En nuestra última publicación, analizamos algunas de las cuestiones más importantes que surgen a la hora de migrar archivos de comunicaciones de clientes antiguos a plataformas ECM de última generación. Pero, además de soluciones tecnológicas, también se necesitan soluciones prácticas y las mejores prácticas para migrar con éxito un archivo de comunicaciones de clientes.
Puede resultar tentador lanzarse de lleno a trasladar cosas antes de evaluar adecuadamente el tamaño, la forma y la complejidad de la migración, pero es de vital importancia tomarse el tiempo y hacer el esfuerzo de realizar un descubrimiento y un análisis exhaustivos. De lo contrario, existe el riesgo de que surjan ineficiencias y redundancias existentes que harán que todo el proceso de migración sea más engorroso, lleve más tiempo y sea propenso a errores. El descubrimiento comienza con preguntas como «¿qué tipos de datos y documentos están almacenados en el archivo actual?», «¿son todos archivos de impresión?» y «¿en qué formato están esos archivos de impresión: AFP, Xerox Metacode, PDF?». Con un inventario completo de los archivos y formatos contenidos en su archivo, estará en una posición mucho mejor para planificar una migración de manera adecuada.
El siguiente paso es determinar cuánto contenido debe gestionar desde una perspectiva diaria y para la migración. La perspectiva diaria se refiere al contenido que se archiva como parte de un proceso diario normal. Aquí es donde se deben tomar algunas decisiones cruciales y estratégicas sobre qué se incorpora exactamente al nuevo sistema y qué se deja o se elimina.
Es poco probable que necesite migrar todos los archivos y documentos del archivo heredado desde el principio; es posible que solo necesite la correspondencia más reciente y los documentos de alto valor. Considere si alguna información no requiere una migración inmediata y se puede eliminar, migrar «a pedido» o en lotes, durante un período de tiempo. Por ejemplo, documentos que exceden el período de retención regulado o políticas de clientes que han sido reemplazadas.
La garantía de calidad debe ser la primera prioridad de cualquier migración de archivo de comunicaciones de clientes. Pero, ¿cómo se garantiza que lo que se tenía al principio es lo que se ha cargado ahora en el nuevo archivo? Contar los documentos a medida que pasan por los procesos de extracción, transformación y carga puede proporcionar un cierto grado de seguridad, sin embargo, esta técnica puede no tener en cuenta las inconsistencias en el contenido de origen. A menudo, otras medidas de calidad objetivas, como el muestreo aleatorio o incluso la comparación semántica, proporcionarán mejores resultados. Pero un aspecto fundamental para la calidad es la fidelidad del documento: garantizar que se mantenga la apariencia exacta del documento original en el nuevo archivo. Los usuarios no tardarán en darse cuenta de que los documentos tienen un aspecto diferente en el nuevo archivo.
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