Esta es la cuarta publicación de nuestra serie de blogs sobre el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, que entró en vigencia el 25 de mayo de 2018. La última vez, analizamos brevemente el nivel de detalle de la gestión de registros que se requiere para cumplir con regulaciones como el RGPD.
En esta ocasión, analizamos técnicas para lograr una gestión de registros de granularidad fina en las comunicaciones con los clientes. En particular, analizamos cómo lograr esto con sistemas de gestión de registros de granularidad gruesa y fina.
En la última publicación analizamos las técnicas que utilizan las organizaciones para almacenar las comunicaciones salientes con sus clientes. Los estados de cuenta, las cartas y los documentos de políticas suelen generarse mediante sistemas por lotes, ya sea en el mainframe, mediante aplicaciones empresariales o mediante las denominadas herramientas de composición de documentos. Lo que todos estos sistemas tienen en común es que consumen datos y dividen los documentos en partes aptas para su impresión en impresoras de alta gama. Las tiradas de impresión suelen incluir cientos de miles de documentos.
Una de las formas en que las empresas optimizan estos archivos de impresión es almacenar recursos como fuentes, imágenes y superposiciones solo una vez para todo el lote. Almacenar recursos para todos y cada uno de los documentos puede aumentar el tamaño del lote en un factor de 20, lo que ralentiza el procesamiento en flujo, en particular para las impresoras de producción de alta gama. Son estos mismos lotes de impresión los que se almacenan en archivos, con un índice que señala los límites entre los documentos dentro del archivo de impresión, que se guardan por separado en una base de datos. Por ejemplo, el estado de cuenta de un cliente A puede existir desde la página 10.546 hasta la página 10.560 en un archivo. El desafío es cómo eliminar un archivo de un lote, porque no solo es necesario eliminar el índice del registro, sino que también es necesario eliminar las páginas reales del documento.
La técnica inversa consiste en dividir los lotes en sus documentos individuales y almacenar estos documentos por separado en el archivo de comunicaciones del cliente, con el consiguiente aumento de la densidad de almacenamiento.
Las dos técnicas se conocen comúnmente como «sin ráfaga» para el almacenamiento por lotes y «ráfaga completa» para el almacenamiento de documentos individuales.
La pregunta obvia es, entonces, si un archivo sin ráfagas puede cumplir con la normativa. La respuesta depende de las herramientas que utilices. La mayoría de los archivos sin ráfagas no pueden eliminar documentos individuales y, por lo tanto, no cumplen con el RGPD. Los que sí lo hacen pueden eliminar tanto el contenido como los índices del archivo.
Los archivos de ráfaga completa siempre cumplen con el RGPD porque cualquier registro puede gestionarse y eliminarse (o, por el contrario, conservarse) en cualquier momento.
La mayoría de las organizaciones no saben que sus archivos de comunicaciones con los clientes no cumplen con las normas del RGPD. Los archivos con o sin ráfagas pueden cumplir con las normas, pero muchos no lo hacen debido a las tecnologías heredadas en las que se basan.
En nuestro próximo blog, analizaremos más a fondo por qué los formatos almacenados en archivos son importantes para el RGPD. Analizaremos cómo almacenar y gestionar formatos de impresión como AFP, Metacode y PDF en sistemas y archivos, y exploraremos técnicas para que funcionen de manera eficiente.
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Para obtener más información sobre la seguridad de los datos, puede acceder a la grabación de nuestro reciente seminario web.
Esta es parte de una serie de publicaciones de blog sobre el RGPD. ¡Léalas todas!
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