Cuando se introdujo por primera vez el concepto de Fábrica Automatizada de Documentos (ADF), las empresas operaban en entornos de comunicación mucho más simples. La terminología no se utilizaba en ese momento, pero la mayoría de las organizaciones eran lo que hoy clasificaríamos como de “canal único”. En la década de 1990, las empresas imprimían y enviaban por correo casi todos sus documentos transaccionales, utilizando ADF para garantizar la precisión.
Cuando se introdujo por primera vez el concepto de Fábrica Automatizada de Documentos (ADF), las empresas operaban en entornos de comunicación mucho más simples. La terminología no se utilizaba en ese momento, pero la mayoría de las organizaciones eran lo que hoy clasificaríamos como de “canal único”. En la década de 1990, las empresas imprimían y enviaban por correo casi todos sus documentos transaccionales, utilizando ADF para garantizar la precisión.
La gestión de documentos impresos sigue siendo una parte importante de lo que gestiona la tecnología ADF. En la mayoría de las organizaciones, entre el 70 % y el 80 % de los clientes todavía reciben facturas, extractos y avisos en papel. Pero, como todos sabemos, el panorama de las comunicaciones con los clientes se ha transformado desde la época de la exclusividad del papel. Las organizaciones ahora distribuyen documentos transaccionales a través de varios canales y en varios formatos, por lo que los centros de documentos deben controlar todas estas variables multicanal.
En la época de los antiguos sistemas de “canal único”, los centros de documentación necesitaban soluciones ADF para garantizar la integridad, la precisión y la productividad. Veinte años después, las necesitan aún más. Implementar controles de integridad ADF es ahora una práctica recomendada que se aplica a casi cualquier operación con documentos.
Afortunadamente, la tecnología ADF ha evolucionado junto con la complejidad y los desafíos de las comunicaciones empresariales modernas. Las soluciones ADF contemporáneas rastrean documentos a través de múltiples canales de entrega y administran las preferencias de los clientes . Interactúan con mecanismos de rastreo tanto en el mundo digital como en el físico, y permiten a las organizaciones aprovechar programas de ahorro de costos como flujos de trabajo de registro de documentos, transpromoción y libros blancos. Las fábricas de documentos automatizadas hacen todo esto mientras continúan rastreando y registrando el estado de cada página física e imagen digital utilizada en la producción y distribución de comunicaciones con los clientes.
La mayoría de los expertos coinciden en que la integridad de los documentos y las capacidades de seguimiento se están convirtiendo en requisitos básicos para los proveedores de servicios. Las organizaciones que confían las comunicaciones con sus clientes a una entidad externa esperan que sus proveedores ofrezcan una integridad del 100 %. También desean visibilidad de las operaciones y recibir información sobre el estado de los documentos individuales en tiempo real cuando realizan consultas.
La integridad automatizada de las piezas de correo del ADF original para los centros de documentos: una gran mejora con respecto a los métodos manuales. Sin embargo, los errores comunes que el ADF detectaba o prevenía eran relativamente simples, como sobres con doble relleno, páginas faltantes y duplicados. Los desafíos actuales son más complejos.
Crawford Technologies ha publicado una serie de nuevos libros blancos sobre la aplicación de la funcionalidad de la Fábrica de Documentos Automatizada en los actuales entornos multicanal e integrados. Para leer más sobre el impacto de las ADF modernas, echa un vistazo a algunos libros blancos recientes.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
