El procesamiento en la nube para la gestión de documentos se presenta en dos formas: las organizaciones más pequeñas generalmente están interesadas en un modelo de software como servicio (SaaS), donde todo el procesamiento y almacenamiento de archivos se realiza en un entorno en línea seguro controlado por un proveedor de software. Las empresas más grandes prefieren la comodidad y flexibilidad de la computación en la nube, pero prefieren implementar aplicaciones en su nube interna en línea. Hoy, examinaremos las diferencias entre los dos enfoques y destacaremos las fortalezas y limitaciones de cada método, para ayudarlo a determinar el mejor enfoque para su organización.
En nuestras soluciones de gestión documental SaaS, Crawford Technologies aloja la aplicación y la pone a disposición de los usuarios desde un sitio web o portal. Los usuarios acceden al software a través de un navegador web o API. Todo el procesamiento y almacenamiento de datos se produce en los servidores de Crawford. Mantenemos el software, las versiones y las actualizaciones para corregir los errores o mejorar las funciones. Las características clave del enfoque SaaS incluyen:
Accesibilidad: los usuarios pueden acceder al software desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que hace que el trabajo y la colaboración remotos sean convenientes.
Escalabilidad: las soluciones de procesamiento de documentos SaaS ofrecen recursos escalables, lo que permite a las organizaciones ajustar su uso en función de la demanda. La escalabilidad es esencial para el procesamiento y la gestión de documentos cuando la actividad competitiva del mercado o un cambio en la normativa gubernamental justifican un cambio inmediato en el contenido, la estrategia, el procesamiento y la impresión de los documentos.
Reducción de los gastos generales de TI: Como Crawford Technologies gestiona la infraestructura y el mantenimiento, las organizaciones pueden ahorrar en costes de hardware, software, personal y mantenimiento.
El software como servicio puede no ser la mejor opción en todas las situaciones. A continuación, se indican algunos aspectos del SaaS que se deben tener en cuenta:
Dependencia: Las organizaciones dependen de la infraestructura externa y de la disponibilidad de los servicios. Eso no es necesariamente un gran riesgo. En Crawford Technologies incorporamos redundancias y salvaguardas que minimizan el tiempo de inactividad o las interrupciones del servicio. Un servicio fiable y continuo de Crawford no debería preocupar a las organizaciones que producen documentos con una fecha de entrega obligatoria impuesta por el gobierno o la industria.
Limitaciones para la personalización del usuario : para brindar facilidad de uso, las aplicaciones en la nube SaaS pueden ofrecer un nivel de personalización diferente al de las soluciones locales, lo que limita la flexibilidad para necesidades comerciales específicas.
Preocupación por la seguridad de los datos: Aunque las preocupaciones sobre la seguridad de los datos se han mitigado en gran medida, el almacenamiento de datos en servidores externos puede ser un problema para algunas organizaciones, especialmente en el caso de datos sensibles o regulados. Sin embargo, organizaciones como Crawford Technologies aplican sólidas medidas de seguridad. Al imprimir información financiera o extractos de asistencia sanitaria, por ejemplo, donde los datos de los clientes requieren seguridad y privacidad absolutas, los clientes pueden estar seguros de que tomamos todas las precauciones para proteger los datos de nuestros clientes.
Las empresas más grandes utilizan la computación en la nube interna de Crawford para implementar aplicaciones en su infraestructura de nube interna, que es administrada y mantenida por el equipo de TI residente. Por lo general, este enfoque implica recursos de nube privada o un modelo de nube híbrida que combina servicios de nube pública y privada.
Las ventajas del modelo de computación en la nube interna incluyen:
Control: Las organizaciones tienen control total sobre su entorno de nube, lo que permite la personalización y configuraciones personalizadas para satisfacer requisitos específicos para el procesamiento de documentos.
Seguridad: las nubes internas pueden ofrecer medidas de seguridad mejoradas, ya que los datos permanecen dentro de la infraestructura de la organización, lo que reduce potencialmente el riesgo de violaciones de datos. En lugar de un proveedor de nube externo, se implementan los protocolos de seguridad de la organización anfitriona.
Cumplimiento: Las nubes internas brindan mayor control sobre los requisitos de cumplimiento, un factor crucial para industrias con estándares regulatorios estrictos.
Los sistemas de gestión documental internos basados en la nube pueden ser complejos. Algunos posibles aspectos negativos del modelo de computación en la nube interna son:
Costos de infraestructura: construir y mantener una infraestructura de nube interna puede ser costoso y requerir una importante inversión inicial en hardware, software y personal calificado.
Complejidad: Gestionar una infraestructura de nube interna requiere experiencia en tecnologías de nube, redes y seguridad, lo que puede representar desafíos para algunas organizaciones.
Restricciones de escalabilidad: escalar los recursos de la nube interna puede no ser tan sencillo como con los proveedores de nube pública, lo que puede generar limitaciones durante períodos de alta demanda.
El SaaS ofrece comodidad, escalabilidad y una reducción de los costes de TI, pero a cambio limita la personalización. Por otro lado, la computación en la nube interna proporciona un mayor control, seguridad y cumplimiento normativo, pero requiere una inversión sustancial y competencia para gestionarla de forma eficaz. Las organizaciones deben tener en cuenta estos factores al elegir los enfoques en función de sus requisitos, presupuesto y tolerancia al riesgo. Seleccionar un proveedor como Crawford que analice en profundidad la infraestructura, la estrategia documental y la estructura de gestión de una organización es esencial a la hora de elegir una estrategia de computación en la nube para la gestión documental. Muchas organizaciones adoptan un enfoque híbrido, utilizando una combinación de soluciones internas y SaaS para procesar su trabajo.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones de informática en la nube, que proporciona a las organizaciones soluciones de gestión de documentos basadas en la nube adaptables, escalables y seguras. Aprovecha el poder de la computación en nube para una gestión y procesamiento flexibles de los documentos, integración con sistemas heredados y comunicaciones con los clientes más rápidas de comercializar.
Nuestros productos basados en la nube y en la nube híbrida incluyen:
Además, todos los productos principales de Crawford están mejorados con componentes en la nube como cSimpl y PRO DocNow.
Las soluciones de Cloud Computing de Crawford Technologies proporcionan a las organizaciones la capacidad de actualizar, reformatear y entregar rápidamente documentos de misión crítica, al tiempo que reducen los costes y aumentan la eficacia. Diseñamos nuestras soluciones para que se ajusten a las necesidades actuales de cada organización, con la vista puesta en el crecimiento futuro. Nuestro experimentado equipo proporciona análisis, implementación, mantenimiento y asistencia de primera clase para garantizar el éxito de cada cliente.
Crawford Technologies es un galardonado proveedor mundial de soluciones y servicios de software que ayudan a las empresas a optimizar y mejorar la entrega, el almacenamiento y la presentación seguros y accesibles de sus comunicaciones con los clientes.
