¿Quiere procesar más correo en menos tiempo? Es posible que no tenga que invertir en equipos de inserción de correo más rápidos. Si el equipo existente funciona de manera satisfactoria, los gerentes de operaciones de documentos pueden aprovechar al máximo la productividad de la maquinaria existente concentrándose en un objetivo simple: mantener el equipo de inserción en funcionamiento con mayor frecuencia.
Las estrategias para aumentar la cantidad de minutos que un insertador procesa el correo pueden generar cambios en muchas áreas del flujo de trabajo, como la distribución de la planta de producción, el manejo de materiales, la eliminación de desechos y el diseño de documentos. Las mejores oportunidades para mejorar la productividad son diferentes en cada organización.
A continuación se presentan tres áreas que seguramente aumentarán la producción de correo en casi todas las operaciones de procesamiento de documentos.
Llene menos sobres con menos páginas
Siempre que una operación de correo puede insertar dos o más documentos que antes estaban destinados a sobres separados, se gana en eficiencia. Reducir la cantidad de páginas que se colocan en esos sobres también generará mayores cifras de rendimiento. Existen diversos métodos para lograr este resultado:
- Una estrategia de householding podría simplemente fusionar todas las páginas de varios trabajos y combinar las destinadas a la misma dirección. Los departamentos de Operaciones de Procesamiento de Documentos pueden realizar esta tarea con un software de reingeniería de documentos como Operations Express de Crawford Technologies. Este software coteja las páginas, las renumera y actualiza los códigos de barras de las máquinas de correo y los archivos de control, todo ello sin necesidad de recursos informáticos.Con el mismo software, las empresas pueden eliminar las páginas redundantes. Un menor número de páginas mejora la eficacia del encarte, ya que se alimentan, acumulan y pliegan menos páginas. La reducción del número de páginas aumenta la productividad en el paso de impresión y ahorra costes en papel, tinta y mantenimiento.
- Un uso más eficiente del espacio en blanco, márgenes más estrechos, impresión a doble cara y conversión de texto genérico en variables basadas en datos pueden reducir el número de páginas a procesar. Con menos páginas, algunas cuentas enviadas por correo como sobres planos de procesamiento lento o sobres de 6 x 9 pueden pasar a líneas de producción de ensobrado de cartas más rápidas. Los productores de documentos transaccionales utilizan Operations Express para reformatear documentos, obteniendo más datos en menos páginas.
- En los EE. UU., el Servicio Postal de los EE. UU. ha aumentado el límite de peso para las cartas de primera clase a 3,5 onzas. Esto significa que las operaciones de documentos pueden insertar documentos que antes se procesaban como trabajos independientes, como avisos de privacidad anuales, con trabajos habituales como facturas o estados de cuenta sin aumentar los costos de envío. La capacidad de inserción se recupera cuando se eliminan los trabajos independientes.
Hacer trabajos más grandes
Algunos de los mayores factores que afectan la productividad durante la etapa de inserción son los períodos entre trabajos llenos de tareas como descargar materiales, mover cajas, recuperar material del almacén, configurar las máquinas, equilibrarlas y registrarlas. Las máquinas suelen permanecer inactivas entre quince y treinta minutos, seis u ocho veces por turno. Los trabajos de mayor duración reducirán la cantidad de períodos de inactividad innecesarios por día.
- Elija un sobre de salida común para tantas aplicaciones como sea posible. Algunas tiendas utilizan sobres con doble ventana, otras conectan impresoras de inyección de tinta a sus equipos de inserción para rociar direcciones de remitente y logotipos variables. El software de reingeniería de documentos puede reposicionar o reformatear los bloques de direcciones para que se ajusten a las ubicaciones de las ventanas de los sobres estándar, lo que permite que Document Operations fusione trabajos pequeños en unidades de trabajo más eficientes.
- Reduzca los inventarios de insertos preimpresos agregando insertos basados en datos a las páginas de documentos transaccionales. Esta estrategia mejora el rendimiento al eliminar las paradas para cambiar el material en los alimentadores de insertos.
¡Automatizar!
Los carteros pueden pensar en la tecnología de la Fábrica de Documentos Automatizada (ADF) en términos de integridad de los envíos, que sin duda proporciona. Los sistemas ADF como PRO Production Manager de Crawford Technologies también contribuyen a la productividad. He aquí algunas formas:
- El balanceo automatizado elimina la conciliación manual al final de los trabajos, acortando los tiempos de inactividad entre trabajos.
- Las reimpresiones automáticas impulsadas por el sistema ADF pueden eliminar la tarea que consume mucho tiempo de examinar las páginas de los documentos y ensamblar manualmente las piezas de correo cuando se produce un atasco de papel. El sistema ADF registrará las piezas sin terminar y las programará para su reimpresión. Los operadores del equipo solo deben retirar el material dañado y continuar con el trabajo. Esta estrategia también elimina las violaciones involuntarias de la privacidad causadas por errores de desajuste manual.
- Los controles de integridad de las piezas de correo al final del insertador detienen la máquina si falta una pieza. El ADF permite a los operadores diagnosticar problemas, como la doble alimentación, en el momento en que se producen. Sin esta función, los operadores o el personal de control de calidad revisan las bandejas de correo manualmente después de terminar el trabajo, en busca del sobre que se llenó dos veces.
El software adecuado puede mejorar los flujos de trabajo ineficientes y generar las mismas ganancias de productividad que ofrecen los equipos de encarte nuevos y costosos. Las modificaciones de documentos, materiales o flujos de trabajo son formas sencillas de ser eficiente y producir más correo sin reducir las ganancias.
