Los documentos duplicados han sido un problema durante mucho tiempo en las operaciones de impresión y correo transaccionales. El costo de crear y enviar duplicados, junto con los problemas de relaciones públicas, los problemas de percepción del cliente y las actividades de remediación, hacen que producir correo idéntico sea un error costoso. A medida que las impresoras de documentos transaccionales migran hacia entornos de papel blanco, están cambiando los flujos de trabajo tradicionales y haciendo que sea más difícil descubrir duplicados no deseados.
En el pasado, los centros de documentación empleaban métodos rudimentarios para prevenir o detectar la producción de documentos duplicados. Podían mover o cambiar el nombre de los archivos después de procesarlos, consultar un registro de trabajos o comparar los recuentos de las máquinas con los totales de control. Estos métodos consiguieron en parte reducir el riesgo de imprimir un trabajo completo dos veces. Sin embargo, seguían produciéndose errores debido a la confianza en el cumplimiento de los procedimientos por parte de seres humanos imperfectos.
A medida que los remitentes de correo transaccional pasan a un flujo de trabajo basado en papel blanco, algunos de esos viejos métodos de detección de duplicados dejarán de funcionar. Es probable que los productores de documentos aprovechen al máximo sus impresoras de inyección de tinta a todo color y combinen documentos de varios trabajos separados antes de imprimirlos. Esta estrategia ayuda a lograr mejoras de productividad y produce mayores descuentos por preclasificación postal, pero también elimina la utilidad del equilibrio de lotes. La agrupación de documentos también dificulta la detección de duplicados.
Los servicios de impresión pueden retener temporalmente páginas para fusionarlas o agruparlas, y eventualmente combinarlas con otros documentos producidos más tarde. Esta es una maniobra válida para aumentar la productividad al crear trabajos más grandes para impresoras e insertadoras. Sin embargo, sin sistemas automatizados de detección de duplicados, las operaciones de documentos enfrentan mayores riesgos de enviar documentos por correo un día e imprimirlos nuevamente por error uno o dos días después.
Incluso las tácticas de asignación de recursos pueden dar como resultado documentos duplicados. Dividir los trabajos para procesar partes de forma simultánea en varios dispositivos puede ayudar a una organización a cumplir con sus acuerdos de nivel de servicio cuando falla un equipo. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que se superpongan esos segmentos de trabajo por accidente. La probabilidad de descubrir piezas de correo duplicadas con controles manuales es baja cuando las páginas se procesan en máquinas separadas, posiblemente ubicadas en diferentes ubicaciones geográficas.
Cualquier organización que procese grandes volúmenes de documentos transaccionales en un flujo de trabajo de papel blanco puede protegerse de los gastos y la vergüenza que supone la producción de documentos duplicados implementando un sistema de detección automatizado.
Un software como Crawford Technologies Pro Duplicate Checker elimina el riesgo de que la detección de duplicados falle debido a un error humano. En lugar de basarse en los totales de los lotes, un comprobador de duplicados automatizado y competente compara las características de los documentos individuales en toda la empresa. A continuación, el sistema alerta al personal de operaciones cuando descubre un elemento duplicado, lo que les permite intervenir y tomar medidas correctoras.
Pro Duplicate Checker puede supervisar la producción durante los pasos de composición, impresión o envío del flujo de trabajo, lo que minimiza los errores y detiene la producción de duplicados en cualquier punto del proceso de producción. Para ver videos y obtener más detalles sobre cómo esta solución económica puede resolver un problema persistente para los productores de documentos transaccionales, visite la página de información del producto aquí.
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