Por qué la flexibilidad y la automatización impulsan los resultados finales de los documentos transaccionales

Por David Day

Ya sea que utilice el término Enterprise Output Management (EOM), entrega de documentos transaccionales de alto volumen, High Volume Transactional Output (HVTO), documentos transaccionales o simplemente se considere un proveedor de impresión y correo de comunicaciones críticas de clientes, como facturas, estados de cuenta y similares, no hay duda de que todos buscamos eficiencias operativas y, en última instancia, la forma de impulsar un resultado final más sólido. La mayoría de estas conversaciones se centran en analizar el entorno actual de las operaciones de impresión y cómo la gestión del flujo de trabajo diario facilita los procesos más rápidos y eficaces para completar la composición, impresión, envío y seguimiento de los documentos transaccionales.

En este punto es donde suele entrar en juego una fábrica de documentos automatizada (ADF, por sus siglas en inglés), como se la conoce comúnmente. Un sistema ADF exitoso ofrece flexibilidad y automatización de procesos que, a su vez, reduce el tiempo necesario para completar todo el proceso de comunicación con el cliente y mejora las capacidades del flujo de trabajo, tanto desde la perspectiva de la gestión de tareas como de la gestión de la información.

Para obtener resultados finales, es necesario poder mover un gran volumen de documentos transaccionales a través de las operaciones de impresión y correo más rápido, con una menor incidencia de piezas dañadas y la capacidad de realizar un seguimiento a nivel de pieza durante toda la operación, incluida la confirmación de entrega.

El obstáculo para todo esto pueden ser las opciones disponibles para el productor de estos importantes documentos; muchas veces los proveedores de tecnología y software imponen el reemplazo completo de las soluciones existentes debido a la falta de compatibilidad con ciertas partes importantes del flujo de trabajo de las operaciones de impresión. Los costos entonces vienen con un gran «impacto» y pueden alcanzar las seis o siete cifras, junto con la necesidad de adquirir nuevos equipos.

De repente, la perspectiva de reducir procesos manuales como la reimpresión de estados de cuenta dañados no parece tener el mismo poder para impulsar los resultados finales. Y seamos realistas: necesitamos hacer las cosas más rápido, con mayor calidad y a un menor costo en cada departamento y en cada actividad, pero si los ahorros no compensan la inversión, ¿qué sentido tiene?

Entonces, ¿cuáles son las opciones? Desde nuestro punto de vista, y admitimos que somos parciales, la respuesta es un enfoque modular centrado en la compatibilidad con el equipo y el software actuales. En Crawford Technologies utilizamos nuestra experiencia en reingeniería de documentos, automatización del flujo de trabajo y seguimiento completo de principio a fin para aportar mejoras a tus operaciones de impresión allí donde son más valoradas y más necesarias.

Además, nuestra filosofía es que usted sólo necesita las piezas que impulsarán la mejora en su negocio, en lugar de reemplazar todo el proceso porque no existe la flexibilidad para interactuar e integrarse con su equipo actual.

¿Cómo lo hacemos? Empezamos con expertos en el campo de la impresión y el correo que han desarrollado software y procesos que llenarán los vacíos en sus entornos de flujo de trabajo. Luego, lo combinamos con un equipo de recursos de servicios profesionales que no solo implementarán su solución, sino que trabajarán para optimizarla para obtener los mejores resultados posibles para su organización: mejoras en las que quizás ni siquiera haya pensado. Por último, le ofrecemos asistencia disponible las 24 horas, los 7 días de la semana y con un historial comprobado de tiempos de respuesta y resolución rápidos.

El resultado es una mejora en sus resultados y la capacidad de utilizar sus recursos más valiosos, su gente, para tareas más importantes dentro de sus operaciones de impresión. Si usted es un «gerente de operaciones», puede ser el líder innovador que impulsa los mejores procesos para su departamento y si forma parte de la gestión de procesos empresariales o de la alta dirección, puede ser el visionario que encontró una solución para hacer que su organización sea más eficiente y rentable.

¿Por qué la flexibilidad y la automatización son la clave para obtener resultados netos en la impresión y entrega de documentos transaccionales? Sin ellas, se utilizan más recursos, se dedica más tiempo y se es menos rentable. Esto le da a la competencia una clara ventaja. Obtenga más información sobre cómo la solución Automated Document Factory (ADF) de CrawfordTech puede cambiar sus operaciones de impresión y correo y abrir nuevas puertas para los negocios y el éxito. Para obtener más información, visite nuestra página de soluciones ADF.