A medida que la pandemia alteró nuestra vida cotidiana, las organizaciones se apresuraron a implementar iniciativas de transformación digital para facilitar las políticas y procedimientos de trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés) con el fin de minimizar las interrupciones comerciales y garantizar la seguridad de sus empleados. Pero en la prisa por implementar iniciativas digitales, ¿se pasaron por alto procesos críticos basados en papel? ¿Cómo se manejó el volumen de correspondencia ad hoc o en lotes pequeños que aún necesitaba enviarse físicamente?
En la mayoría de los casos, los empleadores proporcionaron a sus empleados que trabajaban desde casa la tecnología y los materiales necesarios para generar, imprimir y enviar la correspondencia. Si bien esto resolvió la necesidad inmediata, reveló una serie de problemas relacionados con la correspondencia ad hoc o en lotes pequeños. Los empleados tuvieron problemas con las molestias y la pérdida de productividad que implica procesar esta correspondencia, los empleadores vieron costos adicionales para proporcionar y reembolsar a sus empleados remotos y, posiblemente, el problema más preocupante: un mayor riesgo de violación de la seguridad y el cumplimiento. Esto es más evidente según un estudio reciente:
Cada vez más empresas retrasan las fechas de regreso a la oficina o planean trasladar a su fuerza laboral a puestos remotos de forma permanente. El teletrabajo no solo ha llegado para quedarse, sino también la impresión. Según ese mismo estudio, el 73 % de los responsables de la toma de decisiones de TI esperan que la impresión en casa aumente. Así como fue fundamental implementar iniciativas digitales, ahora es el momento de buscar una solución de correo híbrido que elimine las molestias, reduzca los costos y garantice el cumplimiento de la normativa para su correspondencia en papel.
Una solución de correo híbrida permite generar correspondencia ad hoc o en lotes pequeños desde computadoras de escritorio remotas e “imprimirla” digitalmente en una “impresora” virtual que luego aprovecha las instalaciones y los procesos de impresión de producción centralizados para automatizar la impresión y el cumplimiento mediante correo físico o entrega electrónica. Permite que los empleados remotos o que trabajan desde casa simplemente generen la correspondencia mientras una operación de impresión y correo de producción hace el trabajo pesado para imprimirla, insertarla y entregarla.
Sus empleados verán los beneficios de inmediato sin la molestia de tener que generar y entregar correspondencia a la oficina de correos. ¡Simplemente envían los documentos necesarios desde cualquier lugar a la «impresora virtual» y listo! Se acabaron las impresiones, la inserción manual y la pérdida de productividad al conducir ida y vuelta a la oficina de correos. Realmente es el «botón fácil» para sus empleados.
No solo se puede configurar la solución adecuada para garantizar que la correspondencia cumpla con las especificaciones de la marca, sino que también se pueden establecer reglas para garantizar que se agreguen los anexos o insertos necesarios, se especifiquen las fechas de publicación, se archiven los documentos y se obtengan las autorizaciones necesarias antes de enviarlos a producción. El estado de todos y cada uno de los documentos se rastrea de forma segura durante todo el proceso de producción, lo que proporciona una prueba de envío para fines de auditoría.
Una solución de correo híbrida eliminará los costos ocultos que suelen asociarse con la impresión y el envío individual de correspondencia ad hoc (impresoras de escritorio o multifunción, consumibles, formularios, franqueo y tiempo). El aprovechamiento de una instalación de producción centralizada garantizará una mayor eficiencia de procesamiento, maximizará los descuentos postales y minimizará los costos de auditoría de cumplimiento.
Si estás listo para probar el «Botón Fácil» para la correspondencia ad hoc/en pequeños lotes, Crawford Technologies ha introducido recientemente nuestra propia solución de correo híbrido, Smart MailHub. Smart MailHub permite a los empleados remotos y al personal de WFH enviar documentos de forma segura para su impresión y envío en la imprenta de producción. Es la solución ideal para ayudar a las organizaciones a ganar visibilidad y control sobre su correspondencia empresarial ad hoc de lotes pequeños. Echa un vistazo a Smart MailHub hoy mismo y llámanos para una demostración.
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