El proceso de configuración de nuevos flujos de trabajo en un entorno de impresión de producción puede ser una tarea ardua y que requiere mucho tiempo. Además de un especialista en aplicaciones y contenido que conozca la información y los formatos, necesitará personal técnico talentoso que pueda desarrollar de manera rápida y eficiente reglas comerciales complejas, seleccionar variables y abordar información de los archivos de impresión, establecer los elementos que se definirán cuando se detenga y se inicie un nuevo documento, y conectar los archivos de impresión con su equipo de correo automatizado. Sin embargo, con los avances en inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), las empresas ahora pueden aliviar los problemas de la incorporación laboral. En este artículo, exploraremos cómo las tecnologías de IA y ML pueden agilizar el proceso de incorporación, ahorrando a las organizaciones tiempo y recursos valiosos.
Desafíos en la incorporación al departamento de producción
Antes de profundizar en las nuevas soluciones automatizadas de impresión, aplicación de correo e incorporación de trabajos que ofrecen la IA y el ML, revisemos primero los desafíos comunes que enfrenta cada departamento de impresión y correo de gran producción durante el proceso de incorporación de aplicaciones:
- Comprensión de la aplicación. Procesar cartas sencillas con información personalizada es relativamente sencillo. Esto se considera procesamiento de datos variables (VDP). Sin embargo, cuando se trata de estados de cuenta variables complejos, facturas o materiales de marketing con múltiples elementos de datos, comprender el contenido e identificar puntos clave para reimpresiones, auditoría de datos e inserción se vuelve crucial. Muchas veces, las comunicaciones complejas requieren expertos en aplicaciones que estén familiarizados con el contenido.
- Integración con equipos de fabricación. En el panorama actual de la impresión y el correo digitales, los códigos de barras se han vuelto esenciales para el seguimiento, la verificación de datos y los procesos de auditoría. Garantizar la precisión de los códigos de barras 2D en documentos, facturas, cartas y estados de cuenta crea los archivos de control necesarios para los insertadores de correo y otros equipos de fabricación posteriores a la impresión, todos ellos vitales para que las operaciones se realicen sin problemas.
- Normalización de flujos de trabajo. Muchos departamentos de producción de impresión tienen como objetivo ejecutar tantas aplicaciones como sea posible a través de un único flujo de trabajo de producción. Sin embargo, la eficiencia se ve obstaculizada cuando cada aplicación requiere una gran personalización y capacitación, y los «flujos de trabajo normalizados» avanzados son esenciales para mejorar la productividad. Poder procesar cientos o miles de aplicaciones a través de unos pocos flujos de trabajo clave es la mejor manera de tener éxito, ya que es cada vez más difícil encontrar personal.
- Garantía de calidad y verificación. Este paso final implica horas de intervención humana y una revisión, verificación y control de calidad exhaustivos. Las configuraciones, la captura de información relevante, los códigos de barras, los límites del documento, la información del insertador y la compatibilidad con herramientas de reimpresión y archivo requieren una atención meticulosa a los detalles.
Presentamos SmartSetup: Solución de incorporación basada en IA
Con la llegada de la IA y el ML, ha llegado el futuro de la automatización de la impresión de producción y la simplificación de la incorporación. SmartSetup, que forma parte del paquete Enterprise Communications Processing (ECP) de Crawford Technologies, ofrece una innovadora herramienta automatizada para la incorporación de trabajos y solicitudes.
Cómo funciona SmartSetup
SmartSetup aprovecha las tecnologías de IA y ML para superar los retos de los procesos de incorporación tradicionales. Aquí tienes un desglose de cómo SmartSetup simplifica el proceso de incorporación:
- Generación automática de indexación y configuración. SmartSetup indexa mediante programación cada tipo de documento o carta, identificando información clave como bloques de direcciones, identificadores de cuentas, códigos de barras y límites de documentos. Al detectar de forma inteligente los cambios en la información, crea de forma autónoma los archivos de configuración necesarios para ejecutar las aplicaciones en producción.
- Integración perfecta con herramientas de producción. Al generar archivos de configuración para una fábrica de documentos automatizada (ADF) y proporcionar información sobre códigos de barras para las herramientas de flujo de trabajo, SmartSetup garantiza una conexión fluida entre la aplicación de incorporación y las herramientas de producción existentes en la organización.
- Proceso de incorporación rápida. Tradicionalmente, la incorporación de aplicaciones complejas podía llevar de 2 a 4 días. Sin embargo, con SmartSetup, el proceso de incorporación puede completarse en cuestión de minutos, sin necesidad de desarrolladores de aplicaciones ni especialistas en documentos. Esta importante reducción de tiempo y recursos permite a las organizaciones ahorrar miles de horas de trabajo y cientos de miles de dólares al año.
Beneficios de la integración de aplicaciones y trabajos de impresión con IA
Implantar herramientas inteligentes de incorporación al PCE, como SmartSetup, aporta varias ventajas a las organizaciones:
- Ahorro de tiempo y costes. Al automatizar el proceso de incorporación, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para la configuración de cada nueva aplicación de impresión. Esto se traduce en un importante ahorro de costes y aumenta enormemente la eficiencia operativa en todas las instalaciones.
- Mayor precisión y consistencia. Las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático garantizan la identificación precisa de información clave y aspectos relevantes de los datos, así como la aplicación uniforme de las configuraciones. Esto reduce los errores y mejora la calidad general de los flujos de trabajo de producción.
- Operaciones optimizadas. Con SmartSetup, los departamentos de impresión de producción pueden integrar sin problemas nuevas aplicaciones en sus flujos de trabajo normalizados, con códigos de barras, procesamiento postal, segmentación por división y mezcla, lo que permite operaciones más fluidas y eficientes.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están revolucionando la forma en que las organizaciones abordan la incorporación de trabajos en entornos de impresión de producción. SmartSetup, una solución de incorporación basada en IA, ofrece un enfoque automatizado y racionalizado para configurar las aplicaciones, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios. Al adoptar las herramientas inteligentes de ECP de Crawford Technologies, las organizaciones pueden simplificar el proceso de incorporación de trabajos, mejorar la productividad y optimizar sus flujos de trabajo de impresión de producción.
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