Prevención de desastres documentales

No hay nada que pueda hacer para evitar que un huracán o una inundación afecten su negocio. Eventos como estos requieren preparación para desastres, no prevención. Con un poco de aviso previo, puede tener tiempo para rodear su edificio con sacos de arena o tapiar las ventanas, pero no puede evitar que llegue la tormenta.

Sin embargo, los desastres relacionados con las operaciones documentales se pueden prevenir y, al igual que ocurre con algunas de esas catástrofes naturales, existen señales de advertencia. Los accidentes suelen preceder a los problemas de seguridad de los documentos y las violaciones de la privacidad que son los que más daño causan. Ignorar la importancia de estos pequeños errores prepara el terreno para problemas mayores que aparecen más adelante.

Los errores están esperando a ocurrir

Cualquier centro de documentación, ya sea un proveedor de servicios externo o una instalación interna, tiene el potencial de dañar sus relaciones con los clientes al cometer errores que revelen información privada de manera accidental. Esto puede suceder de varias maneras:

• Mezclar páginas de varios documentos de cuenta en un solo sobre.
• Problemas de atascos o desbordamiento de páginas que provocan que los datos de dos cuentas se impriman en la misma página.
• Dúplex que se desincroniza.
• Coincidencia que sale mal.
• Errores de plegado que provocan que datos como los números de seguridad social se vuelvan visibles a través de las ventanas del sobre.
• Errores de formato de impresión, que dan como resultado la impresión de campos de datos incorrectos en los documentos.
• Conversiones de software que introducen errores de manipulación de datos que afectan a los documentos.

Estas no son las únicas vulnerabilidades. Cada operación documental tiene un conjunto único de hardware, software, aplicaciones y procedimientos que presentan numerosas oportunidades para cometer errores.

Su reputación está en riesgo

Si su organización compromete inadvertidamente la privacidad de los destinatarios individuales, es probable que vuelva a realizar el trabajo de forma gratuita, envíe cartas de disculpa y pague por el control de crédito. Puede sufrir publicidad negativa en el mercado o cuando los periodistas de periódicos o televisión cubran la historia. Su empresa de servicios de impresión y correo puede perjudicar su capacidad de atraer nuevos clientes o retener a los actuales debido a estos errores de alto perfil. Los proveedores de servicios de impresión y correo que incurran en infracciones pueden incluso ser multados o demandados.

Cuando ocurren estos eventos, los gerentes de operaciones a menudo descubren que había señales de advertencia, pero no se les prestó atención. ¿Le suena familiar alguna de estas?

• A un operador de maquinaria veterano le parece que algo anda mal y detienen la operación para investigar y solucionar el problema. Afortunadamente, no estaba a cargo de la operación un novato. Nunca se habrían dado cuenta.
• Descubre que el personal de operaciones marca los pasos de control de calidad como completados, pero no siempre los lleva a cabo. Errores como rellenar dos veces los sobres pueden pasar desapercibidos.
• Por pura suerte, un operario de impresión detuvo un trabajo solo porque se quedó sin formularios preimpresos. El personal nunca se dio cuenta de que el encargado del almacén había sacado el material equivocado del almacén. Si el trabajo se hubiera realizado, dos clientes importantes se habrían enfurecido. Desenredar el lío habría sido una tarea costosa.

Cómo prevenir errores

Si ha observado situaciones de riesgo como estas en su gestión documental, es solo cuestión de tiempo antes de que se produzca un desastre. No puede detener el río que inunda el edificio durante una lluvia récord, pero puede evitar desastres de seguridad documental provocados por las máquinas y los seres humanos bajo su control.

• Instalar hardware y software de integridad de envíos postales. Esto incluye cámaras y bases de datos que rastrean los documentos a medida que avanzan en el flujo de trabajo de operaciones. Detienen la producción cuando faltan páginas o documentos o están fuera de orden.
• Agregue códigos de barras 2D para controlar el equipo de inserción de correo y permitir el escaneo de material a alta velocidad. El estado de cada documento en cada paso, ingresado por los códigos de barras, se registra en la base de datos de seguimiento de piezas.
• Automatice los procedimientos de balanceo al final del trabajo, alertando a los supervisores cuando se detectan errores.
• Haga coincidir los componentes de las piezas de correo con cámaras montadas en estaciones de inserción, reemplazando los controles aleatorios por una coincidencia positiva para cada pieza.
• Elimine errores y problemas de inventario con formularios preimpresos imprimiendo elementos de formulario en línea con datos variables (una fábrica de papel blanco).
• Utilice software de reingeniería de documentos para mover datos confidenciales lejos de lugares donde podrían ser visibles a través de las ventanas de los sobres.
• Automatiza las medidas de aseguramiento de la calidad de los documentos. La migración a nuevos productos de software, o incluso las actualizaciones de versión, pueden causar problemas de integridad de los documentos, como la mezcla de datos de varios clientes. Los errores en grandes trabajos de documentos transaccionales son difíciles de detectar con verificadores humanos.

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