propietarios, la falta de API y la escasez de herramientas de descarga reflejan la antigüedad de estos productos. El resultado neto es que capturar datos de estos archivos heredados que están listos para la migración no siempre es fácil. Siempre que sea posible, es importante utilizar técnicas documentadas para descargar contenido de la fuente. Cuando no se encuentran disponibles técnicas como estas, es posible que se requieran herramientas especializadas para acceder a estos sistemas y extraer el contenido y los índices.
Muchas organizaciones están optando por variantes de PDF como PDF/A para el archivado a largo plazo, ya que se trata de un estándar reconocido internacionalmente con importantes beneficios a largo plazo en comparación con los formatos de impresión tradicionales. Garantizar una conversión de alta fidelidad de formatos de impresión heredados como AFP, Metacode, PostScript, PCL y datos de línea a PDF/A es una parte esencial de una migración de archivo de alta calidad. Sin embargo, para aquellos que eligen almacenar formatos de impresión heredados (como pueden haber hecho en archivos heredados), CrawfordTech ofrece la posibilidad de almacenarlos también en sistemas ECM modernos. Así es, puede seguir archivando AFP con su sistema ECM de última generación.
Los sistemas ECM de próxima generación son muy adaptables a una amplia gama de casos de uso de la gestión de contenidos. Por ejemplo, el modelo de almacenamiento de contenidos más común en la mayoría de los sistemas ECM es utilizar una correspondencia de uno a uno entre objetos de contenido y documentos, que se adapta a una amplia variedad de casos de uso y permite una gestión de registros de grano fino. Crawford Technologies, ha desarrollado un modelo de almacenamiento con una correspondencia de uno a muchos entre objetos de contenido y documentos, que admite el archivo de grandes volúmenes de lotes de documentos -una técnica utilizada en muchos archivos de comunicaciones de clientes heredados- y que ahora puede aplicarse a los sistemas ECM modernos.
Llamamos a estos enfoques archivado «sin ráfagas» y «con ráfagas completas», respectivamente, y significa que nuestros clientes pueden intercambiar la eficiencia del almacenamiento con la granularidad de la gestión de registros. Crawford Technologies aprovecha al máximo este enfoque, lo que significa que el contenido migrado tiene un gran parecido con su homólogo en el sistema de origen, lo que también puede reducir el almacenamiento en un factor de 20x.
Los servicios de presentación electrónica son componentes esenciales de los procesos que permiten a los consumidores acceder a los documentos a través de portales web y dispositivos móviles. La presentación electrónica puede incluir la transformación de documentos para convertir documentos almacenados como AFP o PDF a HTML5 para su visualización en dispositivos móviles o un navegador web. El etiquetado accesible es el proceso de formatear un documento para lectores de pantalla que admitan personas ciegas o con visión parcial. Esto se puede hacer en tiempo real durante la presentación electrónica. Otras operaciones que se realizan durante la presentación electrónica pueden incluir la redacción de documentos que deben cumplir con PCI-DSS y otros requisitos y estándares regulatorios, así como la adición de firmas digitales para garantizar a los consumidores la autenticidad de los documentos.
Entre bastidores, muchos archivos de comunicaciones de clientes de gran volumen confían en los servicios de e-presentación de Crawford Technologies para ofrecer todas estas capacidades. Esto incluye el «bursting», mediante el cual los servicios de e-presentment encuentran documentos individuales contenidos en grandes lotes.
Puedes encontrar más información sobre las soluciones de archivo de comunicaciones y presentación electrónica para clientes de Crawford Technologies aquí. La próxima semana, en la Parte 3, analizaremos las mejores prácticas para una migración de archivos exitosa.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
