Los trabajos de impresión que se realizan una vez al año pueden ser un fastidio. Si trabajas en operaciones de documentos, no es raro que descubras (el día de producción) que algo cambió desde el año pasado y nadie te lo dijo. Es posible que descubras que la estructura de datos no es la esperada o que los documentos no están formateados correctamente para el equipo de acabado que actualizaste desde la última vez que ejecutaste los trabajos. Los trabajos de impresión anuales pueden ser un problema tanto para los centros de impresión internos como para los proveedores de servicios de impresión externos, y los problemas siempre parecen surgir en el peor momento posible.
La buena noticia es que puedes superar muchos de esos retos habituales de fin de año con un software como Operations Express de Crawford Technologies. Operations Express permite a los proveedores de servicios de impresión extraer datos de los archivos de impresión, reorganizar el diseño de los documentos o convertir códigos de barras sin acceder al código fuente original que creó los documentos. Los proveedores de servicios encuentran muchos usos para este software, pero puede que no lo necesiten todos los días. Hasta ahora, las empresas que necesitaban las capacidades de reingeniería de documentos de herramientas como Operations Express tenían que mantener una licencia de software local, aunque sólo lo necesitaran ocasionalmente.
Crawford Technologies ofrece ahora acceso al mismo gran software utilizado por los clientes de software in situ a las organizaciones que deseen acceder a soluciones basadas en la nube y de pago por uso. Las empresas pueden ahora obtener archivos de trabajos problemáticos corregidos y optimizados a través de los servicios en la nube de Crawford. Los proveedores de servicios de impresión o los centros de impresión internos pueden pagar sólo por el trabajo que necesitan hacer, no por un software con licencia que permanece inactivo la mayor parte del tiempo.
Los trabajos de impresión anuales causan estragos en el centro de documentación porque a menudo se olvidan. Cuando el cliente o los proveedores de servicios de impresión o correo cambian la forma en que ejecutan los trabajos, se concentran en implementar los cambios mediante el trabajo repetitivo que realizan todos los meses. Estos son los trabajos que utilizan para probar los efectos en los documentos cuando migran a nuevos sistemas de composición de documentos, responden a iniciativas de cambio de marca, reaccionan a cambios en las regulaciones o se encuentran con docenas de otras condiciones que pueden surgir a lo largo del año. Los trabajos anuales son los últimos en probarse y pueden omitirse por completo.
Otro factor que dificulta la realización de los trabajos de impresión anuales es la rotación de personal. Es posible que las personas con experiencia que se encargaron de los trabajos la última vez se hayan jubilado o hayan dejado la empresa. El nuevo equipo no sabe qué esperar, especialmente si la documentación no está completa y actualizada (algo que ocurre con frecuencia).
Los trabajos de impresión anuales que llegan al final del año calendario llegan en momentos especialmente ajetreados para los proveedores de servicios de impresión y correo. A fin de año, las personas trabajan más horas bajo presión para terminar los trabajos a tiempo. Es posible que se pasen por alto detalles y se cometan errores.
La fuente de problemas para los trabajos anuales puede estar en muchas áreas. A continuación se ofrecen algunos ejemplos:
Cambios en la estructura de los archivos de datos
La naturaleza dinámica de las empresas genera cambios en las estructuras de los archivos de datos. Los departamentos se reorganizan, fusionan, dividen o adoptan nuevos sistemas de información, lo que genera cambios matizados en las estructuras de los archivos. A veces, entidades externas como las agencias gubernamentales obligan a las empresas a cambiar los archivos de datos de un año a otro. Al final del año, es posible que los clientes no recuerden las modificaciones que realizaron hace meses y no avisen al centro de documentación con anticipación. Los archivos obsoletos pueden generar errores de procesamiento, documentos inexactos y comunicaciones fallidas.
Como procesador de impresión y correo, es posible que no descubra las alteraciones hasta que el trabajo anual no se ejecute o, peor aún, se ejecute, pero produzca resultados inexactos. Algunos elementos de datos alterados serán fáciles de descubrir. Otros no. Si la ubicación de la dirección postal es diferente a la esperada, el software de corrección de direcciones postales emitirá una serie de errores, destacando el problema y solicitando una acción correctiva. Por otro lado, es posible que la falta de una fecha o un número de cuenta no haga sonar las alarmas. A menos que se detecten mediante procesos de control de calidad automatizados o manuales, podría imprimir y enviar por correo grandes volúmenes de documentos que eventualmente deberán volver a ejecutarse en situaciones de emergencia.
Compatibilidad con nuevo software o equipo
A veces, las dificultades con los trabajos de impresión anuales son autoinfligidas. ¿Ha actualizado sus insertadores u otro equipo de acabado últimamente? ¿Ha cambiado las plataformas de impresión? ¿Ha añadido color? ¿Ha migrado a un nuevo sistema de control de producción? Las actualizaciones de hardware o software pueden haber alterado el diseño o la ubicación de las marcas de control de la máquina de correo que deben estar presentes en los documentos. Los formatos de archivo de control de insertador MRDF pueden haber cambiado desde el año pasado. Es posible que haya coloreado logotipos u otros elementos de las páginas que imprime.
