Los archivos de gestión de contenido heredado pueden ser un impedimento para usted y su negocio. Probablemente ya lo sepas, pero lo que quizá no sepas es cómo solucionar el problema. Afortunadamente, existe una solución: la llamamos Metodología de migración STEP.
Los archivos de gestión de contenido heredado pueden ser un impedimento para usted y su negocio. Probablemente lo sepas. Lo que quizá no sepas, sin embargo, es cómo solucionar el problema. Afortunadamente, hay una solución. La llamamos Metodología de Migración STEP.
Este proceso consta de 4 pasos principales, cada uno de los cuales se divide en tres secciones. Permítanos explicarle:
Para comenzar, debe definir el alcance de su proyecto de migración de ECM en general. Lo ideal es que lo haga con un socio de confianza, como CrawfordTech. El objetivo es construir una base sólida. Para ello, debe hacerlo en tres etapas:
A) Evaluar: Observe todas las variables. Documente el entorno del usuario final. Identifique a las partes interesadas clave. Haga un inventario de todas las aplicaciones y flujos de trabajo actuales. Determine todos los sistemas y puntos de integración de aplicaciones comerciales, tanto los que están en uso como los que están disponibles pero no se utilizan.
B) Identificar: Concéntrese en las métricas clave. Busque debilidades u oportunidades de mejora. Proponga un cronograma y determine quiénes deben estar en el equipo del proyecto. Exprese el resultado deseado para saber exactamente hacia dónde se dirige.
C) Plan: Redacte su solución de diseño de alto nivel. Aquí es donde planificará su proyecto y articulará la declaración de trabajo. Estos planes sirven como piloto o prueba de concepto que lo llevará al paso 2.
Este paso tiene como objetivo garantizar que el plan funcione. Al igual que el paso uno, se divide en tres subsecciones.
A) Piloto: aquí terminamos el paso uno. Ahora debes probar tu prueba de concepto y validar tus suposiciones.
B) Analizar: Realice un seguimiento de todo mientras realiza las pruebas. Mida la precisión, la capacidad de auditoría y la producción de datos. Cuanta más información obtenga aquí, mejor podrá optimizar su plan.
C) Ajuste: aplique lo que aprendió en las pruebas para cumplir con los objetivos establecidos. Aquí es donde puede modificar su declaración de trabajo si es necesario. Esto incluye planes de proyecto, hitos, etc.
¡Ya has recorrido la mitad de la metodología! En este tercer paso comenzarás a avanzar hacia la transformación de tu archivo digital. Como habrás adivinado, lo dividiremos en tres tareas.
A) Extraer: Es necesario preparar la información. Esto significa extraer los metadatos de los archivos de origen y recuperar los archivos de documentos del sistema de origen.
B) Transformación: aquí es donde normalizamos sus datos y transformamos los tipos de archivos de documentos según sea necesario. Además, nos aseguramos de que sus metadatos estén en el formato correcto para su sistema de destino.
C) Auditoría: Manténgase organizado. Cree un registro de todos los documentos recuperados del sistema de origen y sus metadatos asociados. Esto luego se puede comparar y auditar con los datos cargados en el nuevo sistema.
En este último paso, reunirás todo lo necesario para completar la migración de la gestión de contenido. Y, para mantener la coherencia, lo harás en tres fases.
A) Índice: aplica los metadatos que has extraído de tu sistema de origen en tu sistema de destino.
B) Cargar: mover los documentos extraídos —y posiblemente transformados— del sistema de origen al sistema de destino.
C) Validar: Audite/compare sus estadísticas de carga con el registro de auditoría que creó en el paso tres.
¡Y eso es todo! Dicho esto, sabemos que todo esto suena un poco técnico. Afortunadamente, con el socio adecuado, es más fácil. Si desea ver esta metodología en acción, únase a nuestro próximo seminario web : “Supere los desafíos de migrar sistemas de contenido heredados que contienen petabytes de datos”.
Exploraremos los desafíos comunes que frenan los esfuerzos de consolidación de contenido corporativo. Además, repasaremos esta metodología y compartiremos algunos testimonios de casos prácticos de clientes. Deje de permitir que su sistema de contenido obsoleto lo frene.
Puede registrarse para nuestro seminario web que tendrá lugar el 1 de marzo de 2023 a la 1 p. m. (hora del Este de EE. UU.) aquí .
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
