Los desafíos diarios de los archivos de impresión para un gerente de impresión de producción

Por David Day

Todos los días, decenas de miles de documentos importantes de clientes pasan por mi imprenta y, como gerente de impresión de producción, necesito saber qué se imprime en cada archivo. Y lo que es más importante, necesito poder asegurarme de que lo que se imprime refleje el aspecto que nuestra empresa y el usuario final esperan que tenga. Con tantos archivos y formatos de impresión diferentes que pasan por nuestro entorno de producción, puede resultar complicado garantizar que lo que se envía a la impresora coincida con el aspecto que tiene en el papel.

Aún más frustrante es cuando tienes un archivo que no puedes ver porque no hay forma de verlo antes de enviarlo a la impresora. Es peor cuando necesitas verificar la calidad del archivo en esas ocasiones en las que algo sale mal durante el proceso de impresión.

No poder ver el archivo de impresión puede parecer un problema menor. La mayoría de las personas me preguntan: «¿No hay un producto de software que pueda usar para verlo?» El problema no es si existe un producto de software; la pregunta es si los productos que tengo verán ese tipo de archivo en particular y si lo verán exactamente como se imprimirá en nuestras impresoras. Si no tengo el software correcto a mano, entonces tengo que averiguar si tenemos una licencia para el producto correcto en la planta de producción. Todo esto equivale a tiempo adicional y una reducción en mi capacidad para ejecutar los volúmenes de impresión en la cola para el día.

Esta situación es especialmente cierta cuando recibo llamadas de mi gerente de operaciones. Generalmente, nuestro gerente de operaciones busca un archivo de impresión específico para volver a imprimir porque recibió una llamada del servicio de atención al cliente. Siempre que un representante de servicio al cliente (CSR) recibe una llamada de un cliente que dice que no recibió su estado de cuenta, finalmente regresa a la planta de producción donde tenemos que buscar el lote de impresión e iniciar una reimpresión. Si todo fuera tan simple como los archivos PDF, podría abrirlos fácilmente, seleccionar las páginas que desea e imprimirlas, lo que no sucede con AFP, Xerox Metacode y otros tipos de archivos de impresión de salida transaccional de alto volumen.

Otra situación que se da una y otra vez es la necesidad de probar un trabajo nuevo o modificado. Para ello, hoy en día tenemos que programar la ejecución de pruebas en torno a los trabajos de producción, cargar la impresora con el papel correcto, imprimir el trabajo y luego enviarlo de vuelta a la persona que lo gestiona. Esta persona revisa el resultado impreso, realiza más cambios y luego comenzamos todo el proceso de nuevo. Este ciclo de cambio/revisión, que añade períodos significativos de tiempo transcurrido debido a la necesidad de enviar el resultado impreso de ida y vuelta, es ineficiente. Gran parte del tiempo que se pierde durante las fases de desarrollo y prueba de una aplicación de impresión transaccional se debe a que no se puede ver una representación precisa de cómo se verá un archivo de impresión cuando se envíe a la impresora.

Esta situación puede resultar complicada para los operadores de impresoras y para mí, como gerente. En algunos casos, hay procesos involucrados en la creación del documento que el sistema de composición original no puede compensar, lo que puede producir resultados inesperados en la salida impresa. El resultado final es un equipo de usuarios internos descontentos o un ciclo extendido de salida impresa físicamente que el equipo revisa antes de que el trabajo de impresión nuevo o modificado entre en producción. ¡Son cosas como esta las que me impedían alcanzar mis objetivos de productividad!

Los desafíos diarios que implicaba lidiar con archivos de impresión de transacciones y los métodos que mi equipo desarrolló para responder a ellos no eran ideales, pero funcionaban. Luego, implementamos un nuevo software que cambió nuestros procesos y nos permitió reducir la necesidad de imprimir estos archivos para poder revisarlos.

PRO Viewer de Crawford Technologies nos permitió ver todos nuestros archivos de impresión en el formato de archivo de impresión nativo, directamente en la planta de producción de impresión. De hecho, incluso adquirimos PRO Viewer para que nuestro equipo de desarrollo agilizara su trabajo.

La ventaja ha sido la posibilidad de comprobar si hay problemas con los archivos de impresión antes de ejecutar el trabajo, sabiendo que el Visor PRO produce una fidelidad excelente. Además de poder ver los archivos de impresión antes de iniciar un trabajo, ahora es posible volver a un trabajo ejecutado anteriormente y buscar un registro concreto, para imprimirlo sobre la marcha en una máquina de reimpresión independiente para dar soporte a los CSR.

También se ha agilizado el proceso de configuración y control de calidad de los trabajos nuevos y modificados de los clientes. Ahora, en lugar de ejecutar el archivo tal y como llega al entorno de producción, podemos ver primero el archivo y marcar con una bandera roja las áreas problemáticas. Los problemas y el archivo pueden volver al equipo de diseño y composición para corregirlos y ser enviados de nuevo a nuestro departamento para otra revisión. Incluso hemos instalado PRO Viewer con los diseñadores y especialistas en composición para que puedan revisar los archivos antes de enviarlos a imprimir.

Ahora podemos poner en producción nuevas aplicaciones y realizar cambios en las aplicaciones existentes con mayor rapidez, lo que también se traduce en una reducción significativa de los suministros y el desperdicio de papel, al tiempo que podemos cumplir o superar las expectativas de nuestros clientes. Cuando se puede ver lo que se está imprimiendo antes de enviarlo al motor de impresión de producción, todo el proceso de gestión del flujo de trabajo se vuelve más sencillo y eficiente.

¿Te suena esta historia? PRO Viewer fue desarrollado por CrawfordTech en respuesta a comentarios de clientes como éste. El resultado es un nuevo producto que se ha añadido a nuestras soluciones líderes del sector para la Gestión de la Producción Empresarial.

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