¿Por qué subcontratar formatos de documentos alternativos?

La externalización de procesos empresariales ha estado en el punto de mira durante muchos años. Las empresas y organizaciones buscan externalizar para ahorrar costes, aumentar la competitividad, centrarse en sus competencias principales y asegurarse de proporcionar los mejores servicios para un área de negocio no esencial. Si hubiera un candidato para la externalización, los formatos alternativos de accesibilidad de documentos estarían entre las principales áreas a tener en cuenta. Con la promulgación de normativas y normas que exigen que se proporcione accesibilidad de documentos para reducir la discriminación, la necesidad de proporcionar estas soluciones es muy justificable. Sin embargo, el coste de mantener estos servicios puede ser elevado, especialmente si se compara con los volúmenes y la cantidad de solicitudes.

Repasemos las razones por las que tiene sentido subcontratar documentos accesibles:

• Solo un pequeño porcentaje de todos los documentos creados para imprimir se convierten en formatos alternativos: menos del 4 % generalmente se convierte a braille, letra grande y texto electrónico o audio en medios.
• Los recursos laborales dedicados que comprenden los estándares para transcribir, verificar la calidad y producir braille , letra grande, texto electrónico, audio u otros formatos resultan costosos.
• Los equipos altamente especializados para producir formatos alternativos son costosos.
• Existen estándares vigentes y cambiantes para formatos alternativos, tanto en estándares de formato como en pautas.
• La transcripción manual sin automatización es simplemente costosa.
• La subcontratación garantiza que el cumplimiento normativo se pueda alcanzar rápidamente.

No existe una solución única para automatizar, transcribir y producir formatos electrónicos o físicos.

Para quienes buscan externalizar sus documentos de transacciones de gran volumen, aquí hay algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta:

1. Busque un socio que tenga controles de seguridad y privacidad en forma de certificaciones.

• • Certificación SOC2 – SAS 70
  • Certificación PCI
  • Cumplimiento de HIPAA

2. Busque un socio que tenga una solución para hacer que el papel sea accesible o que tenga una solución para producir soluciones de transcripción automatizada de alta velocidad y gran volumen. Los resultados de la subcontratación de formatos alternativos:

• • Capacidad rápida para cumplir con el cumplimiento
  • Costos reducidos
  • Sin gastos adicionales de capital o mano de obra
  • Acceso inmediato a un equipo de profesionales de accesibilidad calificados y con experiencia.

3. Busque un socio que tenga herramientas de automatización para crear formatos alternativos tanto electrónicos como físicos.
4. Busque un socio involucrado en el desarrollo de formatos y estándares alternativos que le brinden el liderazgo intelectual y las soluciones que necesitará para garantizar la seguridad futura o mejorar continuamente las soluciones para impulsar el ahorro de costos.