Uno de los mayores dolores de cabeza que experimentan los impresores hoy en día es la gestión del creciente número de trabajos pequeños. Las empresas que invirtieron en equipos y software optimizados para la producción de gran volumen están viendo cómo sus operaciones se vuelven menos eficientes a medida que intentan hacer malabarismos con las características de procesamiento de múltiples trabajos cuyo volumen se ha reducido.
Los cambios de trabajo siempre han sido un factor que ha acabado con la productividad en las operaciones documentales. Según la variedad de aplicaciones y los procesos que utilizan las organizaciones para controlar, rastrear y organizar su trabajo, los intervalos entre trabajos pueden extenderse fácilmente hasta los 30 minutos. Eso no es tan malo si solo ocurre una o dos veces por turno, pero ¿qué deben hacer los gerentes de producción cuando tienen ocho o diez cambios por día? ¿Cómo lidiarán con la caída de la productividad? ¿Cómo justificarán las inversiones en nuevo hardware, software o capacitación cuando la producción diaria promedio de este año es menor que la del año anterior?
No hay una respuesta sencilla. Cada taller tiene un equipo diferente, una combinación única de trabajos, desafíos de programación, picos y valles de volumen y docenas de otras variables. Una solución que funciona para una organización puede no ser adecuada para otra.
Sin embargo, podemos sugerir una estrategia que aliviará el dolor de procesar todos esos pequeños trabajos que toman casi tanto tiempo para configurarse como para ejecutarse.
La solución lógica al problema parece ser la conversión de muchos trabajos pequeños en un número menor de trabajos grandes. Lamentablemente, no es una tarea fácil. Las máquinas de inserción de correo solo admiten un sobre de salida a la vez. La fusión de documentos de diferentes trabajos implica que las operaciones deben enviar todos los documentos utilizando el mismo sobre exterior.
En el caso de las tiendas que utilizan una amplia variedad de aplicaciones, algo habitual en el caso de los proveedores de servicios de impresión y correo, es muy probable que los documentos que desean combinar se hayan diseñado originalmente para sobres únicos. Los bloques de direcciones se colocaron de manera que se alinearan con las ubicaciones específicas de las ventanas de los sobres. Incluso las especificaciones de plegado pueden variar de un trabajo a otro.
Muchos documentos fueron diseñados para sobres con una sola ventana que incluyen logotipos de empresas y direcciones de remitente preimpresos. Mezclar documentos en un solo trabajo requiere modificaciones para tener en cuenta las variaciones en la información del remitente. Garantizar que las direcciones de los destinatarios aparezcan en la ventana de acuerdo con las normas postales también es un desafío cuando los documentos fueron diseñados originalmente para ubicaciones de ventana personalizadas.
Los problemas son obvios. La simple impresión de grandes lotes de documentos diferentes, incluso en un entorno de impresión en papel blanco con inyección de tinta a todo color, no funcionará sin cambiar los documentos, los sobres o ambos.
Los proveedores de servicios de impresión y correo, así como los servicios compartidos internos, rara vez tienen acceso a los programas fuente utilizados para redactar los documentos y no pueden cambiar el formato de los documentos que reciben de sus clientes.
El software de reingeniería de documentos suele ser la mejor, y a menudo la única, forma en que los gestores pueden combinar con éxito pequeños trabajos y restaurar sus operaciones a los niveles de productividad anteriores. Las soluciones como Operations Express de Crawford Technologies trabajan con los archivos de imagen de impresión, permitiendo al personal autorizado cambiar los documentos a un diseño y una especificación de plegado comunes. Sólo entonces las operaciones pueden combinar documentos de varios trabajos e insertarlos en un único diseño de sobre de salida, reduciendo los cambios de trabajo y aumentando la eficacia.
Los analistas del sector señalan que la gestión de grandes volúmenes de trabajos pequeños es el principal desafío para las operaciones documentales. Si no se utilizan herramientas para modificar los documentos para un procesamiento más eficiente, este problema solo empeorará. Las empresas que antes utilizaban software de reingeniería de documentos para tareas sencillas, como añadir códigos de barras, están empezando a utilizar sus sistemas para rediseñar documentos de forma más exhaustiva. Estas modificaciones les permiten seguir prestando servicios a sus clientes y producir comunicaciones por correo a precios razonables ante la reducción de los volúmenes de impresión y correo.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