Probablemente haya actualizado todos los trabajos repetitivos, pero no sería raro que se haya olvidado de cambiar las características de una tarea que se realiza una vez al año. Los nuevos equipos de acabado con capacidades mejoradas pueden generar problemas de compatibilidad con documentos preexistentes. Es posible que los documentos no se ejecuten tal como están en el nuevo equipo, lo que provoca tiempos de inactividad y demoras.
Elementos de página desalineados
Muchos proveedores de servicios de impresión aceptan páginas compuestas como entrada. Esto significa que el software de composición de documentos del cliente especificó la ubicación y el formato de los elementos de la página, como texto, cuadros o gráficos. Los problemas surgen cuando el cliente rediseña los documentos o migra a una nueva versión de su software de composición de documentos. Si un elemento, como la dirección postal, se mueve, es posible que ya no esté ubicado de acuerdo con las normas postales cuando se ve a través de la ventana de un sobre. Por el contrario, la privacidad puede verse comprometida cuando información confidencial, que antes estaba oculta a la vista, se coloca accidentalmente de manera que sea visible a través de la ventana.
En otros casos, una fuente modificada puede afectar la alineación con una superposición de formulario o provocar problemas de desbordamiento de páginas. Un cliente puede rediseñar un documento para verlo en formato PDF y no tener en cuenta el impacto en los documentos impresos. Cuando cambia el diseño del documento, las exigencias de generación y distribución de documentos urgentes pueden obligar al proveedor de servicios de impresión a realizar modificaciones de último momento. Estos cambios apresurados aumentan las posibilidades de error y ponen en riesgo los plazos de envío.
Aumento del número de páginas
Un número de páginas inesperadamente alto puede causar muchos problemas a los proveedores de servicios de impresión y correo. Aunque la carga de trabajo aumenta, el tiempo asignado para realizar el trabajo no necesariamente se expande, especialmente para trabajos anuales que se rigen por plazos regulatorios.
Si esperaba recibir 100.000 documentos de una página y descubrió que todos se habían expandido a dos páginas cada uno, el tiempo necesario para imprimir, doblar e insertar los documentos se habría duplicado. Es posible que deba invocar más controles de documentos para asegurarse de insertar los conjuntos de páginas en el sobre correcto y de manejar adecuadamente las páginas faltantes. Es posible que deba actualizar sus procedimientos de reimpresión.
Las páginas adicionales pueden obligarlo a pedir más papel, realizar turnos adicionales o dividir el trabajo entre varios dispositivos de impresión e inserción. Debe tener cuidado de asegurarse de que no se omitan ni dupliquen segmentos del trabajo.
El software basado en la nube de Crawford Technologies puede aliviar la presión de las tareas de impresión de fin de año. Cuando surge la necesidad y no tienes tiempo o recursos para afrontar tú mismo los retos de los trabajos de impresión anuales, el equipo de Crawford puede acudir al rescate. Este enfoque tiene varias ventajas.
Rentabilidad
Optar por un software basado en la nube permite a las empresas ahorrarse la costosa inversión inicial necesaria para las alternativas locales. Dado que las soluciones en la nube funcionan con un modelo de pago por uso, solo se paga por los servicios utilizados, lo que las hace ideales para trabajos de impresión ocasionales. Además, los gastos incurridos son operativos y no de capital, lo que proporciona cierto alivio financiero cuando se trata de restricciones presupuestarias.
Escalabilidad
El aumento repentino de la cantidad de páginas es uno de los principales desafíos que presentan los trabajos de impresión de fin de año. Afortunadamente, el software basado en la nube se adapta a sus necesidades. Ya sea que trabaje con docenas de páginas o miles, este software puede adaptarse rápidamente, lo que garantiza un procesamiento eficiente y sin inconvenientes de sus trabajos de impresión, independientemente de su tamaño.
Conversión indolora
Con las soluciones de Crawford basadas en la nube, ya no tienes que preocuparte de la compatibilidad con nuevos equipos o de cambiar las estructuras de datos. El software puede modificar los archivos de impresión para adaptarlos a los requisitos de tu flujo de trabajo y equipo. Sustituir los códigos de barras de los equipos de acabado es una tarea común de la que se ocupa fácilmente Operations Express.
Las tareas específicas, como los trabajos de impresión anuales, suelen requerir software especializado. Sin embargo, muchas empresas pueden optar por no mantener una licencia para el software local que se utiliza solo esporádicamente, y la ausencia de un software adecuado podría dificultar el procesamiento sin problemas de los trabajos de impresión anuales. ¿Su licencia de software está alineada con sus requisitos de trabajos de impresión de fin de año? ¿Le parece prohibitiva en términos de costos?
Los obstáculos habituales en la ejecución de los trabajos de impresión de fin de año son variados e impredecibles. ¿Cómo está preparada tu organización para hacer frente a estos retos? ¿No merece la pena considerar una solución que pueda sortear estos problemas sin esfuerzo? Las soluciones de software basadas en la nube de Crawford Technologies podrían ser la respuesta a esos sorprendentes problemas de producción de fin de año.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
